Fort de l’expérience acquise au cours de 25 années de collaboration avec des entreprises nationales et internationales issues des secteurs de marché les plus variés, Indicom a développé une large gamme de services, conçus pour apporter une réponse concrète aux besoins des grandes entreprises comme à ceux des petites et moyennes entreprises.
Nous avons été à l’écoute de nos clients afin de concevoir des solutions intégrées et personnalisées, répondant ainsi efficacement aux demandes des entreprises en matière d’externalisation des processus et de numérisation, tout en restant en permanence en conformité avec les réglementations en vigueur.
Outre les nombreuses solutions d’externalisation des processus d’entreprise et de gestion de l’information, des services de conseil sont également proposés.
SOLUTIONS DE NUMÉRISATION
Dans le cadre de la transformation numérique de l’entreprise, le service améliore la gestion des documents et optimise les processus d’entreprise en dématérialisant les documents papier et en numérisant les documents électroniques, qui seront ensuite disponibles dans une archive numérique unique.
Le processus consiste à préparer et à numériser des documents papier pour produire les images correspondantes et l’indexation qui s’ensuit. Ensuite, ils sont convertis en fichiers PDF partagés qui peuvent être consultés sur une plateforme documentaire. Nos ressources vérifient et, le cas échéant, normalisent et indexent les documents déjà sous forme électronique.
Il sera alors possible de rechercher chaque document numérisé en utilisant des clés de recherche (métadonnées) ou en effectuant des recherches sur le contenu. Cela permet de consulter les documents archivés et de partager l’information de manière plus rapide et plus pratique. De plus, elle élimine totalement le risque de détérioration ou de perte des documents. Enfin, une fois le processus de numérisation des documents achevé, ceux-ci peuvent faire l’objet d’un stockage numérique conforme à la réglementation, les documents papier étant détruits le cas échéant.
Ce processus de gestion des documents permet donc de surmonter la gestion du papier et ses inefficacités grâce à un système efficace et avancé dans lequel les images des documents peuvent être recherchées, visualisées, téléchargées, partagées et stockées rapidement et en toute sécurité.
Le service de facturation électronique pour les entreprises et les administrations publiques vous permet d’envoyer et de recevoir des factures et des notifications électroniques au format XML à partir du portail, qui peut être intégré à votre système de gestion d’entreprise.
En tant qu’intermédiaire autorisé à transmettre des données au système d’échange, Indicom fournit une solution efficace capable d’optimiser l’ensemble du processus de facturation électronique entre les particuliers et l’administration publique, en le rendant fiable et personnalisable en fonction des besoins du client.
La solution permet de convertir automatiquement les fichiers au format XML, d’ajouter la signature numérique du client ou, le cas échéant, la signature d’Indicom (émettant en son nom) et d’archiver les factures électroniques. Enfin, les factures et les notifications connexes peuvent être consultées facilement dans un portail spécifique et importées dans l’ERP du client pour la comptabilité.
Il s’agit d’une solution efficace de gestion électronique des factures, qui a déjà été choisie par un grand nombre de nos clients.
IDC – Indicom Document Care s’est efforcé d’internationaliser ses activités au cours des derniers mois, en commençant par proposer des services de facturation électronique internationale.
La facturation électronique obligatoire débutera le 1er janvier 2024 en Roumanie. Tous les autres pays suivront progressivement le mouvement jusqu’en 2028, date à laquelle la facturation électronique deviendra obligatoire pour les 27 États membres de l’UE.
En Italie, Indicom gère la facturation électronique pour plus de 6 000 clients et gère environ 20 millions de factures, qu’elle envoie, reçoit, publie et stocke sous forme numérique.
Nous fournissons des services de facturation électronique depuis près de dix ans en Italie, où le processus a commencé en 2014 avec l’obligation de l’administration publique. Notre objectif est de mettre cette expérience et cette expertise à la disposition de nouveaux clients à l’étranger.
Le service NSO d’Indicom permet aux entités du National Health Service et à leurs fournisseurs de biens et de services de transmettre ou de recevoir des commandes électroniques au format UBL XML, par l’intermédiaire de la plate-forme de commande NSO.
Indicom fournit un service complet de gestion des commandes électroniques, conformément à l’arrêté ministériel du 7 décembre 2018.
Via le portail de l’ONS mis à la disposition du client, il est alors possible de gérer les commandes électroniques, y compris au format PDF. Il est également possible de suivre l’état des dossiers et les notifications y afférentes, et enfin de télécharger ou d’imprimer les commandes.
En outre, sans coût supplémentaire, le service OSN comprend également le stockage numérique, conforme à la réglementation, des ordres électroniques et des réponses transitant par la plate-forme OSN.
Grâce au service externalisé de conservation numérique conforme à la réglementation, le client garantit que ses documents informatiques ont une pleine validité juridique dans le temps, en préservant les exigences d’authenticité de l’original et l’intégrité du contenu conféré lors de leur formation. Les documents numériques auront ainsi la même validité juridique que les documents sur papier.
En confiant à Indicom le stockage numérique de leurs documents d’entreprise, les entreprises bénéficieront d’une expertise technique et réglementaire spécifique, d’une technologie de pointe et de ressources hautement spécialisées.
Le service Indicom peut parfaitement répondre aux besoins spécifiques de chaque client grâce à ses nombreuses années d’expérience dans la conservation de documents originaux.
Le service d’archivage des documents papier d’Indicom couvre toutes les étapes du processus : de la prise en charge des documents à leur destruction le cas échéant. Ce processus est effectué par des archivistes experts accrédités par l’Organisation italienne des archives.
Les documents originaux sur papier sont catalogués selon une classification archivistique stricte. Ils sont ensuite mis en boîte et transférés dans des dépôts standardisés avec des mesures de sécurité maximales.
Il s’agit d’un service d’externalisation complet, qui garantit aux clients un stockage sécurisé des documents originaux. En outre, il leur permet de libérer de l’espace au sein de l’entreprise.
SERVICES D'EXTERNALISATION DES PROCESSUS D'AFFAIRES
Le service de gestion externalisée du cycle d’achat automatise l’ensemble du processus d’acquisition, d’enregistrement, de contrôle et de saisie des factures fournisseurs et des documents connexes. Il simplifie et optimise le processus comptable pour le service administratif.
Grâce à des outils spécialisés et à un personnel hautement qualifié, Indicom est en mesure de gérer les factures d’achat dans n’importe quel format (XML, papier, PDF, EDI, etc.) en extrayant les données nécessaires pour les consolider avec les documents connexes (commandes et bons de livraison) et enregistrer ensuite les factures reçues.
La proposition comprend deux méthodes de gestion différentes :
- automatique, qui permet d’extraire directement les données du fichier reçu (quel que soit son format), de corriger les éventuelles erreurs, puis de les rapprocher des fichiers de retour d’information fournis par le client (fichier maître du fournisseur, fichier de commande et fichier DDT). Enfin, il conduit à la création de 2 sorties, à importer dans l’ERP du client.
- anomalies manuelles, nos ressources accédant directement à l’ERP à distance pour enregistrer les factures, comme si elles faisaient partie du personnel de l’entreprise.
Enfin, toutes les factures d’achat pourront être déposées sur une plateforme documentaire et dans un système unique et normalisé de conservation numérique, disponible pour consultation interne et pour exposition légale, éliminant ainsi les coûts de stockage, de recherche et de visualisation des documents fiscaux.
Ce service est personnalisable et complet. Il a été choisi par un grand nombre de nos clients en raison des 25 années d’expérience d’Indicom en matière de gestion des processus documentaires et de la technologie de pointe dont nous disposons.
Ce service est la solution idéale pour déléguer l’ensemble du processus de gestion des notes de frais à nos ressources qualifiées et expérimentées.
La solution est modulable et comprend toutes les étapes du processus : de la saisie des dépenses sur l’application à la vérification et au contrôle des politiques d’entreprise du client. Elle inclut la comptabilisation de la note de frais et la gestion des anomalies. Enfin, pour compléter le processus, elle inclut le stockage numérique des justificatifs, conforme à la réglementation.
Les notes de frais peuvent être reçues soit sous forme papier, en préparant les documents puis en les scannant, soit sous forme numérique, en envoyant les images via le smartphone de l’employé.
Le service Indicom permet ainsi de dématérialiser et de numériser complètement le processus de gestion des notes de frais, en conformité avec la réglementation en vigueur sur la constitution et la conservation des documents informatisés à caractère fiscal.
Dans le cadre de sa large gamme de solutions d’externalisation, Indicom propose de nombreux services de gestion administrative, comptable et de contrôle qui peuvent être élaborés et personnalisés en fonction des besoins du client.
Nos consultants spécialisés dans les domaines de la finance et du contrôle de gestion commencent par analyser l’entreprise existante afin d’identifier les différents processus qui peuvent être gérés de manière modulaire, en optimisant si possible leur organisation.
Grâce à la disponibilité de ressources hautement qualifiées ainsi que d’experts en administration, en comptabilité et en contrôle, tous les services sont exécutés de manière professionnelle, dans le respect total des accords de niveau de service convenus et avec le soutien informatique approprié.
Pour chaque service demandé, les opérateurs d’Indicom fourniront au client les résultats et les rapports nécessaires dans les délais et selon les exigences préétablies, en utilisant les systèmes, les applications et les outils utilisés par le client. Dans le cas de start-ups ou de petites entreprises, nos ressources peuvent gérer l’ensemble du processus de comptabilité et de contrôle avec une externalisation complète sur les systèmes d’Indicom en mode SaaS.
En externalisant tout ou partie des processus de contrôle et d’enregistrement, le client pourra réduire les coûts et le temps liés aux tâches administratives de back-office, en confiant le travail à du personnel qualifié et formé et, surtout, il pourra libérer ses ressources, ce qui lui permettra de se concentrer sur le cœur de métier de l’entreprise.
La solution modulaire de gestion PEC permet de centraliser, d’organiser et d’archiver les courriers électroniques provenant de différentes boîtes aux lettres, en automatisant les règles d’archivage et/ou de suppression et le dépôt des messages dans un système de stockage conforme à la réglementation.
Conçue pour répondre au besoin croissant des organisations de simplifier la gestion des messages électroniques certifiés et de garantir leur valeur juridique dans le temps, la plateforme documentaire PEC Management permet de constituer une archive de tous les messages électroniques certifiés envoyés et reçus. Ils sont organisés selon des logiques applicatives prédéfinies, centralisant ainsi la gestion de toutes les boîtes de courrier électronique certifié d’entreprise et de service.
Enfin, le service garantit le stockage numérique des messages PEC dans le respect des réglementations en vigueur et en toute sécurité.
Ce service permet de confier la saisie des données au personnel formé et qualifié d’Indicom, libérant ainsi vos ressources internes de tâches répétitives à faible valeur ajoutée. Cette solution, qui peut être personnalisée en fonction des besoins spécifiques du client, comprend à la fois la saisie manuelle des données et, dans la mesure du possible, la saisie automatique des données.
Notre expérience acquise depuis près de 25 ans permet à nos ressources d’effectuer la saisie de tout type de document : documents fiscaux, sanitaires ou bancaires, contrats, documents relatifs aux factures, bons de livraison ou factures, fichiers de base, enregistrements et formulaires divers.
Nous sommes en mesure d’offrir un service de haute qualité, où le niveau d’erreur est quasiment nul. La saisie des données est également effectuée en garantissant une totale confidentialité des informations et des documents gérés.
Le service de gestion contractuelle externalisée d’Indicom est une solution efficace pour les entreprises qui ont besoin de recevoir et de contrôler des données et des documents, puis d’enregistrer et de clôturer des dossiers simples ou complexes.
Le service permet à nos opérateurs de vérifier et de valider les documents reçus et, sur demande, de les enregistrer, de les dater et de les cataloguer conformément aux règles commerciales convenues avec le client et aux réglementations en vigueur.
L’utilisation d’applications et de procédures spécifiques réduit l’incidence des erreurs et des retards lors des processus de validation et d’enregistrement. Cela garantit l’exactitude et la conformité du processus de traitement des dossiers.
CONSEIL AUX ENTREPRISES
DES CONSEILS EN MATIÈRE DE RÉGLEMENTATION : Face à l’évolution constante de la législation dans le domaine de la gestion des processus documentaires dans les entreprises, Indicom propose un service de conseil en matière de réglementation. Il garantit à ses clients un alignement constant sur les derniers changements réglementaires et leur apporte un soutien précieux dans leur application au sein des flux de travail de l’entreprise.
Le service – qui peut être adapté aux besoins du client – assure une mise à jour continue en fonction des évolutions réglementaires dans le domaine de la dématérialisation des documents et de la numérisation des processus internes. Il comprend également l’analyse des processus, la formation du Data Storage Manager, des conseils fiscaux et juridiques.
Grâce aux compétences que nous avons acquises en près de vingt ans d’expérience et aux certifications que nous avons obtenues, nous sommes en mesure de guider les entreprises à travers le réseau complexe de réglementations qui régissent la numérisation des processus d’entreprise. Cela leur permet de s’assurer qu’elles sont pleinement conformes et de prendre conscience de la nécessité de gérer le changement numérique.