In tanti ne parlano ma precisamente cos’è il Sistema di Interscambio? Vediamo di approfondire ruolo, funzione e caratteristiche del cuore pulsante del processo di fatturazione elettronica.
Dal 1° gennaio 2019 la fatturazione elettronica diventerà obbligatoria per tutti. Tutto ciò è reso tecnicamente possibile dal Sistema di Interscambio (spesso abbreviato con l’acronimo SdI), un sistema informatico progettato e gestito da SOGEI S.p.A. (società in house controllata al 100% dal Ministero dell’Economia e delle Finanze) per conto dell’Agenzia delle Entrate.
Dal 2014 il Sistema di Interscambio riceve e distribuisce le fatture elettroniche nell’ambito degli scambi con la Pubblica Amministrazione. A partire dal 1° gennaio 2019 gli utenti lo utilizzeranno anche per tutte le fatture emesse in relazione a operazioni di cessioni di beni e di prestazioni di servizi tra soggetti residenti o stabiliti in Italia.
Al Sistema di Interscambio è stata quindi attribuita una funzione di ricezione dei file-fattura. Così come, allo stesso tempo, di controllo dei dati e di smistamento dei documenti ai soggetti destinatari.
Sistema di Interscambio: che ruolo ha?
Il Sistema di Interscambio non svolge un ruolo di controllore fiscale. Ovvero, non verifica la correttezza del contenuto della fattura ma si preoccupa di validare formalmente il file. Per esempio si accerta che i campi compilati siano validi, che il formato sia corretto e che il peso del file non sia superiore a 5Mb.
In conseguenza di ciò, è chiaro che la responsabilità fiscale del contenuto della fattura resti in capo al Titolare del documento.
Per aiutarci a gestire il traffico, il Sistema di Interscambio non veicola solo le fatture ma fornisce anche riscontri sullo stato delle stesse notificando errori di compilazione, impossibilità di recapito, conferme di avvenuta consegna.
Sistema di Interscambio: quale formato utilizza?
Per garantire la standardizzazione dei processi di trasmissione e ricezione delle fatture è stato realizzato un tracciato XML che, dalla sua prima versione 1.0 utilizzabile solo nell’ambito PA, ha progredito fino all’attuale versione 1.2.1 utilizzabile in tutti gli ambiti: fatturazione elettronica PA, fatturazione elettronica B2B e fatturazione elettronica B2C (ovvero verso clienti finali privi di partita IVA).
In presenza di file-fattura in formato differente da questo, il Sistema di Interscambio restituirà una notifica di scarto e il documento dovrà essere considerato non emesso
Così come causa di scarto saranno l’indicazione di dati fiscali errati o non attivi, errori di calcolo, presenza di una firma digitale non valida.
Quali sono i canali di trasmissione?
Il Sistema di Interscambio parla un’unica lingua, il formato XML per l’appunto, ma adotta più di un canale di comunicazione.
Lo stesso soggetto economico può anche scegliere di adottare un canale per l’emissione e un canale diverso per la ricezione delle fatture.
Questi sono i principali canali di trasmissione/ricezione:
- PEC (Posta Elettronica Certificata)
- Via WEB (tramite il portale messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate)
- WEB SERVICES (SDICoop e SPCoop, servizi di cooperazione applicativa)
- SFTP (SSH File Transfer Protocol, trasmissione dati tra terminali interconnessi)
Per l’utilizzo della PEC non è necessaria nessuna procedura di accreditamento: in conseguenza al primo invio il SdI restituirà l’indirizzo PEC da utilizzare per l’invio di tutti i successivi file-fattura.
Sembrerebbe un’ottima soluzione, in realtà questo canale di trasmissione è praticabile solo per le piccole realtà volumi limitati. Infatti, tradurre in un formato leggibile l’XML adottato dal Sistema di Interscambio e/o agire entro i limiti di memoria della PEC è un esercizio impensabile oltre certi livelli di movimentazione.
La procedura di accreditamento è invece necessaria nel caso di WEB SERVICES o di canali SFTP, questi ultimi adottati in particolare da player che movimentano grandi volumi di fatture e che necessitano di un canale sempre attivo nei confronti del Sistema di Interscambio.
A fronte di questo “accreditamento” il Sistema di Interscambio assegna un codice identificativo di 7 caratteri, il così detto “Codice Destinatario”, vale a dire un indirizzo telematico
Il ruolo dei provider
È opportuno considerare tuttavia che la procedura di accreditamento è piuttosto complessa e richiede competenze e tecnologie di livello non semplici da ottenere. Per questo motivo molte aziende, associazioni e professionisti si avvalgono di provider già abilitati al Sistema di Interscambio, quale è Indicom. In questo caso non sarà necessario interfacciarsi direttamente con lo SdI e l’intera gestione delle fatture elettroniche verrà delegata in outsourcing all’intermediario stesso.
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