Unsere Dienstleistungen – Indicom

Die effektive Antwort auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens

Auf der Grundlage einer 25-jährigen Erfahrung in der Zusammenarbeit mit nationalen und internationalen Unternehmen aus den verschiedensten Marktsegmenten hat Indicom eine breite Palette von Dienstleistungen entwickelt, die eine konkrete Antwort auf die Bedürfnisse sowohl großer Unternehmen als auch auf die Anforderungen kleiner oder mittlerer Unternehmen bietet.

Wir haben unseren Kunden ausgiebig zugehört, um integrierbare und maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln, die eine wirksame Antwort auf die Anforderungen der Unternehmen an das Auslagern und die Digitalisierung von Prozessen bieten und dabei stets die geltenden Vorschriften einhalten.

Neben den zahlreichen Lösungen für das Auslagern von Geschäftsprozessen und Informationsmanagement werden darüber hinaus Beratungsdienste angeboten.

DIGITALISIERUNGSLÖSUNGEN

Entmaterialisierung von Dokumenten

Im Rahmen der digitalen Transformation des Unternehmens verbessert der Dienst das Dokumentenmanagement und optimiert die Geschäftsprozesse durch Dematerialisierung von Papierdokumenten und Digitalisierung elektronischer Dokumente, die dann in einem einzigen digitalen Archiv zur Verfügung stehen.

Der Prozess umfasst die Vorbereitung und das Scannen von Papierdokumenten, um die entsprechenden Bilder zu erstellen und anschließend zu indexieren. Anschließend werden sie in freigegebene PDF-Dateien umgewandelt, die auf einer Dokumentenplattform angezeigt werden können. Unsere Ressourcen prüfen, standardisieren und indexieren gegebenenfalls Dokumente, die bereits in elektronischer Form vorliegen.

Es wird dann möglich sein, jedes digitalisierte Dokument durch die Verwendung von Suchschlüsseln (Metadaten) oder auch durch eine inhaltliche Suche zu finden. So können archivierte Dokumente eingesehen und Informationen schneller und praktischer weitergegeben werden. Darüber hinaus wird das Risiko, dass Dokumente beschädigt werden oder verloren gehen, vollständig beseitigt. Nach Abschluss des Digitalisierungsprozesses können die Dokumente verordnungskonform digital aufbewahrt und die Papierdokumente gegebenenfalls vernichtet werden.

Dieser Dokumentenverwaltungsprozess überwindet die Papierverwaltung und ihre Unzulänglichkeiten durch ein effizientes und fortschrittliches System, in dem Dokumentbilder schnell und sicher gefunden, angezeigt, heruntergeladen, freigegeben und gespeichert werden können.

Elektronische Rechnungsstellung

Der Dienst Elektronische Rechnungsstellung für Unternehmen und öffentliche Verwaltungen ermöglicht das Senden und Empfangen von elektronischen Rechnungen und Mitteilungen im XML-Format über das Portal, das in Ihr Unternehmensmanagementsystem integriert werden kann.

Als Vermittler, der berechtigt ist, Daten an das Interchange-System zu übermitteln, bietet Indicom eine effektive Lösung, die den gesamten Prozess der elektronischen Rechnungsstellung zwischen Privatpersonen und der öffentlichen Verwaltung optimiert, zuverlässig ist und an die Bedürfnisse der Kunden angepasst werden kann.

Die Lösung ermöglicht es, Dateien automatisch in das XML-Format umzuwandeln, die digitale Signatur des Kunden oder gegebenenfalls die Signatur von Indicom (die in dessen Namen ausgestellt wird) hinzuzufügen und die elektronischen Rechnungen zu archivieren. Schließlich können Rechnungen und damit zusammenhängende Benachrichtigungen einfach innerhalb eines bestimmten Portals eingesehen und zur Buchhaltung in das ERP-System des Kunden importiert werden.

Dies ist eine effiziente Lösung für die elektronische Rechnungsverwaltung, die bereits von vielen unserer Kunden gewählt wurde.

Internationale elektronische Rechnungsstellung

IDC – Indicom Document Care hat in den letzten Monaten an der Internationalisierung seines Geschäfts gearbeitet und mit internationalen elektronischen Rechnungsstellungsdiensten begonnen.

Die obligatorische elektronische Rechnungsstellung wird ab 1. Januar 2024 in Rumänien beginnen. Alle anderen Länder werden bis 2028 schrittweise nachziehen, wenn die elektronische Rechnungsstellung für alle 27 EU-Mitgliedstaaten verbindlich wird.

In Italien verwaltet Indicom die elektronische Rechnungsstellung für mehr als 6.000 Kunden und vermittelt rund 20 Millionen Rechnungen, die digital versendetet, empfangen, veröffentlicht und gespeichert werden.

Wir bieten die elektronische Rechnungsstellung seit fast zehn Jahren in Italien an, wo der Prozess im Jahr 2014 mit der obligatorischen Anforderung der öffentlichen Verwaltung begann. Unser Ziel ist es, diese Erfahrung und Kompetenz neuen Kunden im Ausland zugänglich zu machen.

Elektronische Bestellplattform NSO

Der NSO-Dienst von Indicom ermöglicht es Einrichtungen des Nationalen Gesundheitsdienstes und ihren Lieferanten von Waren und Dienstleistungen, über die NSO-Bestellplattform elektronische Bestellungen im UBL-XML-Format zu übermitteln oder zu empfangen.

Indicom bietet einen vollständigen elektronischen Auftragsverwaltungsdienst gemäß dem Ministerialerlass vom 7. Dezember 2018.

Über das dem Kunden zur Verfügung gestellte NSO-Portal ist es dann möglich, elektronische Bestellungen auch im PDF-Format zu verwalten. Es ist auch möglich, den Status der Dateien und die damit verbundenen Benachrichtigungen zu überwachen und schließlich Aufträge herunterzuladen oder zu drucken.

Darüber hinaus umfasst der NSO-Dienst ohne zusätzliche Kosten auch die verordnungskonforme digitale Speicherung der von der NSO-Plattform übermittelten elektronischen Aufträge und Antworten.

Digitale Archivierung

Mit dem ausgelagerten, verordnungskonformen Digitalen Archivierungsdienst stellt der Kunde sicher, dass seine Computerdokumente über einen längeren Zeitraum hinweg volle Rechtsgültigkeit besitzen, wobei die Anforderungen an die Authentizität des Originals und die Integrität des Inhalts, der bei ihrer Entstehung vermittelt wurde, gewahrt bleiben. Damit haben digitale Dokumente die gleiche Rechtsgültigkeit wie Papierdokumente.

Durch das Auslagern an Indicom und die Übertragung der digitalen Speicherung von Geschäftsdokumenten profitieren Unternehmen von spezieller technischer und regulatorischer Expertise, modernster Technologie und hochspezialisierten Ressourcen.

Archivierung von Papierdokumenten

Dank seiner langjährigen Erfahrung mit der Aufbewahrung von Originaldokumenten ist der Indicom-Dienst in der Lage, den spezifischen Bedürfnisse jedes Kunden perfekt gerecht zu werden.

Der Archivierungsdienst für Papierdokumente von Indicom deckt jeden Schritt des Prozesses ab: von der Übernahme der Dokumente bis zu ihrer Vernichtung, falls erforderlich. Dieser Prozess wird von fachkundigen Archivaren durchgeführt, die von der Italienischen Archivorganisation akkreditiert sind.

Die Originaldokumente in Papierform werden nach einer strengen archivarischen Klassifizierung katalogisiert. Anschließend werden sie in Kisten verpackt und in standardisierte Lagerräume mit maximalen Sicherheitsmaßnahmen gebracht.

Es handelt sich um einen kompletten Auslagerungsdienst, der den Kunden eine sichere Aufbewahrung von Originaldokumenten garantiert. Darüber hinaus bietet er die Möglichkeit, unternehmensinternen Platz freizumachen.

DIENSTLEISTUNGEN ZUR AUSLAGERUNG VON GESCHÄFTSPROZESSEN

Verwaltung des Einkaufszyklus

Die ausgelagerte Einkaufszyklusverwaltung automatisiert den gesamten Prozess der Beschaffung, Erfassung, Prüfung und Eingabe von Lieferantenrechnungen und zugehörigen Dokumenten. Es vereinfacht und optimiert den Abrechnungsprozess in der Verwaltung.

Dank spezieller Tools und hochqualifizierter Mitarbeiter ist Indicom in der Lage, Einkaufsrechnungen in jedem Format (XML, Papier, PDF oder EDI, usw.) zu verwalten, die notwendigen Daten zu extrahieren, um sie mit den zugehörigen Dokumenten (Bestellungen und Lieferscheine) zu konsolidieren und anschließend die eingegangenen Rechnungen zu registrieren.

Das Angebot umfasst zwei unterschiedliche Verwaltungsmethoden:

automatisch, so dass die Daten direkt aus der empfangenen Datei (unabhängig von ihrem Format) extrahiert, etwaige Fehler korrigiert und anschließend mit den vom Kunden bereitgestellten Rückmeldedateien (Lieferantenstammdatei, Bestelldatei und DDT-Datei) abgeglichen werden können. Schließlich führt es zur Erstellung von zwei Ausgaben, die in das ERP des Kunden importiert werden.

Handbearbeitung von Unregelmäßigkeiten, bei denen unsere Mitarbeiter direkt auf das ERP-System zugreifen, um Rechnungen zu erfassen, als ob sie tatsächlich zu den Mitarbeitern des Unternehmens gehörten.

Schließlich können alle Einkaufsrechnungen auf einer Dokumentenplattform und in einem einzigen standardisierten System für die Digitale Archivierung abgelegt werden, das für die interne Einsichtnahme und die rechtmäßige Ausstellung zur Verfügung steht, wodurch die Kosten für Aufbewahrung, Suche und Einsichtnahme von Steuerunterlagen entfallen.

Der Dienst ist anpassbar und umfassend. Viele unserer Kunden haben sich aufgrund der 25-jährigen Erfahrung von Indicom im Bereich der Verwaltung von Dokumentenprozessen und der Spitzentechnologie, die uns zur Verfügung steht, für diese Lösung entschieden

Verwaltung von Ausgabenberichten

Dieser Dienst ist die ideale Lösung, um den gesamten Prozess der Spesenabrechnung an unsere qualifizierten und erfahrenen Mitarbeiter zu delegieren.

Die Lösung ist ausbaufähig und umfasst alle Schritte des Prozesses: von der Eingabe der Ausgaben in der App bis zur Überprüfung und Kontrolle der Unternehmensrichtlinien des Kunden. Sie umfasst die Abrechnung der Ausgabenberichte und die Verwaltung von Unregelmäßigkeiten. Abgerundet wird der Prozess durch die vorschriftsmäßige digitale Speicherung der Belege.

Spesenabrechnungen können entweder in Papierform entgegengenommen werden, wo die Dokumente vorbereitet und dann eingescannt werden, oder digital, indem der Mitarbeiter die Bilder über sein Smartphone sendet.

Der Indicom-Dienst ermöglicht somit eine vollständige Entmaterialisierung und Digitalisierung des Prozesses der Spesenabrechnung unter Einhaltung der geltenden Vorschriften für die Erstellung und Aufbewahrung von steuerrelevanten EDV-Dokumenten.

Back-Office-Verwaltung

Im Rahmen seiner breiten Palette von Auslagerungslösungen bietet Indicom zahlreiche Verwaltungs-, Buchhaltungs- und Überprüfungsdienste an, die je nach den Bedürfnissen des Kunden zusammengestellt und personalisiert werden können.

Unsere spezialisierten Berater in den Bereichen Finanzen und Rechnungsprüfung analysieren zunächst das bestehende Geschäft, um die verschiedenen Prozesse zu identifizieren, die modular verwaltet werden können, und optimieren nach Möglichkeit auch deren Organisation.

Dank der Verfügbarkeit von gut ausgebildeten Ressourcen sowie Experten in Verwaltung, Buchhaltung und Rechnungsprüfung werden alle Dienstleistungen professionell unter Einhaltung der vereinbarten SLAs und mit der entsprechenden IT-Unterstützungdurchgeführt.

Für jede angeforderte Dienstleistung liefern die Betreiber von Indicom dem Kunden die relevanten Ausgaben und die notwendigen Berichte gemäß den vorher festgelegten Fristen und Anforderungen, wobei sie die vom Kunden verwendeten Systeme, Anwendungen und Werkzeuge nutzen. Im Falle von Start-ups oder kleineren Unternehmen können unsere Ressourcen den gesamten Buchhaltungs- und Rechnungsprüfungsprozess mit vollständiger Auslagerung auf den Systemen von Indicom im SaaS-Modus verwalten.

Durch die Auslagerung aller oder eines Teils der Kontroll- und Registrierungsprozesse kann der Kunde die Kosten und den Zeitaufwand für administrative Back-Office-Aufgaben reduzieren, indem er die Arbeit qualifiziertem und geschultem Personal anvertraut, und, was am wichtigsten ist, er kann Ressourcen freisetzen, um sich auf das Kerngeschäft des Unternehmens zu konzentrieren.

PEC-Verwaltung

Die modulare PEC-Verwaltungslösung ermöglicht die Zentralisierung, Organisation und Archivierung von E-Mails aus verschiedenen Postfächern, die Automatisierung der Regeln zur Archivierung bzw. Löschung und die Ablage der Nachrichten in einem verordnungskonformen Speichersystem.

Die Dokumentenplattform zur PEC-Verwaltung wurde entwickelt, um dem wachsenden Bedarf von Organisationen gerecht zu werden, die Verwaltung von zertifizierten E-Mail-Nachrichten zu vereinfachen und ihren rechtlichen Wert über einen längeren Zeitraum zu gewährleisten. Sie ermöglicht den Aufbau eines Archivs aller gesendeten und empfangenen zertifizierten E-Mail-Nachrichten. Sie werden nach vordefinierten Anwendungslogiken organisiert und zentralisieren so die Verwaltung aller zertifizierten elektronischen Postfächer des Unternehmens und des Dienstes.

Schließlich garantiert der Dienst die digitale Speicherung von PEC-Nachrichten in voller Übereinstimmung mit den geltenden Vorschriften und in absoluter Sicherheit.

Fachspezifische Dateneinpflege

Mit diesem Dienst können Sie die Dateneinpflege an geschulte und qualifizierte Mitarbeiter von Indicom auslagern und so Ihre internen Ressourcen von sich wiederholenden Aufgaben mit geringem Mehrwert befreien. Diese Lösung, die je nach den spezifischen Anforderungen des Kunden angepasst werden kann, umfasst sowohl die Dateneinpflege von Hand als auch – wo möglich – die automatische Dateneinpflege.

Dank unserer fast 25-jährigen Erfahrung sind unsere Mitarbeiter in der Lage, die Dateneinpflege für jede Art von Dokument durchzuführen: Steuer-, Gesundheits- oder Bankdokumente, Verträge, Rechnungen, Lieferscheine oder Rechnungen, Stammdaten, Akten und verschiedene Formulare.

Wir sind in der Lage, einen hochqualitativen Dienst anzubieten, bei dem die Fehlerquote fast bei Null liegt. Die Dateneinpflege erfolgt selbstverständlich unter Wahrung der Vertraulichkeit der verwalteten Informationen und Dokumente.

Vertragsmanagement

Der ausgelagerte Vertragsverwaltungsdienst von Indicom ist eine effektive Lösung für Unternehmen, die Daten und Dokumente entgegennehmen und kontrollieren und anschließend einfache oder komplexe Akten registrieren und schließen müssen.

Der Dienst ermöglicht die Überprüfung und Validierung der empfangenen Dokumente und auf Wunsch auch die Protokollierung, Datierung und Katalogisierung durch unsere Mitarbeiter in Übereinstimmung mit den mit dem Kunden vereinbarten Geschäftsregeln und den geltenden Vorschriften.

Die Verwendung spezieller Anwendungen und Verfahren verringert das Auftreten von Fehlern und Verzögerungen bei den Validierungs- und Registrierungsprozessen. Dies gewährleistet Korrektheit und Konformität im Bearbeitungsprozess der zu bearbeitenden Dateien.

UNTERNEHMENSBERATUNG

REGULATORISCHE BERATUNG: Angesichts der sich ständig ändernden Gesetzgebung im Bereich der Verwaltung von Dokumentenprozessen in Unternehmen bietet Indicom einen Beratungsdienst für Rechtsvorschriften an. Er garantiert den Kunden eine ständige Anpassung an die neuesten gesetzlichen Änderungen und bietet wertvolle Unterstützung bei der Anwendung innerhalb der Unternehmensabläufe.

Der Dienst, der auf die Bedürfnisse des Kunden zugeschnitten werden kann, gewährleistet eine kontinuierliche Anpassung an die regulatorischen Entwicklungen im Bereich Dokumentenentmaterialisierung und Digitalisierung interner Prozesse. Darüber hinaus umfasst er Prozessanalysen, Schulungen für Datenspeichermanager sowie Steuer- und Rechtsberatung.

Dank unserer in fast zwanzig Jahren erworbenen Kompetenzen, die auch durch die von uns erworbenen Zertifizierungen belegt werden, sind wir in der Lage, Unternehmen durch das komplexe Geflecht der Vorschriften für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen zu führen. Dadurch wird sichergestellt, dass sie die Vorschriften in vollem Umfang einhalten und das erforderliche Bewusstsein erlangen, um den digitalen Wandel zu steuern.