Novità, obblighi e conservazione a partire dal 2026
A partire dal 1° gennaio 2026, il Belgio ha introdotto l’obbligo generalizzato di fatturazione elettronica strutturata per le transazioni B2B tra soggetti passivi IVA stabiliti nel Paese. Il cambiamento, previsto dalla legge del 6 febbraio 2024, fa parte di un più ampio processo di digitalizzazione degli scambi, già avviato per il settore pubblico, e aperto alla volontaria adesione per altri casi. Il nuovo sistema è basato sullo standard europeo EN 16931 e sulla rete Peppol, con importanti implicazioni anche per la conservazione elettronica dei documenti fiscali.
1. Obbligo di fatturazione elettronica B2B dal 2026
Dal 1° gennaio 2026, tutte le operazioni tra soggetti passivi IVA stabiliti in Belgio devono essere documentate tramite fattura elettronica strutturata conforme allo standard europeo EN 16931. Le fatture vengono trasmesse e ricevute tramite la rete Peppol.
Restano escluse dall’obbligo:
– le società in fallimento
– i soggetti che effettuano esclusivamente operazioni esenti (art. 44 del Codice IVA)
– i soggetti “forfettari” (fino al 1° gennaio 2028)
– le operazioni internazionali (intra-UE o extra-UE)
L’adozione volontaria è comunque consentita in tutti gli altri casi, previo accordo scritto tra mittente e destinatario.
La fattura deve essere emessa entro il 15 del mese successivo all’operazione.
2. Fatturazione verso la Pubblica Amministrazione (B2G)
L’obbligo di fatturazione elettronica verso le pubbliche amministrazioni si applica ai contratti pubblici a partire dal 1° marzo 2024.
Per le amministrazioni federali, l’obbligo si estende anche a importi inferiori a 3.000 euro. Per le amministrazioni non federali, la soglia di applicazione è pari a 3.000 euro IVA esclusa, salvo condizioni più restrittive previste nei documenti contrattuali. Il canale di trasmissione preferenziale è il portale Mercurius, integrato con la rete Peppol.
3. Operazioni B2C
Le operazioni con consumatori finali (B2C) non sono soggette all’obbligo di fatturazione elettronica strutturata. È possibile scegliere se emettere una fattura in formato cartaceo o in PDF, a patto che il cliente accetti il formato proposto.
In alternativa, è consentita la registrazione nel giornale delle entrate, salvo i casi in cui il prezzo unitario del bene superi i 250 euro (IVA inclusa), per i quali è necessaria una registrazione separata.
4. Tracciato e formato delle fatture elettroniche
Le fatture elettroniche strutturate devono rispettare gli standard EN 16931-1 e CEN/TS 16931-2. Il formato da utilizzare è Peppol-BIS 3.0.
È ammesso un formato alternativo solo se:
– conforme agli stessi standard europei
– accettato da entrambe le parti coinvolte nella transazione
5. Software e interoperabilità
Non esiste un sistema centralizzato come lo SDI italiano. È presente invece un elenco ufficiale di software, aggiornato periodicamente.
L’inclusione nella lista non comporta una valutazione sostanziale di tipo qualitativo, quantitativo o una certificazione da parte della pubblica amministrazione belga.
6. Conservazione delle fatture e requisiti documentali
Le fatture devono essere conservate per 10 anni a partire dal 1° gennaio dell’anno successivo alla data di emissione.
L’azienda è libera di adottare la propria politica di archiviazione, anche in cloud, purché siano garantite autenticità dell’origine, integrità del contenuto e leggibilità della fattura per tutto il periodo di conservazione.
La conservazione può avvenire anche in formato diverso da quello originale, se tali garanzie sono rispettate. La copia su carta di una fattura elettronica è permessa ma sconsigliata.
Non è necessario richiedere approvazione preventiva allo SPF (Servizio Pubblico Federale). L’uso di un servizio di archiviazione elettronica qualificato è facoltativo.
È possibile dematerializzare un documento cartaceo, rendendolo fedele e durevole, se la copia digitale è archiviata tramite un servizio qualificato. In tal caso, l’originale può essere distrutto.
Anche il Belgio decide di digitalizzare il processo di fatturazione
Come Italia, Romania, Germania, Francia e Polonia, anche il Belgio ha scelto di digitalizzare questo processo per ridurre i costi ed efficientare i processi. Il Paese ha optato un modello decentrato basato sulla rete PEPPOL che si sta affermando come principale sistema di scambio di documenti digitalizzati in Europa garantendo regole certe e costi bassi per gli enti privati e pubblici.
