Dall’esperienza maturata in 25 anni di collaborazioni con imprese nazionali e internazionali provenienti dai più variegati settori di mercato, Indicom ha sviluppato un’ampia proposta di servizi, pensata per dare una risposta concreta sia alle esigenze di realtà di più grandi dimensioni sia alle richieste di piccole o medie aziende.

Partendo da un approfondito ascolto delle nostre aziende clienti, abbiamo infatti progettato delle soluzioni integrabili e personalizzabili, in grado così di dare una risposta efficace alle richieste delle imprese di esternalizzazione e digitalizzazione dei processi, sempre però in conformità con quanto previsto dalla normativa vigente.

Alle molteplici soluzioni di Business Process Outsourcing e di Information Management, si affiancano inoltre i servizi di consulenza.

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SOLUZIONI DI DIGITALIZZAZIONE

Dematerializzazione dei documenti

Nell’ottica della trasformazione digitale aziendale, il servizio consente di migliorare la gestione documentale e ottimizzare i processi aziendali attraverso la dematerializzazione dei documenti cartacei e la digitalizzazione dei documenti elettronici, che saranno così a disposizione in un unico archivio digitale.

Il processo prevede che i documenti cartacei, dopo essere stati preparati, scansionati per la produzione delle corrispondenti immagini e successivamente indicizzati, vengano trasformati in file PDF condivisi e consultabili su una piattaforma documentale. Le nostre risorse controllano, ed eventualmente normalizzano e indicizzano, i documenti già in formato elettronico. Sarà quindi possibile ricercare ciascun documento digitalizzato tramite l’utilizzo di chiavi di ricerca (metadati) o anche mediante ricerche sul contenuto, consentendo così di visualizzare, archiviare e condividere le informazioni in maniera più rapida e funzionale, eliminando inoltre completamente il rischio di danneggiamento o perdita dei documenti.

Infine, terminato il processo di digitalizzazione, i documenti potranno essere sottoposti a conservazione digitale a norma con eventuale distruzione dei documenti cartacei. Un processo di gestione documentale che permette così di superare la gestione cartacea e le sue inefficienze grazie a un sistema efficiente ed avanzato, in cui poter ricercare, consultare, scaricare, condividere e conservare le immagini dei documenti in modo rapido e sicuro.

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Fatturazione Elettronica

Il servizio di fatturazione elettronica per imprese e Pubblica Amministrazione consente inviare e ricevere fatture elettroniche e notifiche in formato XML dal portale, integrabile con il gestionale aziendale.

In qualità di intermediario abilitato alla trasmissione di dati al Sistema di Interscambio IDC propone una soluzione efficace in grado di ottimizzare l’intero processo di fatturazione elettronica tra privati e verso la PA, affidabile e personalizzabile in base all’esigenza del Cliente.

La soluzione consente di convertire in automatico i file in formato XML, apporre la firma digitale del Cliente o, eventualmente, la firma di Indicom (emissione in nome e per conto) e archiviare le fatture elettroniche. Si potranno infine consultare le fatture e le relative notifiche in modo semplice all’interno di un portale specifico ed importarle nel proprio ERP per la contabilizzazione. Una proposta di gestione delle fatture elettroniche efficiente, già scelta da tantissimi nostri Clienti.

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Fatturazione Elettronica Internazionale

IDC – Indicom Document Care ha intrapreso da mesi un percorso di internazionalizzazione delle proprie attività, a partire dai servizi di Fatturazione Elettronica internazionale.

L’attività di e-invoicing obbligatorio partirà il 1° gennaio 2024 in Romania (consulta qui il nostro servizio sulla Fe Romania) e il 1° luglio 2024 in Polonia.
Progressivamente si adegueranno anche tutti gli altri Paesi sino ad arrivare al 2028, data in cui scatterà l’obbligo di fatturazione elettronica per tutti i 27 Stati membri dell’UE.

In Italia, IDC gestisce la fatturazione elettronica per oltre 10.000 Clienti e intermedia circa 20 milioni di fatture, che invia, riceve, pubblica e conserva digitalmente.
L’obiettivo è mettere a disposizione dei nuovi Clienti all’estero l’esperienza e le competenze derivanti da ormai quasi 10 anni di Fatturazione Elettronica nel nostro Paese, dove il processo è partito nel 2014 con l’obbligatorietà verso la PA.

Ordine Elettronico NSO

Il servizio NSO di IDC consente alle PA del Servizio Sanitario Nazionale e ai loro fornitori di beni e servizi di trasmettere o ricevere ordini elettronici in formato UBL XML, attraverso il Nodo Smistamento Ordini (NSO).
IDC propone un servizio completo di gestione dell’Ordine Elettronico, secondo quanto stabilito dal D.M. del 7 dicembre 2018.

Mediante il portale NSO messo a disposizione del Cliente, è possibile quindi gestire ordini elettronici anche in formato PDF, monitorare lo stato dei file e le relative notifiche e infine scaricare o stampare gli ordini.
Inoltre, senza costi aggiuntivi, il servizio NSO include pure la conservazione digitale a norma degli ordini elettronici e delle risposte transitate dal Nodo Smistamento Ordini.

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Conservazione Digitale

Con il servizio in outsourcing di Conservazione Digitale a norma il Cliente garantisce nel tempo piena validità legale ai propri documenti informatici, preservando inoltre i requisiti di autenticità dell’originale e di Integrità del contenuto conferiti durante la loro formazione. I documenti digitali avranno così la stessa efficacia giuridica dei documenti cartacei.

Affidandoti in outsourcing ad IDC e delegando la conservazione digitale dei documenti aziendali, le Aziende potranno usufruire di competenze tecniche e normative specifiche, tecnologie all’avanguardia e risorse altamente specializzate.

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Archiviazione Cartacea

Il servizio IDC è in grado di rispondere perfettamente alle esigenze specifiche di ciascun Cliente grazie all’esperienza pluriennale maturata nella custodia di documenti originali.

Il servizio di archiviazione dei documenti cartacei di IDC copre ogni fase del processo, dalla presa in carico della documentazione fino all’eventuale macero, ed è svolto da esperti archivisti accreditati presso le Soprintendenze Archivistiche.
I documenti cartacei originali vengono, infatti, catalogati in base ad una rigorosa attività di classificazione archivistica, inscatolati e trasferiti presso depositi a norma dotati di massime misure di sicurezza.

Un servizio completo in outsourcing, che garantisce ai Clienti una sicura archiviazione dei documenti originali e la possibilità, inoltre, di liberare gli spazi interni aziendali.

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SERVIZI DI BUSINESS PROCESS OUTSOURCING

Gestione del Ciclo Passivo

Il servizio di gestione del ciclo passivo in outsourcing consente di automatizzare l’intero processo di acquisizione, registrazione, controllo e inserimento delle fatture fornitori e dei documenti ad esse collegati, semplificando e ottimizzando l’attività di contabilizzazione del reparto amministrativo.
Grazie a strumenti adeguati e a personale altamente qualificato, IDC è infatti in grado di gestire le fatture passive in qualunque formato (XML, cartaceo, PDF, EDI, …) estraendo i dati necessari per effettuare l’attività di riconciliazione dei documenti collegati (ordini e DDT) e infine la successiva registrazione delle fatture ricevute.
La proposta prevede 2 diverse modalità di gestione:

  • automatica, che prevede l’estrazione dei dati direttamente dal file ricevuto (qualunque esso sia), la correzione di eventuali errori, il match con i file di riscontro forniti dal Cliente (anagrafica fornitori, file Ordine e file DDT) e infine la creazione di 2 output, da importare sull’ERP del Cliente, uno con i documenti corretti e l’altro con le anomalie
  • manuale, con le nostre risorse che accedono direttamente da remoto all’ERP per effettuare la registrazione delle fatture, come se fossero effettivamente parte integrante dell’organico aziendale.

Infine, tutte le fatture passive potranno essere versate in una piattaforma documentale e in un unico sistema di Conservazione Digitale a norma, disponibili per la consultazione interna e per l’esibizione a norma, eliminando in questo modo i costi di stoccaggio, ricerca e anche consultazione dei documenti fiscali.
Il servizio è personalizzabile e completo, scelto da molti nostri Clienti per l’esperienza venticinquennale di IDC nell’ambito della gestione dei processi documentali e per le tecnologie all’avanguardia a nostra disposizione.

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Gestione delle Note Spese

Il servizio rappresenta la soluzione ideale per delegare alle nostre risorse qualificate ed esperte tutte le attività del processo di gestione delle Note Spese aziendali.

La soluzione è modulare ed include tutte le fasi del processo: dall’inserimento delle spese sull’apposita app alla verifica e controllo delle policy aziendali previste dal Cliente fino alla contabilizzazione della nota spesa, dalla gestione delle anomalie e, per completare il processo, alla conservazione digitale a norma dei giustificativi.

La ricezione delle note spese è possibile sia in forma cartacea, mediante la preparazione dei documenti e successiva scansione degli stessi, oppure digitale, tramite l’invio delle immagini da parte del dipendente tramite smartphone.
Il servizio IDC consente quindi una completa dematerializzazione e digitalizzazione del processo di gestione delle note spese, nel rispetto delle norme vigenti in materia di formazione e conservazione di documenti informatici fiscalmente rilevanti.

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Back Office Amministrativo

Nell’ambito dell’ampia gamma di soluzioni in outsourcing, IDC offre numerosi servizi di gestione amministrativa, contabile e di controlling, modulabili e personalizzabili in base all’esigenza del Cliente.
I nostri consulenti specializzati nelle aree finance e controlling procedono con un’attività di analisi della realtà aziendale esistente al fine di individuare i differenti processi da poter gestire modularmente ed eventualmente anche ottimizzare l’organizzazione dei medesimi.

Grazie alla possibilità di disporre di risorse altamente formate nonché esperte in ambito amministrativo, contabile e controlling, tutti i servizi vengono svolti con professionalità nel pieno rispetto degli SLA concordati e con il supporto informatico adeguato.

Per ogni servizio richiesto, gli operatori IDC forniranno al Cliente il relativo output e la reportistica necessaria secondo le scadenze e le richieste prestabilite, utilizzando quindi i sistemi, gli applicativi e i tool in uso dal Cliente stesso.
Nel caso di aziende start up o di più piccola dimensione, le nostre risorse possono gestire l’intera attività contabile e di controlling in full outsourcing sui sistemi di Indicom in modalità SaaS.

Delegando in outsourcing tutta o in parte l’attività di controllo e registrazione, il Cliente potrà ridurre i costi e i tempi relativi alle mansioni di back office amministrativo, affidando il lavoro a personale qualificato e preparato e, soprattutto, potrà liberare le proprie risorse, destinandole così ad attività finalizzate al core business aziendale.

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Pec Management

La soluzione modulare di gestione PEC consente di centralizzare, organizzare e archiviare le mail provenienti da diverse caselle di posta elettronica, automatizzando le regole di archiviazione e/o cancellazione e le operazioni di versamento dei messaggi in un sistema di conservazione a norma.

Pensata per rispondere alla crescente esigenza delle organizzazioni di semplificare la gestione dei messaggi di Posta Elettronica Certificata e garantirne il valore legale nel tempo, la piattaforma documentale di PEC Management permette quindi di costruire un archivio di tutte le PEC inviate e ricevute, organizzate secondo logiche applicative predefinite, centralizzando così la gestione di tutte le caselle di posta elettronica certificata istituzionali e di servizio.

Infine, il servizio garantisce la conservazione digitale a norma dei messaggi PEC nel pieno rispetto della regolamentazione vigente e in completa sicurezza.

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Data Entry Specializzato

Il servizio di Data Entry consente di affidare in outsourcing al personale preparato e qualificato di IDC le attività di inserimento dati, liberando quindi le proprie risorse interne da mansioni ripetitive a basso valore aggiunto. La soluzione, personalizzabile in base alle specifiche esigenze del Cliente, include sia l’inserimento manuale dei dati, sia inoltre – ove possibile – l’inserimento automatico.

Grazie all’esperienza acquisita in quasi 25 anni, le nostre risorse sono pertanto in grado di effettuare il data entry per qualsiasi tipologia documentale: documenti fiscali, sanitari o bancari, contrattualistica, documentazione relativa a bolle, DDT o fatture, archivi anagrafici, fascicoli, registri e modulistica varia.

Siamo in grado di offrire un servizio di elevata qualità, dove il livello di errore è pressoché nullo; l’inserimento dei dati, inoltre, è eseguito assicurando la totale riservatezza delle informazioni e dei documenti gestiti.

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Gestione Contratti

Il servizio di gestione dei contratti in outsourcing di IDC rappresenta una soluzione efficace per quelle aziende che hanno l’esigenza di ricevere e controllare dati e documenti ed infine registrare e chiudere pratiche, semplici o complesse.

Il servizio prevede che i documenti ricevuti vengano verificati e validati e, su richiesta, anche protocollati, datati e catalogati dai nostri operatori in base alle regole di business concordate con il Cliente ed a quanto previsto dalla normativa vigente.

L’impiego di applicativi e procedure dedicate permette di ridurre errori e ritardi nei processi di validazione e di registrazione. In questo modo si assicura la correttezza e la conformità nel processo di gestione delle pratiche elaborate.

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CONSULENZA AZIENDALE

Consulenza Normativa

A fronte di una legislazione in costante cambiamento nell’ambito della gestione dei processi documentali delle aziende, IDC offre un servizio di consulenza normativa, in grado di garantire ai propri Clienti un costante allineamento alle novità normative e fornire quindi un valido supporto nella loro applicazione all’interno dei flussi aziendali.

Il servizio – modulabile in base alle richieste del Cliente – assicura un continuo aggiornamento rispetto alle evoluzioni normative in ambito di dematerializzazione dei documenti e digitalizzazione dei processi interni e include attività quali l’analisi dei processi, la formazione del Responsabile della Conservazione e la consulenza fiscale e legale.

Grazie alle competenze acquisite in quasi vent’anni di esperienza, testimoniate anche dalle certificazioni ottenute, siamo in grado di accompagnare le aziende attraverso il complesso intreccio delle norme che regolamentano la digitalizzazione dei processi aziendali, garantendone non solo il pieno rispetto ma anche la consapevolezza necessaria al governo del cambiamento digitale.

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