Più efficienza, meno rigidità, maggiore capacità di adattarsi. Il nuovo scenario economico sta cambiando anche il modo in cui i CFO guardano ai processi amministrativi e documentali.
I CFO europei sono oggi più pessimisti rispetto a qualsiasi altro momento dal 2022, anno della crisi energetica. È uno dei dati che emerge dalla nuova European CFO Survey di Deloitte, realizzata tra marzo e aprile 2026 su oltre 1.100 CFO di 12 Paesi europei, tra cui l’Italia.
Quasi un CFO su due, il 48%, dichiara di essere meno ottimista sulle prospettive finanziarie della propria azienda rispetto a tre mesi prima. Geopolitica, costi energetici e pressione sui margini sono tra le principali preoccupazioni. Ma la risposta non è soltanto difensiva: tra le priorità emerge con forza la necessità di rendere le organizzazioni più efficienti e resilienti. Per la prima volta nella storia della rilevazione Deloitte, la riduzione dei costi rientra tra le prime tre priorità in tutti i Paesi considerati.
È in questo contesto che anche il ruolo del BPO amministrativo e documentale sta cambiando.
Non si tratta più soltanto di esternalizzare attività ripetitive per contenere i costi. Il tema è diventato come progettare un’organizzazione capace di assorbire la complessità senza farla ricadere interamente sulle risorse interne.
Il Finance è un buon esempio. Mentre al CFO viene chiesto di contribuire sempre di più alle decisioni strategiche, la funzione continua a essere attraversata da una mole crescente di attività operative: fatture, ordini, documenti di trasporto, riconciliazioni, controlli, archiviazione, gestione delle eccezioni. E a questo si aggiungono nuovi obblighi normativi, soprattutto per le aziende che operano in più Paesi.
La trasformazione digitale sta rendendo questi processi più veloci, ma anche più complessi. L’intelligenza artificiale, per esempio, sta entrando nel Finance BPO ben oltre la semplice elaborazione delle fatture. Secondo Gartner, nel 2026 i casi d’uso dell’AI nell’outsourcing finanziario si stanno estendendo verso attività come il rilevamento delle frodi e il supporto al reporting. Il punto, quindi, non è più soltanto automatizzare un’operazione, ma utilizzare la tecnologia per migliorare l’intero processo.
Anche negli Stati Uniti la direzione è evidente. Una ricerca Deloitte sui CFO nordamericani indica la trasformazione digitale della funzione Finance come priorità per il 50% degli intervistati nel 2026, mentre l’87% considera l’AI molto o estremamente importante per le attività della propria funzione. Quasi metà indica inoltre l’automazione dei processi come una delle principali priorità nella gestione delle competenze Finance, proprio per liberare le persone dalle attività a minor valore.
La tecnologia, però, da sola non basta.
Un processo amministrativo può essere automatizzato solo fino a un certo punto se a monte non è stato ripensato. La vera trasformazione avviene quando sistemi, procedure e persone vengono progettati insieme: l’automazione gestisce i volumi e le attività standardizzabili, mentre le competenze specialistiche intervengono dove servono controllo, interpretazione e gestione delle eccezioni.
È anche per questo che il confine tra tecnologia e BPO sta diventando meno netto. Il partner esterno non è più soltanto quello a cui affidare una parte del lavoro amministrativo, ma può diventare un elemento dell’architettura con cui l’azienda governa i propri processi.
Dalla fattura al processo
La trasformazione della fatturazione elettronica europea rende questo passaggio particolarmente evidente.
Il pacchetto VAT in the Digital Age (ViDA) porterà nei prossimi anni a una profonda evoluzione dei sistemi di fatturazione e reporting fiscale europei. Ma la scadenza europea del 2030 non è il solo elemento da considerare: diversi Paesi stanno già introducendo o ampliando i propri obblighi nazionali.
Una ricerca Thomson Reuters del giugno 2026 mostra bene il problema: l’86% dei professionisti tax e finance europei dichiara di conoscere ViDA, ma solo il 35% afferma di avere una conoscenza dettagliata dei requisiti e appena il 22% lavora in un’organizzazione che dispone già di un programma ViDA formalizzato e finanziato.
Questo significa che la compliance sta diventando anche una questione organizzativa.
La fattura elettronica non è infatti un documento che entra semplicemente in un sistema contabile. È il punto di passaggio di un processo più ampio che coinvolge ordini, consegne, controlli, contabilizzazione, pagamenti e conservazione. Per le aziende internazionali, inoltre, questi processi devono dialogare con sistemi e requisiti differenti.
Il risultato è che la domanda che il CFO deve porsi non è più soltanto “come gestiamo le fatture?”, ma “quanto è efficiente l’intero processo che parte dalla transazione e arriva al pagamento?”.
È una differenza sostanziale.
Il BPO come modello operativo
Il nuovo BPO nasce proprio da questa esigenza. Non dalla semplice volontà di trasferire attività all’esterno, ma dalla necessità di costruire processi più flessibili, misurabili e scalabili.
La stessa evoluzione del mercato F&A BPO va in questa direzione. Nel suo Magic Quadrant pubblicato nel giugno 2026, Gartner sottolinea come i partner di outsourcing finanziario vengano sempre più valutati anche sulla capacità di portare innovazione, automazione, analytics e AI, oltre ai tradizionali obiettivi di efficienza e riduzione dei costi.
Per le aziende questo apre un modello diverso: mantenere internamente il controllo sulle attività che richiedono conoscenza del business e capacità decisionale, mentre affidare a un partner specializzato processi operativi che richiedono continuità, competenze e capacità tecnologica.
In questo scenario, il valore del BPO non si misura soltanto nel numero di attività esternalizzate o nel costo per transazione. Si misura nella capacità di liberare risorse, ridurre la complessità e rendere il Finance più pronto a gestire ciò che viene dopo.
È probabilmente questo il passaggio più importante che sta vivendo il settore: da outsourcing del lavoro amministrativo a governance dei processi amministrativi e documentali.
E per un CFO che deve contemporaneamente controllare i costi, affrontare nuovi obblighi normativi e investire nella trasformazione digitale, la differenza è tutt’altro che soltanto terminologica.
