Onze diensten

Het effectieve antwoord op de behoeften van uw bedrijf

Na meer dan 25 jaar ervaring in het werken met nationale en internationale bedrijven uit de meest uiteenlopende marktsectoren, heeft Indicom een breed scala aan diensten ontwikkeld, ontworpen om een concreet antwoord te bieden op de behoeften van zowel grotere bedrijven als de behoeften van kleine en middelgrote ondernemingen.

We hebben uitgebreid naar onze klanten geluisterd om oplossingen te ontwerpen die kunnen worden geïntegreerd en op maat kunnen worden gemaakt, waardoor we een effectief antwoord bieden op bedrijfsverzoeken voor procesuitbesteding en digitalisering, terwijl we voortdurend voldoen aan de huidige regelgeving.

Naast de vele oplossingen voor Business Process Outsourcing en informatiebeheer bieden we ook consultancydiensten.

DIGITALISERINGSOPLOSSINGEN

Dematerialisatie van documenten

Als onderdeel van de digitale transformatie van het bedrijf verbetert de dienst het documentbeheer en optimaliseert deze bedrijfsprocessen door papieren documenten te dematerialiseren en elektronische documenten te digitaliseren, die vervolgens beschikbaar zijn in één digitaal archief.

Het proces omvat het voorbereiden en scannen van papieren documenten om de bijbehorende afbeeldingen te produceren en vervolgens te indexeren. Vervolgens worden ze omgezet in gedeelde pdf-bestanden die kunnen worden bekeken op een documentplatform. Onze medewerkers controleren en, waar nodig, standaardiseren en indexeren documenten al in elektronisch formaat.

Het is dan mogelijk om elk gedigitaliseerd document te doorzoeken met behulp van zoeksleutels (metadata) of ook via zoekopdrachten naar inhoud. Het maakt het mogelijk gearchiveerde documenten te bekijken en informatie sneller en praktischer te delen. Bovendien elimineert het ook volledig het risico dat documenten beschadigd raken of verloren gaan. Ten slotte kunnen ze, zodra het digitaliseringsproces van documenten is voltooid, volledig conform digitaal worden opgeslagen, waarbij de papieren documenten waar nodig worden vernietigd.

Dit documentbeheerproces overwint daarom papierbeheer en de inefficiënties ervan via een efficiënt en geavanceerd systeem waar documentafbeeldingen snel en veilig kunnen worden doorzocht, bekeken, gedownload, gedeeld en opgeslagen.

Elektronische facturering

Met de elektronische factureringsdienst voor bedrijven en overheidsdiensten kunt u elektronische facturen en meldingen in XML-formaat verzenden en ontvangen vanuit het portaal, dat kan worden geïntegreerd met uw bedrijfsbeheersysteem.

Als tussenpersoon die gemachtigd is om gegevens naar het uitwisselingssysteem te verzenden, biedt Indicom een effectieve oplossing die in staat is om het volledige elektronische factureringsproces tussen particulieren en de overheidsadministratie te optimaliseren, waardoor het betrouwbaar en aanpasbaar is volgens de behoeften van de klant.

Met de oplossing kunnen bestanden automatisch worden geconverteerd naar XML-formaat, waarbij de digitale handtekening van de klant of, indien van toepassing, de handtekening van Indicom (die namens hen wordt uitgegeven) wordt toegevoegd en de elektronische facturen worden gearchiveerd. Ten slotte kunnen facturen en gerelateerde meldingen gemakkelijk worden bekeken binnen een specifiek portaal en worden geïmporteerd in het ERP van de klant voor de boekhouding.

Dit is een efficiënte oplossing voor elektronisch factuurbeheer, die al door veel van onze klanten is gekozen.

Internationale elektronische facturering

IDC – Indicom Document Care heeft de afgelopen maanden gewerkt aan de internationalisering van haar activiteiten, te beginnen met internationale elektronische factureringsdiensten.

Verplichte e-facturering start vanaf 1 januari 2024 in Roemenië. Alle andere landen zullen geleidelijk volgen tot 2028, wanneer elektronische facturering verplicht wordt voor alle 27 EU-lidstaten.

In Italië beheert Indicom de elektronische facturering voor meer dan 6.000 klanten en treedt op als tussenpersoon voor ongeveer 20 miljoen facturen, die het bedrijf digitaal verzendt, ontvangt, publiceert en bewaart.

We bieden al bijna tien jaar elektronische facturering aan in Italië, waar het proces in 2014 begon met de verplichte vereiste voor overheidsadministratie. Ons doel is om deze ervaring en expertise beschikbaar te maken voor nieuwe klanten in het buitenland.

NSO Elektronisch bestelplatform

Indicom’s NSO-dienst stelt nationale gezondheidsdiensten en hun leveranciers van goederen en diensten in staat om elektronische bestellingen in UBL XML-formaat te verzenden of te ontvangen, via het NSO-bestelplatform.

Indicom biedt een volledige elektronische orderbeheerdienst aan, in overeenstemming met het ministerieel besluit van 7 december 2018.

Via het NSO-portaal dat aan de klant ter beschikking wordt gesteld, is het vervolgens mogelijk om elektronische bestellingen te beheren, ook in pdf-formaat. Het is ook mogelijk om de status van de bestanden en gerelateerde meldingen te controleren en ten slotte bestellingen te downloaden of af te drukken.

Bovendien omvat de NSO-dienst zonder extra kosten ook de regelconforme digitale bewaring van elektronische bestellingen en antwoorden die door het NSO-platform worden verzonden.

Digitale bewaring

Met de uitbestede dienst voor regelconforme digitale bewaring garandeert de klant dat zijn computerdocumenten in de loop der tijd hun volledige rechtsgeldigheid behouden, met behoud van de authenticiteitseisen van het origineel en de integriteit van de inhoud die tijdens de totstandkoming ervan is overgedragen. Digitale documenten hebben dus dezelfde rechtsgeldigheid als papieren documenten.

Door uitbesteding aan Indicom en het delegeren van de digitale bewaring van bedrijfsdocumenten, zullen bedrijven profiteren van specifieke technische en regelgevende expertise, geavanceerde technologie en zeer gespecialiseerde middelen.

Archivering van papieren documenten

De Indicom-dienst kan perfect voldoen aan de specifieke behoeften van elke klant dankzij haar jarenlange ervaring in het bewaren van originele documenten.

De papieren documentarchiveringsdienst van Indicom omvat elke stap van het proces: van het overnemen van de documenten tot het vernietigen ervan wanneer dat nodig is. Dit proces wordt uitgevoerd door deskundige archivarissen die zijn geaccrediteerd door de Italiaanse Archieforganisatie.

De originele papieren documenten worden gecatalogiseerd in overeenstemming met een strikte archiefclassificatie. Vervolgens worden ze verpakt en overgebracht naar gestandaardiseerde opslagplaatsen met maximale beveiligingsmaatregelen.

Het is een complete uitbestedingsdienst, die klanten een veilige bewaring van originele documenten garandeert. Bovendien geeft het hen de mogelijkheid om interne bedrijfsruimte vrij te maken.

BUSINESS PROCESS OUTSOURCING-DIENSTEN

Inkoopcyclusbeheer

De uitbestede dienst voor beheer van inkoopcyclus automatiseert het hele proces van het verwerven, registreren, controleren en invoeren van leveranciersfacturen en gerelateerde documenten. Dit vereenvoudigt en optimaliseert het boekhoudproces voor de administratieve afdeling.

Dankzij gespecialiseerde tools en hooggekwalificeerd personeel is Indicom in staat om inkoopfacturen in elk formaat (XML, papieren versie, PDF of EDI, enz.) te beheren en de gegevens te extraheren die nodig zijn om ze te consolideren met gerelateerde documenten (bestellingen en pakbonnen) en vervolgens de ontvangen facturen te registreren.

Het voorstel omvat 2 verschillende beheermethoden:

automatisch, waardoor de gegevens rechtstreeks uit het ontvangen bestand kunnen worden geëxtraheerd (in welk formaat het ook is), eventuele fouten kunnen worden gecorrigeerd en vervolgens kunnen worden gekoppeld aan de feedbackbestanden die door de klant zijn verstrekt (leveranciershoofdbestand, orderbestand en DDT-bestand). Ten slotte leidt het tot het creëren van 2 outputs, die moeten worden geïmporteerd in het ERP van de klant.
handmatige anomalieën, waarbij onze medewerkers rechtstreeks toegang hebben tot het ERP op afstand om facturen vast te leggen, alsof ze daadwerkelijk deel uitmaken van het personeel van het bedrijf.

Ten slotte kunnen alle inkoopfacturen worden gedeponeerd in een documentplatform en in een enkel gestandaardiseerd digitaal bewaarsysteem, dat beschikbaar is voor interne raadpleging en voor rechtmatige vertoning, waardoor de kosten voor het bewaren, doorzoeken en bekijken van belastingdocumenten worden geëlimineerd.

De dienst is aanpasbaar en uitgebreid. De dienst wordt door veel van onze klanten gekozen vanwege de 25 jaar ervaring van Indicom in documentprocesbeheer en de geavanceerde technologie die tot onze beschikking staat.

Beheer van onkostendeclaraties

Deze dienst is de ideale oplossing om het hele proces voor het beheer van onkostendeclaraties te delegeren aan onze gekwalificeerde en ervaren medewerkers.

De oplossing is bouwbaar en omvat alle stappen in het proces: van het invoeren van uitgaven in de app tot de verificatie en controle van het bedrijfsbeleid van de klant. Dit is inclusief de boekhouding van de onkostendeclaratie en het beheer van anomalieën. Om het proces af te ronden, omvat de dienst tot slot de regelconforme digitale bewaring van ontvangstbewijzen.

Onkostendeclaraties kunnen op papier worden ontvangen, door de documenten voor te bereiden en vervolgens te scannen, of digitaal door de werknemer die de afbeeldingen via de smartphone verzendt.

De Indicom-dienst maakt het dus mogelijk om het proces voor het beheer van onkostendeclaraties volledig te dematerialiseren en te digitaliseren, in overeenstemming met de huidige voorschriften voor de totstandkoming en bewaring van belastingrelevante geautomatiseerde documenten.

Administratieve backoffice

Als onderdeel van het brede scala aan uitbestedingsoplossingen biedt Indicom tal van diensten voor administratief, boekhoudkundig en controllingbeheer die kunnen worden gebouwd en gepersonaliseerd om aan de behoeften van de klant te voldoen.

Onze gespecialiseerde consultants op het gebied van financiën en controlling beginnen met het analyseren van de bestaande activiteiten om de verschillende processen te identificeren die modulair kunnen worden beheerd, waar mogelijk ook het optimaliseren van hun organisatie.

Dankzij de beschikbaarheid van hoog opgeleide medewerkers en deskundigen op het gebied van administratie, boekhouding en controlling, worden alle diensten professioneel uitgevoerd in volledige overeenstemming met de overeengekomen SLA’s en met de juiste IT-ondersteuning.

Voor elke gevraagde dienst zullen Indicom-operators de klant de relevante output en de nodige rapporten verstrekken volgens de vooraf vastgestelde deadlines en vereisten, en dus de systemen, applicaties en tools gebruiken die door de klantworden gebruikt. In het geval van start-ups of kleinere bedrijven kunnen onze medewerkers het volledige boekhoud- en controllingproces beheren met volledige uitbesteding op de systemen van Indicom in SaaS-modus.

Door alle of een deel van de controle- en registratieprocessen uit te besteden, kan de klant de kosten en tijd met betrekking tot administratieve backofficetaken verminderen, het werk toevertrouwen aan gekwalificeerd en opgeleid personeel en, belangrijker nog, ze kunnen hun personeel ontlasten, waardoor ze zich kunnen concentreren op de kernactiviteiten van het bedrijf.

PEC-beheer

De modulaire PEC-beheeroplossing maakt het mogelijk om e-mails van verschillende postvakken te centraliseren, te organiseren en te archiveren, waardoor de regels voor archivering en/of verwijdering en het deponeren van berichten in een regelconform bewaarsysteem worden geautomatiseerd.

Het PEC-beheerdocumentplatform, ontworpen om te voldoen aan de groeiende behoefte van organisaties om het beheer van gecertificeerde e-mailberichten te vereenvoudigen en hun juridische waarde in de loop van de tijd te garanderen, maakt het mogelijk om een archief op te bouwen van alle verzonden en ontvangen gecertificeerde e-mailberichten. Ze zijn georganiseerd volgens vooraf gedefinieerde toepassingslogica, waardoor het beheer van alle bedrijfs- en servicegecertificeerde mailboxen wordt gecentraliseerd.

Tot slot garandeert de dienst de digitale opslag van PEC-berichten in volledige overeenstemming met de huidige voorschriften en in volledige veiligheid.

Gespecialiseerde gegevensinvoer

Met deze dienst kan gegevensinvoer worden uitbesteed aan opgeleid en gekwalificeerd personeel van Indicom, waardoor uw interne medewerkers worden ontlast van repetitieve taken met een lage toegevoegde waarde. Deze oplossing, die kan worden aangepast aan de specifieke vereisten van de klant, omvat zowel handmatige gegevensinvoer als – waar mogelijk – automatische gegevensinvoer.

Dankzij onze ervaring van bijna 25 jaar kunnen onze medewerkers elk type document invoeren: fiscale, gezondheids- of bankdocumenten, contracten, documenten met betrekking tot facturen, pakbonnen of facturen, hoofdbestanden, dossiers en diverse formulieren.

We zijn in staat om een hoogwaardige dienstverlening te bieden, waarbij het foutenpercentage bijna nul is. Gegevensinvoer wordt ook uitgevoerd door volledige vertrouwelijkheid van de beheerde informatie en documenten te waarborgen.

Contractbeheer

De uitbestede dienst voor contractbeheer van Indicom is een effectieve oplossing voor bedrijven die gegevens en documenten moeten ontvangen en controleren en vervolgens eenvoudige of complexe bestanden moeten registreren en sluiten.

Met deze dienst kunnen de ontvangen documenten worden geverifieerd en gevalideerd, en op verzoek ook worden geregistreerd, gedateerd en gecatalogiseerd door onze operators in overeenstemming met de bedrijfsregels die zijn overeengekomen met de klant en met de geldende voorschriften.

Het gebruik van specifieke toepassingen en procedures vermindert de incidentie van fouten en vertragingen bij het valideren en registreren van processen. Dit zorgt voor correctheid en naleving in het verwerkingsproces van de bestanden die worden verwerkt.

BEDRIJFSADVIES

ADVIES OVER REGELGEVING: in het licht van de voortdurend veranderende wetgeving op het gebied van documentprocesbeheer in bedrijven, biedt Indicom een adviesdienst voor regelgeving. We garanderen de klanten constante afstemming met de nieuwste wijzigingen in de regelgeving en bieden waardevolle ondersteuning bij de toepassing ervan binnen bedrijfsworkflows.

De dienst – die kan worden afgestemd op de vereisten van de klant – zorgt voor voortdurende updates in overeenstemming met de ontwikkelingen in de regelgeving op het gebied van dematerialisatie van documenten en digitalisering van interne processen. De dienst omvat ook procesanalyse, training voor Data Storage Managers, fiscaal en juridisch advies.

Dankzij de vaardigheden die we in bijna twintig jaar ervaring hebben opgedaan, wat ook blijkt uit de certificeringen die we hebben behaald, zijn we in staat om bedrijven te begeleiden door het complexe web van voorschriften voor de digitalisering van bedrijfsprocessen. Dit zorgt ervoor dat ze volledig conform de wet zijn en geeft ze ook het bewustzijn dat nodig is om digitale veranderingen te sturen.