Dzięki doświadczeniu zdobytemu w ciągu 25 lat współpracy z krajowymi i międzynarodowymi firmami z najróżniejszych sektorów rynku, Indicom wypracowało szeroką gamę usług, będących konkretną odpowiedzią na potrzeby zarówno większych firm, jak i oczekiwań małych i średnich przedsiębiorstw.
Zaczynając od uważnego wsłuchania się w potrzeby naszych klientów, opracowaliśmy rozwiązania, z możliwością ich uzupełniania i personalizowania, zapewniając w ten sposób skuteczną odpowiedź na zapotrzebowanie firm na outsourcing i cyfryzację procesów, zawsze zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Oprócz wielu rozwiązań z zakresu outsourcingu procesów biznesowych i zarządzania informacjami, dostępne są również usługi doradztwa.
CYFRYZACJA
Usługa, oferowana w ramach cyfrowej transformacji firmy, usprawnia zarządzanie dokumentami i optymalizuje procesy biznesowe poprzez dematerializację dokumentów papierowych i digitalizację dokumentówelektronicznych, a następnie umieszczenie ich w jednym archiwum cyfrowym.
Proces ten polega na przygotowaniu i poddaniu procesowi skanowania dokumentów papierowych w celu uzyskania odpowiednich obrazów, ich indeksowaniu, a następnie przekształcaniu w pliki PDF, które można udostępniać i przeglądać na specjalnej platformie. Nasi ludzie sprawdzają i w razie potrzeby normalizują i indeksują dokumenty już w formacie elektronicznym.
Daje to więc możliwość przeszukiwania każdego zdigitalizowanego dokumentu za pomocą kluczy wyszukiwania (metadanych) lub nawet poprzez wyszukiwanie treści, prowadząc do usprawnienia i podniesienia funkcjonalności przeglądania zarchiwizowanych dokumentów i udostępniania informacji, jednocześnie przy całkowitym wyeliminowaniu ryzyka uszkodzenia lub utraty dokumentów. Co więcej, po zakończeniu procesu digitalizacji dokumenty można poddać znormalizowanej cyfrowej ochronie i ewentualnie zniszczyć dokumenty papierowe.
Proces zarządzania dokumentami, który w ten sposób eliminuje zarządzanie dokumentami papierowymi i jego nieefektywność, proponując wydajny i zaawansowany system, w którym obrazy dokumentów można szybko i bezpiecznie wyszukiwać, przeglądać, pobierać, udostępniać i przechowywać.
Usługa elektronicznego fakturowania dla firm i administracji publicznej umożliwia wysyłanie i odbieranie faktur elektronicznych i powiadomień w formacie XML z portalu, który można zintegrować z systemem zarządzania firmą.
Indicom, jako pośrednik upoważniony do przesyłania danych do Systemu Wymiany, oferuje niezawodne i dostosowane do potrzeb klienta, skuteczne rozwiązanie, prowadzące do optymalizacji całego procesu fakturowania elektronicznego między osobami prywatnymi a administracją publiczną.
Rozwiązanie to umożliwia automatyczną konwersję plików do formatu XML, składanie podpisu cyfrowego klienta lub, w razie potrzeby, podpis Indicom (w przypadku wystawiania dokumentu w czyimś imieniu) oraz archiwizację faktur elektronicznych. Dodatkowo daje możliwość bezproblemowego przeglądania na specjalnym portalu faktur oraz informacji o ich doręczeniach, oraz importowania ich do systemu ERP w celu księgowania.
Propozycja skutecznego elektronicznego zarządzania fakturami, którą wybrało już wielu naszych klientów.
IDC – Indicom Document Care od miesięcy podąża ścieżką internacjonalizacji swojej działalności, zaczynając od międzynarodowych usług elektronicznego fakturowania.
Obowiązkowe e-fakturowanie zostanie wprowadzone z dniem 1 stycznia 2024 r. w Rumunii. oraz 1 lipca 2024 r. w Polsce. Stopniowo wszystkie inne kraje pójdą w ich ślady, aż do 2028 r., kiedy fakturowanie elektroniczne zacznie obowiązywać we wszystkich 27. państwach członkowskich UE.
We Włoszech Indicom zarządza elektronicznym fakturowaniem dla ponad 6 000 klientów i pośredniczy w wystawianiu około 20 milionów faktur, które wysyła, odbiera, publikuje i przechowuje cyfrowo.
Celem jest udostępnienie nowym klientom za granicą doświadczenia i wiedzy zdobytych przez prawie 10 lat elektronicznego fakturowania w naszym kraju, gdzie proces ten rozpoczął się w 2014 r. wraz z wprowadzenie takiego obowiązku w organach administracji publicznej.
Usługa NSO oferowana przez Indicom umożliwia administracji publicznej państwowej służby zdrowia i ich dostawcom towarów i usług przesyłanie lub odbieranie zamówień elektronicznych w formacie UBL XMLza pośrednictwem Węzła Przekazywania Zamówień (NSO).
Indicom oferuje kompletną usługę elektronicznego Zarządzania Zamówieniami, zgodnie z włoskim Rozporządzeniem Ministra z dnia 7 grudnia 2018 r.
Za pośrednictwem portalu NSO udostępnionego klientowi możliwe jest zarządzanie zamówieniami elektronicznymi również w formacie PDF, monitorowanie statusu plików i informacji o ich doręczeniach, a także pobieranie lub drukowanie zamówień.
Ponadto, bez dodatkowych kosztów, usługa NSO obejmuje również znormalizowaną cyfrową ochronę elektronicznych zamówień i odpowiedzi przekazywanych przez Węzeł Przekazywania Zamówień.
Dzięki outsourcowanej, usłudze znormalizowanej Ochrony Cyfrowej klient gwarantuje pełną i trwałą ważność prawną swoich skomputeryzowanych dokumentów, zachowując wymogi autentyczności oryginału i integralności treści uzyskane podczas ich tworzenia. Dokumenty cyfrowe będą zatem miały taki sam skutek prawny jak dokumenty papierowe.
Dzięki outsourcingowi do Indicom i delegowaniu cyfrowej ochrony dokumentów firmowych, przedsiębiorcy skorzystają ze specjalistycznej wiedzy technicznej i regulacyjnej, najnowocześniejszej technologii i wysoce wyspecjalizowanych zasobów.
Usługa Indicom, która może idealnie zaspokoić specyficzne potrzeby każdego klienta, czerpiąc z wieloletniego doświadczenia w przechowywaniu oryginalnych dokumentów.
Usługa archiwizacji dokumentów papierowych Indicom obejmuje każdy etap procesu, od przyjęcia dokumentów do ich ostatecznego zniszczenia, i jest wykonywana przez ekspertów archiwistów akredytowanych przez Organy Nadzoru Archiwizacji.
Oryginalne dokumenty papierowe są bowiem katalogowane w oparciu o rygorystyczną klasyfikację archiwizacji, pakowane w pudełka i przenoszone do znormalizowanych repozytoriów z zachowaniem maksymalnych środków bezpieczeństwa.
Kompleksowa usługa outsourcingu, która gwarantuje klientom bezpieczną archiwizację oryginalnych dokumentów i możliwość zwolnienia wewnętrznej przestrzeni firmy.
USŁUGI OUTSOURCINGU PROCESÓW BIZNESOWYCH
Usługa outsourcingu zarządzania cyklem zobowiązań automatyzuje cały proces otrzymywania, rejestrowania, kontrolowania i wprowadzania faktur od dostawców wraz z powiązanymi dokumentami, upraszczając i optymalizując działalność księgową działu administracyjnego.
Dzięki odpowiednim narzędziom i wysoko wykwalifikowanemu personelowi Indicom jest w stanie zarządzać fakturami otrzymywanymi w dowolnym formacie (XML, papier, PDF, EDI itp.), wyodrębniając dane niezbędne do przeprowadzenia uzgodnienia powiązanych dokumentów (zamówień i listów przewozowych), a następnie rejestracji otrzymanych faktur.
Propozycja obejmuje 2 różne tryby zarządzania:
- automatyczny, który zapewnia wyodrębnianie danych bezpośrednio z otrzymanego pliku (niezależnie od jego formatu), korektę wszelkich błędów, dopasowanie do plików zwrotnych dostarczonych przez klienta (plik główny dostawcy, plik zamówienia i plik DDT), a na koniec utworzenie 2 formatów końcowych, które będą zaimportowane do systemu ERP klienta, jeden z poprawnymi dokumentami, a drugi z nieprawidłowościami
- ręczny, z udziałem naszych pracowników, którzy bezpośrednio uzyskują zdalny dostęp do systemu ERP w celu rejestrowania faktur, tak jakby faktycznie byli częścią kadr firmy.
Co więcej, wszystkie otrzymywane faktury będzie można deponować na wspólnej platformie dokumentów i w ogólnym systemie znormalizowanej ochrony cyfrowej, dostępnym do wglądu wewnętrznego oraz udostępnianym na potrzeby przewidziane prawem, co przełoży się na wyeliminowanie kosztów przechowywania, wyszukiwania, a nawet przeglądania dokumentów podatkowych.
Usługa jest konfigurowalna i kompleksowa, wybrało ją wielu naszych klientów, doceniających oferowane przez Indicom 25-letnie doświadczenie w zarządzaniu procesami dokumentowymi oraz dostarczaną najnowocześniejszą technologię.
Usługa ta jest idealnym rozwiązaniem umożliwiającym delegowanie naszym wykwalifikowanym i doświadczonym operatorom wszystkich działań związanych z procesem zarządzania raportami wydatków.
Rozwiązanie jest modułowe i obejmuje wszystkie etapy procesu: od wprowadzania wydatków w aplikacji, przez weryfikację i kontrolę polityki korporacyjnej klienta, po księgowanie raportu wydatków, zarządzanie nieprawidłowościami i, w celu zakończenia procesu, znormalizowaną cyfrową ochronę paragonów.
Raporty wydatków mogą być sporządzone zarówno w formie papierowej, poprzez przygotowanie dokumentów, a następnie ich zeskanowanie, jak i cyfrowej, poprzez wysłanie obrazów przez pracownika za pomocą smartfona.
Usługa Indicom pozwala zatem na całkowitą dematerializację i digitalizację procesu zarządzania raportami wydatków, zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi tworzenia i przechowywania skomputeryzowanych dokumentów o znaczeniu podatkowym.
W ramach szerokiej gamy rozwiązań outsourcingowych Indicom oferuje liczne usługi administracyjne, księgowe i controlingowe, z możliwością ich modyfikowania i dostosowywania do potrzeb klienta.
Nasi konsultanci wyspecjalizowani w dziedzinie finansów i controllingu przeprowadzają analizę istniejącej rzeczywistości biznesowej w celu określenia procesów, którymi można zarządzać modułowo, a także zoptymalizowania ich organizacji.
Dzięki dostępności wysoko wykwalifikowanych operatorów, a także ekspertów w dziedzinie administracji, księgowości i controlingu, wszystkie usługi są wykonywane profesjonalnie, w pełnej zgodności z uzgodnionymi umowami SLA i przy odpowiednim wsparciu IT .
W przypadku każdej zamówionej usługi operatorzy Indicom dostarczą Klientowi odpowiednie dane wyjściowe i niezbędne raporty, zgodnie z wcześniej ustalonymi terminami i wymaganiami, wykorzystując w tym celu systemy, aplikacje i narzędzia używane przez Klienta. W przypadku start-upów lub mniejszych firm nasi operatorzy mogą zarządzać całą działalnością księgową i controlingową w ramach pełnego outsourcingu na systemach Indicom w trybie Saas.
Zlecając w formie outsourcingu całość lub części działań związanych z kontrolą i rejestracją, klient będzie w stanie zredukować koszty i czas związany z administracyjnymi obowiązkami back office, powierzając tę pracę wykwalifikowanemu i przeszkolonemu personelowi, a przede wszystkim będzie w stanie uwolnić swoje zasoby, przeznaczając je na działania ukierunkowane na podstawową działalność firmy.
Modułowe rozwiązanie do zarządzania PEC umożliwia centralizację, organizację i archiwizację wiadomości e-mail z różnych skrzynek pocztowych, automatyzując zasady archiwizacji i usuwania oraz deponowania wiadomości w systemie znormalizowanej ochrony.
Platforma dokumentów PEC Management, stworzona w odpowiedzi na rosnącą potrzebę struktur w zakresie uproszczenia zarządzania certyfikowanymi wiadomościami poczty elektronicznej i zagwarantowania ich długotrwałej wartości prawnej, umożliwia tworzenie archiwum wszystkich wysyłanych i odbieranych certyfikowanych wiadomości poczty elektronicznej, zorganizowanych zgodnie z predefiniowanymi logikami aplikacji, centralizując w ten sposób zarządzanie wszystkimi instytucjonalnymi i usługowymi certyfikowanymi skrzynkami poczty elektronicznej.
Co więcej, usługa gwarantuje zgodne z przepisami cyfrowe przechowywanie wiadomości PEC w pełnej zgodności z obowiązującymi przepisami i przy zachowaniu pełnego bezpieczeństwa.
Usługa wprowadzania danych umożliwia outsourcing działań związanych z wprowadzaniem danych do przeszkolonego i wykwalifikowanego personelu Indicom, uwalniając w ten sposób zasoby wewnętrzne od powtarzalnych zadań o niskiej wartości dodanej. Rozwiązanie, które można dostosować do konkretnych potrzeb klienta, obejmuje zarówno ręczne wprowadzanie danych, jak i – w miarę możliwości – automatyczne wprowadzanie danych.
Dzięki doświadczeniu zdobytemu przez prawie 25 lat, nasi pracownicy są w stanie wprowadzić dane dla każdego rodzaju dokumentu: dokumentów podatkowych, medycznych lub bankowych, umów, dokumentacji związanej z rachunkami, dowodami dostawy lub fakturami; do archiwów danych głównych, dokumentacji, rejestrów i różnych formularzy.
Jesteśmy w stanie zaoferować wysokiej jakości usługę, w której poziom błędu jest niemal zerowy; wprowadzanie danych odbywa się również poprzez zapewnienie całkowitej poufności zarządzanych informacji i dokumentów.
Outsourcingowa usługa zarządzania umowami oferowana przez Indicom jest skutecznym rozwiązaniem dla tych firm, które muszą otrzymywać i kontrolować dane i dokumenty, a także rejestrować i prowadzić proste lub złożone procedury.
Usługa zapewnia weryfikację i walidację otrzymanych dokumentów, a na żądanie także ich rejestrowanie, datowanie i katalogowanie przez naszych operatorów, zgodnie z zasadami biznesowymi uzgodnionymi z klientem oraz obowiązującymi przepisami.
Korzystanie z dedykowanych aplikacji i procedur zmniejsza liczbę błędów i opóźnień w procesach walidacji i rejestracji. Zapewnia to poprawność i zgodność w procesie obsługi przetwarzanych plików.
DORADZTWO BIZNESOWE
DORADZTWO PRAWNE: W obliczu stale zmieniających się przepisów w zakresie zarządzania procesami dokumentowymi w przedsiębiorstwach, firma Indicom oferuje usługę doradztwa regulacyjnego, dążąc do zagwarantowania swoim klientom stałą zgodność z najnowszymi zmianami regulacyjnymi, a tym samym zapewnienia cennego wsparcia w ich stosowaniu w ramach przepływów firmowych.
Usługa, która może być dostosowana do wymagań klienta, zapewnia ciągłą aktualizację w odniesieniu do zmian regulacyjnych w dziedzinie dematerializacji dokumentów i cyfryzacji procesów wewnętrznych oraz obejmuje takie działania jak analiza procesów, szkolenie kierownika ds. ochrony oraz doradztwo podatkowe i prawne.
Dzięki umiejętnościom, które zdobyliśmy w ciągu prawie dwudziestu lat doświadczenia, o czym świadczą również uzyskane przez nas certyfikaty, jesteśmy w stanie towarzyszyć firmom w złożonej sieci przepisów regulujących cyfryzację procesów biznesowych, zapewniając nie tylko pełną zgodność, ale także świadomość niezbędną do zarządzania zmianami cyfrowymi.