Servicios de Indicom

La respuesta eficaz a las necesidades de su empresa

Gracias a la experiencia adquirida durante 25 años de trabajo con empresas nacionales e internacionales de los más variados sectores del mercado, Indicom ha desarrollado una amplia gama de servicios, diseñada para dar una respuesta concreta tanto a las necesidades de las grandes empresas como a los requisitos de las pequeñas o medianas empresas.

Hemos escuchado extensamente a nuestros clientes para diseñar soluciones que se puedan integrar y personalizar a fin de dar una respuesta eficaz a las solicitudes de las empresas de externalización y digitalización de procesos, cumpliendo en todo momento con la normativa vigente.

Además de las numerosas soluciones de externalización de procesos empresariales y gestión de la información, también se ofrecen servicios de consultoría.

SOLUCIONES DE DIGITALIZACIÓN

Desmaterialización de documentos

Como parte de la transformación digital de la empresa, el servicio mejora la gestión documental y optimiza los procesos empresariales mediante la desmaterialización de los documentos en papel y la digitalización de los documentos electrónicos, que estarán disponibles en un único archivo digital.

El proceso consiste en preparar y escanear documentos en papel para producir las imágenes correspondientes y, a continuación, indexarlas. Posteriormente, convertirlas en archivos PDF compartidos que puedan visualizarse en una plataforma documental. Nuestros recursos comprueban y, en caso necesario, normalizan e indexan los documentos ya en formato electrónico.

A partir de ese momento, es posible buscar cada documento digitalizado mediante el uso de claves de búsqueda (metadatos) o también mediante búsquedas de contenido. Esto permite visualizar documentos archivados y compartir información de forma más rápida y práctica. Además, elimina por completo el riesgo de que los documentos se dañen o se pierdan. Por último, una vez finalizado el proceso de digitalización de los documentos, pueden someterse a un almacenamiento digital conforme a la normativa; además los documentos en papel se pueden destruir cuando sea necesario.

Por tanto, este proceso de gestión documental supera la gestión del papel y sus ineficiencias mediante un sistema eficaz y avanzado en el que las imágenes de los documentos se pueden buscar, visualizar, descargar, compartir y almacenar de forma rápida y segura.

Facturación electrónica

El servicio de facturación electrónica para empresas y administraciones públicas le permite enviar y recibir facturas y notificaciones electrónicas en formato XML desde el portal, que puede integrarse con su sistema de gestión empresarial.

Como intermediario autorizado para transmitir datos al sistema de intercambio, Indicom proporciona una solución eficaz capaz de optimizar todo el proceso de facturación electrónica entre particulares y la administración pública que es fiable y personalizable según las necesidades del cliente.

La solución permite convertir automáticamente los archivos a formato XML, añadir la firma digital del cliente o, en su caso, la firma de Indicom (emitiendo en su nombre) y archivar las facturas electrónicas. Por último, las facturas y las notificaciones relacionadas pueden visualizarse fácilmente en un portal específico e importarse al ERP del cliente para fines de contabilidad.

Se trata de una solución eficaz de gestión electrónica de facturas, que muchos de nuestros clientes ya han elegido.

Facturación electrónica internacional

IDC – Indicom Document Care ha estado trabajando para internacionalizar su negocio en los últimos meses, empezando por los servicios de facturación electrónica internacional.

La facturación electrónica obligatoria comenzará a partir del 1 de enero de 2024 en Rumanía. El resto de los países seguirán su ejemplo gradualmente hasta 2028, cuando la facturación electrónica será obligatoria para los 27 Estados miembros de la UE.

En Italia, Indicom gestiona la facturación electrónica de más de 6.000 clientes y administra alrededor de 20 millones de facturas, que envía, recibe, publica y almacena digitalmente.

Llevamos casi diez años proporcionando servicios de facturación electrónica en Italia, donde el proceso comenzó en 2014 con el requisito obligatorio de la administración pública. Nuestro objetivo es poner nuestra experiencia y conocimientos a disposición de nuevos clientes en el extranjero.

Plataforma electrónica de pedidos NSO

El servicio NSO de Indicom permite a las entidades del Servicio Nacional de Salud y a sus proveedores de bienes y servicios transmitir o recibir pedidos electrónicos en formato UBL XML a través de la plataforma de pedidos NSO.

Indicom presta un servicio completo de gestión de pedidos electrónicos de acuerdo con el Decreto Ministerial de 7 de diciembre de 2018.

A través del portal NSO puesto a disposición del cliente, es posible entonces gestionar pedidos electrónicos incluso en formato PDF. También es posible hacer un seguimiento del estado de los archivos y las notificaciones relacionadas, y finalmente descargar o imprimir los pedidos.

Además, sin coste adicional, el servicio NSO incluye también el almacenamiento digital conforme a la normativa de los pedidos y las respuestas electrónicas que han pasado por la plataforma NSO.

Conservación digital

Con el servicio externalizado de conservación digital conforme a la normativa, el cliente garantiza que sus documentos informáticos tienen plena validez jurídica a lo largo del tiempo, preservando los requisitos de autenticidad del original y la integridad del contenido conferido durante su formación. De este modo, los documentos digitales tendrán la misma validez jurídica que los documentos en papel.

Al subcontratar a Indicom y delegar el almacenamiento digital de documentos empresariales, las empresas se beneficiarán de experiencia técnica específica y regulatoria, tecnología punta y recursos altamente especializados.

Archivo de documentos en papel

El servicio de Indicom puede satisfacer perfectamente las necesidades específicas de cada cliente gracias a sus numerosos años de experiencia en el almacenamiento de documentos originales.

El servicio de archivo de documentos en papel de Indicom cubre cada paso del proceso: desde hacerse cargo de los documentos hasta destruirlos cuando sea necesario. Este proceso lo llevan a cabo expertos archivistas acreditados por la Organización Italiana de Archivos.

Los documentos originales en papel se catalogan de acuerdo con una estricta clasificación archivística. Después se empaquetan y se trasladan a repositorios normalizados con las máximas medidas de seguridad.

Se trata de un servicio completo de externalización que garantiza a los clientes el almacenamiento seguro de los documentos originales. Además, les brinda la oportunidad de liberar espacio interno en la empresa.

SERVICIOS DE EXTERNALIZACIÓN DE PROCESOS EMPRESARIALES

Gestión del ciclo de compras

El servicio externalizado de gestión del ciclo de compras automatiza todo el proceso de adquisición, registro, comprobación e introducción de facturas de proveedores y documentos relacionados. Simplifica y optimiza el proceso contable para el departamento administrativo.

Gracias a herramientas especializadas y a personal altamente cualificado, Indicom es capaz de gestionar facturas de compra en cualquier formato (XML, papel, PDF o EDI, etc.) extrayendo los datos necesarios para consolidarlas con los documentos relacionados (pedidos y albaranes de entrega) y, posteriormente, registrar las facturas recibidas.

La propuesta incluye 2 métodos de gestión diferentes:

automático, que permite extraer los datos directamente del archivo recibido (sea cual sea su formato), corregir los posibles errores y, posteriormente, cotejarlos con los archivos de respuesta facilitados por el cliente (archivo maestro del proveedor, archivo del pedido y archivo DDT). Por último, se crean 2 salidas, que se importarán en el ERP del cliente.
anomalías manuales, en cuyo caso nuestros recursos acceden directamente al ERP de forma remota para registrar facturas, como si realmente formaran parte de la plantilla de la empresa.

Por último, todas las facturas de compra se podrán depositar en una plataforma documental y en un único sistema normalizado de conservación digital, disponible para consultas interna y para exposición legal, lo que elimina los costes de almacenamiento, búsqueda y visualización de documentos fiscales.

El servicio es personalizable e integral. Muchos de nuestros clientes lo han elegido por los 25 años de experiencia de Indicom en la gestión de procesos documentales y la tecnología punta de la que disponemos.

Gestión de informes de gastos

Este servicio es la solución ideal para delegar todo el proceso de gestión de informes de gastos en nuestros recursos cualificados y experimentados.

La solución es construible e incluye todos los pasos del proceso: desde la introducción de gastos en la aplicación hasta la verificación y el control de las políticas corporativas del cliente. Incluye la contabilización del informe de gastos y la gestión de las anomalías. Por último, para completar el proceso, incluye el almacenamiento digital de recibos conforme a la normativa.

Los informes de gastos pueden recibirse en papel, lo que conlleva preparar los documentos y, luego, escanearlos, o en formato digital, que implica que el empleado debe enviar las imágenes a través de su smartphone.

De este modo, el servicio de Indicom permite desmaterializar y digitalizar por completo el proceso de gestión de los informes de gastos, en cumplimiento de la normativa vigente sobre formación y almacenamiento de documentos informáticos de relevancia fiscal.

Back office administrativo

Como parte de su amplia gama de soluciones de externalización, Indicom proporciona numerosos servicios de gestión administrativa, contable y de control que pueden crearse y personalizarse para adaptarse a las necesidades del cliente.

Nuestros consultores especializados en los ámbitos de finanzas y control empiezan analizando la empresa existente para identificar los distintos procesos que pueden gestionarse de forma modular y optimizar también su organización en la medida de lo posible.

Gracias a la disponibilidad de recursos altamente capacitados, así como de expertos en administración, contabilidad y control, todos los servicios se llevan a cabo profesionalmente en pleno cumplimiento de los ANS acordados y con el adecuado soporte informático.

Para cada servicio solicitado, los operadores de Indicom proporcionarán al cliente el resultado pertinente y los informes necesarios según los plazos y los requisitos preestablecidos, utilizando para ello los sistemas, las aplicaciones y las herramientas que utiliza el cliente. En el caso de empresas emergentes o de menor tamaño, nuestros recursos pueden gestionar todo el proceso de contabilidad y control con externalización completa en los sistemas de Indicom en modo SaaS.

Mediante la externalización total o parcial de los procesos de control y registro, el cliente podrá reducir los costes y el tiempo relacionados con tareas administrativas de back-office al confiar el trabajo a personal cualificado y formado y, lo que es más importante, podrá liberar sus recursos, lo que les permitirá centrarse en la actividad principal de la empresa.

Gestión PEC

La solución modular de gestión PEC permite centralizar, organizar y archivar correos electrónicos de diferentes buzones, automatizando las reglas de archivo y/o eliminación y el depósito de mensajes en un sistema de almacenamiento conforme a la normativa.

Diseñada para satisfacer la creciente necesidad de las organizaciones de simplificar la gestión de los mensajes de correo electrónico certificado y garantizar su valor legal a lo largo del tiempo, la plataforma documental de gestión PEC permite crear un archivo de todos los mensajes de correo electrónico certificado enviados y recibidos. Se organizan según lógicas de aplicación predefinidas, centralizando así la gestión de todos los buzones de correo electrónico certificado de empresa y de servicio.

Por último, el servicio garantiza el almacenamiento digital de los mensajes PEC en pleno cumplimiento de la normativa vigente y con total seguridad.

Entrada de datos especializada

Este servicio permite externalizar la entrada de datos a personal formado y cualificado de Indicom, liberando así a sus recursos internos de tareas repetitivas con escaso valor añadido. Esta solución, que puede personalizarse según los requisitos específicos del cliente, incluye tanto la entrada manual de datos como, cuando es posible, la entrada automática de datos.

La experiencia adquirida durante casi 25 años hace que nuestros recursos sean capaces de realizar entradas de datos para cualquier tipo de documento: documentos fiscales, sanitarios o bancarios, contratos, documentos relativos a facturas, albaranes de entrega o facturas, archivos maestros, registros y varios formularios.

Podemos ofrecer un servicio de alta calidad, en el que el nivel de error es casi nulo. La entrada de datos también se lleva a cabo garantizando la total confidencialidad de la información y los documentos gestionados.

Gestión de contratos

El servicio externalizado de gestión de contratos de Indicom es una solución eficaz para aquellas empresas que necesitan recibir y controlar datos y documentos, y posteriormente registrar y cerrar expedientes sencillos o complejos.

El servicio permite a nuestros operadores verificar y validar los documentos recibidos, y, bajo petición, también registrarlos, fecharlos y catalogarlos de acuerdo con las reglas de negocio acordadas con el cliente y con la normativa vigente.

El uso de aplicaciones y procedimientos específicos reduce la incidencia de errores y retrasos en los procesos de validación y registro. De esta forma se garantiza la corrección y el cumplimiento en el proceso de gestión de los archivos que se procesan.

CONSULTORÍA EMPRESARIAL

ASESORAMIENTO NORMATIVO: Ante los constantes cambios legislativos en materia de gestión de procesos documentales en las empresas, Indicom ofrece un servicio de consultoría normativa, que garantiza a sus clientes una alineación constante con los últimos cambios normativos y proporciona un valioso apoyo en su aplicación dentro de los flujos de trabajo de la empresa.

El servicio, que puede adaptarse a las necesidades del cliente, asegura una actualización continua en consonancia con la evolución normativa en el ámbito de la desmaterialización de documentos y la digitalización de los procesos internos. También incluye análisis de procesos, formación de gestores de almacenamiento de datos y asesoramiento fiscal y jurídico.

Gracias a las competencias que hemos adquirido en casi veinte años de experiencia, evidenciadas también por las certificaciones que hemos obtenido, somos capaces de guiar a las empresas a través del complejo entramado normativo que regula la digitalización de los procesos empresariales. Esto les garantiza el pleno cumplimiento de la normativa y les proporciona la concienciación necesaria para controlar el cambio digital.