Servicii Indicom

Răspunsul eficient la nevoile companiei dumneavoastră cu serviciile noastre de outsourcing personalizate.

Ca urmare a experienței acumulate în cei 25 de ani de colaborare cu companii naționale și internaționale din cele mai diverse sectoare de piață, Indicom a dezvoltat o gamă largă de servicii, menite să ofere un răspuns concret atât la nevoile companiilor mari, cât și la cerințele întreprinderilor mici și mijlocii.

Plecând de la acordarea unei atenții aprofundate companiilor noastre cliente, am proiectat soluții care pot fi integrate și personalizate, oferind astfel un răspuns eficient la solicitările companiilor de externalizare și digitalizare a proceselor, întotdeauna în conformitate cu reglementările în vigoare.

Pe lângă numeroasele soluții de Business Process Outsourcing și Information Management, sunt disponibile și servicii de consultanță.

SOLUȚII DE DIGITALIZARE

Dematerializarea documentelor

Ca parte a transformării digitale a companiei, serviciul îmbunătățește gestionarea documentelor și optimizează procesele de afaceri prin dematerializarea documentelor pe hârtie și digitalizarea documentelor electronice, care vor fi apoi disponibile într-o singură arhivă digitală.

Procesul constă în transformarea documentelor pe hârtie – după ce au fost pregătite și supuse unui proces de scanare pentru a produce imaginile corespunzătoare și indexarea ulterioară – în fișiere PDF partajate, care pot fi consultate pe o platformă de documente. Resursele noastre verifică și, dacă este necesar, standardizează și indexează documentele deja în format electronic.

Astfel, va fi posibilă căutarea fiecărui document digitalizat prin utilizarea unor chei de căutare (metadate) sau chiar prin căutări de conținut, permițând astfel vizualizarea documentelor arhivate și schimbul de informații mai rapid și mai funcțional, eliminând complet riscul deteriorării sau pierderii documentelor. În cele din urmă, după ce procesul de digitalizare a documentelor a fost finalizat, acestea pot fi stocate digital conform reglementărilor, cu posibila distrugere a documentelor pe suport de hârtie.

Un proces de gestionare a documentelor care depășește astfel gestionarea documentelor pe hârtie și ineficiența acesteia, datorită unui sistem eficient și avansat în care imaginile documentelor pot fi căutate, consultate, descărcate, partajate și stocate rapid și în siguranță.

FACTURAREA ELECTRONICĂ

Serviciul de facturare electronică pentru întreprinderi și administrații publice vă permite să trimiteți și să primiți facturi și notificări electronice în format XML de pe portal, care poate fi integrat cu sistemul dumneavoastră de gestionare a afacerii.

În calitate de intermediar autorizat să transmită date către Sistemul de Interschimb, Indicom oferă o soluție eficientă, capabilă să optimizeze întregul proces de facturare electronică între persoanele fizice și către AP, fiabilă și personalizabilă în funcție de nevoile clientului.

Soluția permite conversia automată a fișierelor în format XML, semnătura digitală a clientului sau, dacă este cazul, semnătura Indicom (care emite în numele acestuia) și arhivarea facturilor electronice. În cele din urmă, facturile și notificările aferente pot fi consultate cu ușurință în cadrul unui portal specific și pot fi importate în ERP pentru contabilitate.

O ofertă de gestionare eficientă a facturilor electronice, aleasă deja de mulți dintre clienții noștri.

FACTURAREA ELECTRONICĂ INTERNAȚIONALĂ

IDC – Indicom Document Care a început de câteva luni un demers de internaționalizare a activităților sale, începând cu serviciile de facturare electronică internațională.

Activitatea de facturare electronică obligatorie va începe la 1 ianuarie 2024 în România. Treptat, toate celelalte țări vor urma exemplul până în 2028, când facturarea electronică va deveni obligatorie pentru toate cele 27 de state membre ale UE.

În Italia, Indicom gestionează facturarea electronică pentru peste 6.000 de clienți și intermediază aproximativ 20 de milioane de facturi, pe care le trimite, le primește, le publică și le stochează în format digital.

Scopul este de a pune la dispoziția noilor clienți din străinătate experiența și competențele acumulate în cei aproape 10 ani de facturare electronică în țara noastră, unde procesul a început în 2014, odată cu obligativitatea către AP.

COMANDĂ ELECTRONICĂ NSO

Serviciul NSO al Indicom permite AP din cadrul Serviciului Național de Sănătate și furnizorilor lor de bunuri și servicii să transmită sau să primească comenzi electronice în format UBL XML, prin intermediul Nodului de trimitere a comenzilor (NSO).

Indicom oferă un serviciu complet de gestionare a comenzilor electronice, în conformitate cu Ordinul ministerial din 7 decembrie 2018.

Prin intermediul portalului NSO pus la dispoziția clientului, este posibilă gestionarea comenzilor electronice și în format PDF, monitorizarea stării fișierelor și a notificărilor aferente și, în final, descărcarea sau imprimarea comenzilor.

În plus, fără costuri suplimentare, serviciul NSO include și stocare digitală conformă cu reglementările în vigoare a comenzilor și răspunsurilor electronice tranzitate de către Nodul de trimitere a comenzilor.

STOCAREA DIGITALĂ

Prin serviciul externalizat de stocare digitală, clientul garantează deplina valabilitate juridică a documentelor sale informatice în timp, păstrând cerințele de autenticitate a originalului și de integritate a conținutului conferit în timpul formării acestora. Astfel, documentele digitale vor avea aceleași efecte juridice ca și documentele pe suport de hârtie.

Externalizarea către Indicom și delegarea stocării digitale a documentelor de afaceri, companiile vor beneficia de expertiză tehnică și de reglementare specifică, de tehnologie de ultimă generație și de resurse extrem de specializate.

ARHIVAREA DOCUMENTELOR PE SUPORT DE HÂRTIE

Serviciul Indicom, care poate răspunde perfect nevoilor specifice ale fiecărui client, datorită numeroșilor ani de experiență în păstrarea în siguranță a documentelor originale.

Serviciul de arhivare a documentelor pe suport de hârtie al Indicom acoperă fiecare etapă a procesului, de la preluarea documentelor până la distrugerea lor, și este realizat de arhiviști experți acreditați de către Superintendențele arhivistice.

Documentele originale pe suport de hârtie sunt, de fapt, catalogate pe baza unei activități riguroase de clasificare arhivistică, ambalate în cutii și transferate în depozite standardizate cu măsuri de securitate maxime.

Un serviciu complet de externalizare, care garantează clienților arhivarea sigură a documentelor originale și posibilitatea de a elibera spațiu intern în cadrul companiei.

SERVICII DE EXTERNALIZARE A PROCESELOR DE AFACERI

GESTIONAREA CICLULUI PASIV

Serviciul externalizat de gestionare a ciclului pasiv automatizează întregul proces de achiziție, înregistrare, control și introducere a facturilor furnizorilor și a documentelor aferente, simplificând și optimizând activitatea contabilă a departamentului administrativ.

Datorită instrumentelor adecvate și a personalului înalt calificat, Indicom este capabil să gestioneze facturile pasive în orice format (XML, hârtie, PDF, EDI etc.), extrăgând datele necesare pentru a efectua reconcilierea documentelor aferente (comenzi și DDT) și, în cele din urmă, înregistrarea ulterioară a facturilor primite.

Oferta include două moduri de gestionare diferite:

automată, care prevede extragerea datelor direct din fișierul primit (oricare ar fi acesta), corectarea eventualelor erori, corelarea cu fișierele de retur furnizate de client (fișier master furnizor, fișier comandă și fișier DDT) și, în cele din urmă, crearea a 2 ieșiri, care vor fi importate în ERP-ul clientului, unul cu documentele corecte și celălalt cu anomaliile
manuală, resursele noastre accesând direct ERP-ul de la distanță pentru a înregistra facturile, ca și cum ar fi făcut parte din personalul companiei.

În cele din urmă, toate facturile pasive vor putea fi depozitate într-o platformă de documente și într-un sistem unic standardizat de stocare digitală, disponibile pentru consultare internă și pentru expunere legală, eliminând astfel costurile de stocare, căutare și chiar de consultare a documentelor fiscale.

Serviciul este personalizabil și cuprinzător, fiind ales de mulți dintre clienții noștri datorită celor 25 de ani de experiență a Indicom în gestionarea proceselor documentare și a tehnologiei de ultimă generație de care dispunem.

GESTIONAREA RAPOARTELOR DE CHELTUIELI

Acest serviciu este soluția ideală pentru a delega toate activitățile din procesul de gestionare a rapoartelor de cheltuieli către resursele noastre calificate și experimentate.

Soluția este modulară și include toate etapele procesului: de la introducerea cheltuielilor în aplicație , la verificarea și controlul politicilor corporative ale clientului, până la contabilizarea raportului de cheltuieli, la gestionarea anomaliilor și, pentru a finaliza procesul, la stocarea digitală a documentelor justificative în conformitate cu reglementările.

Rapoartele de cheltuieli pot fi primite fie pe suport de hârtie, prin întocmirea documentelor și apoi scanarea lor, fie în format digital, prin trimiterea imaginilor de către angajat prin intermediul unui smartphone.

Astfel, serviciul Indicom permite o dematerializare și digitalizare completă a procesului de gestionare a rapoartelor de cheltuieli, în conformitate cu reglementările în vigoare privind formarea și stocarea documentelor informatizate cu relevanță fiscală.

BACK-OFFICE ADMINISTRATIV

Ca parte a gamei sale largi de soluții de externalizare, Indicom oferă numeroase servicii de management administrativ, contabilitate și control de gestiune, care pot fi modulate și personalizate pentru a se potrivi nevoilor clientului.

Consultanții noștri specializați în domeniul finanțelor și al controlului de gestiune procedează la o analiză a realității comerciale existente pentru a identifica diferitele procese care pot fi gestionate modular și, eventual, pentru a optimiza organizarea acestora.

Datorită disponibilității unor resurse cu înaltă calificare, precum și a experților în administrație, contabilitate și control, toate serviciile sunt efectuate cu profesionalism, în deplină conformitate cu acordurile de nivel de servicii convenite și cu asistența informatică adecvată.

Pentru fiecare serviciu solicitat, operatorii Indicom vor furniza clientului rezultatele relevante și rapoartele necesare în conformitate cu termenele și cerințele prestabilite, utilizând astfel sistemele, aplicațiile și instrumentele utilizate de client. În cazul companiilor nou înființate sau al companiilor mai mici, resursele noastre pot gestiona întreaga activitate de contabilitate și control, în regim de externalizare completă pe sistemele Indicom în regim Saas.

Prin externalizarea integrală sau parțială a activității de control și înregistrare, clientul va putea reduce costurile și timpul aferent sarcinilor administrative de back-office, încredințând această activitate unui personal calificat și instruit și, mai ales, va putea să își elibereze resursele, alocându-le astfel unor activități care vizează activitatea principală a companiei.

MANAGEMENTUL PEC

Soluția modulară de gestionare PEC face posibilă centralizarea, organizarea și arhivarea e-mailurilor din diferite căsuțe poștale, automatizând regulile de arhivare și/sau ștergere și operațiunile de depozitare a mesajelor într-un sistem de stocare conform cu reglementările.

Concepută pentru a răspunde nevoii crescânde a organizațiilor de a simplifica gestionarea mesajelor de Poștă Electronică Certificată și de a garanta valoarea juridică a acestora în timp, platforma de gestionare a documentelor PEC face posibilă crearea unei arhive a tuturor PEC trimise și primite, organizate în funcție de logici de aplicare predefinite, centralizând astfel gestionarea tuturor căsuțelor de Poștă Electronică Certificată instituționale și de serviciu.

În cele din urmă, serviciul garantează stocarea digitală a mesajelor PEC în conformitate cu reglementările în vigoare și în condiții de deplină siguranță.

INTRODUCEREA DE DATE SPECIALIZATE

Serviciul de introducere de date vă permite să externalizați activitățile de introducere de date către personalul instruit și calificat al Indicom, eliberând astfel resursele dumneavoastră interne de sarcini repetitive cu valoare adăugată redusă. Soluția, care poate fi personalizată în funcție de nevoile specifice ale clientului, include atât introducerea manuală a datelor, cât și – acolo unde este posibil – introducerea automată a datelor.

Datorită experienței acumulate de-a lungul a aproape 25 de ani, resursele noastre sunt, prin urmare, capabile să realizeze introducerea de date pentru orice tip de document: documente fiscale, de sănătate sau bancare, contracte, documente referitoare la bonuri de livrare, DDT sau facturi, dosare principale, registre și formulare diverse.

Suntem capabili să oferim un serviciu de înaltă calitate, în care nivelul de eroare este aproape zero; introducerea datelor se realizează, de asemenea, cu asigurarea confidențialității totale a informațiilor și documentelor gestionate.

GESTIONAREA CONTRACTELOR

Serviciul externalizat de gestionare a contractelor de la Indicom este o soluție eficientă pentru acele companii care au nevoie să primească și să controleze date și documente, iar în final să înregistreze și să închidă dosare simple sau complexe.

Serviciul prevede ca documentele primite să fie verificate și validate și, la cerere, să fie înregistrate, datate și catalogate de către operatorii noștri, în conformitate cu regulile de afaceri convenite cu clientul și cu reglementările în vigoare.

Utilizarea de aplicații și proceduri dedicate reduce incidența erorilor și a întârzierilor în procesele de validare și înregistrare. Acest lucru asigură corectitudinea și conformitatea în procesul de tratare a fișierelor prelucrate.

CONSULTANȚĂ DE AFACERI

CONSILIERE ÎN MATERIE DE REGLEMENTARE: În contextul unei legislații în continuă schimbare în domeniul managementului proceselor documentare în companii, Indicom oferă un serviciu de consultanță în domeniul reglementărilor, care poate garanta clienților săi o aliniere constantă la cele mai recente modificări de reglementare, oferind astfel un sprijin valoros în aplicarea acestora în cadrul fluxurilor companiei.

Serviciul – care poate fi personalizat în funcție de cerințele clientului – asigură o actualizare continuă în ceea ce privește evoluțiile normative în domeniul dematerializării documentelor și al digitalizării proceselor interne și include activități precum analiza proceselor, formarea profesională a responsabilului de stocare și consultanță fiscală și juridică.

Datorită competențelor pe care le-am dobândit în aproape douăzeci de ani de experiență, evidențiate și de certificările pe care le-am obținut, suntem în măsură să însoțim companiile prin rețeaua complexă de reglementări care guvernează digitalizarea proceselor comerciale, asigurând nu numai conformitatea deplină, ci și conștientizarea necesară pentru a gestiona schimbarea digitală.