Direttamente dal nostro ultimo webinar dedicato all’ordine elettronico per la Sanità tramite piattaforma NSO, riportiamo le risposte alle vostre domande, suddivise per argomenti.
1. TRASMISSIONE ORDINE ELETTRONICO TRAMITE PIATTAFORMA NSO
Dal 1° Ottobre i fornitori come riceveranno gli ordini della Sanità pubblica?
Direttamente, abilitando uno dei canali previsti o tramite un intermediario accreditato Access Point Peppol, come Indicom (scopri il servizio).
La tipologia di ordinazione (semplice oppure completa) è una scelta del cliente o del fornitore oppure dipende da altro?
È una scelta del cliente, quindi dalla PA.
Secondo quale criterio la PA sceglie l’ordinazione semplice piuttosto che quella completa?
Con l’Ordinazione Semplice la PA comunica implicitamente che non potrà ricevere risposte da parte del fornitore per tramite dell’NSO, ma solo per vie tradizionali (p.e. e-mail). Al contrario, con l’Ordinazione Completa, il cliente comunica implicitamente al fornitore che è in grado di ricevere risposte anche per via dell’NSO, oltre che per vie tradizionali. Per approfondire, leggi l’articolo: Ordine Elettronico Sanità via NSO: le tre tipologie di ordinazione
Cosa prevede l’Ordinazione Pre-concordata?
A differenza dell’ordinazione semplice e completa, l’ordinazione pre-concordata prevede che sia il fornitore, e non la PA, a far partire l’ordine di acquisto del bene o servizio da lui erogato. In questo caso l’unica modalità prevista per comunicare è la piattaforma NSO.
La struttura del file XML dell’ordine elettronico da inviare al NSO è analoga al documento fattura da inviare a Sistema di Interscambio?
È analoga in quanto siamo di fronte sempre a un file in formato XML. A cambiare è il tracciato che, nel caso NSO, si basa sulle specifiche tecniche PEPPOL. A differenza di quanto fatto con la fattura elettronica manca, a oggi, una rappresentazione tabellare del tracciato.
La risposta ad un ordine non è obbligatoria ma c’è un termine per accettare, modificare o revocare un ordine?
Al momento, non sono stati previsti dei termini per la risposta. Altresì, è stata prevista una condizione che automaticamente prevederà delle limitazioni: il fornitore dovrà tenere conto di un eventuale ordine di diniego o sostituzione solo se non avrà già dato corso a un ordine iniziale. Nelle Regole Tecniche è specificato che sono efficaci solo le revoche o le sostituzioni ricevute prima che il fornitore abbia dato esecuzione dell’ordine.
È obbligatoria la conservazione digitale a norma degli ordini elettronici transitati tramite la piattaforma NSO?
La Legge di Bilancio 2018 – Legge 27 dicembre 2017, al comma 411, ha specificato che “l’emissione, la trasmissione, la conservazione e l’archiviazione dei documenti attestanti l’ordinazione e l’esecuzione degli acquisti di beni e servizi devono essere effettuate in forma elettronica”. Il periodo di conservazione consigliato è di 10 anni.
In qualità di Conservatore Accreditato AgID, Indicom include nel servizio NSO anche la conservazione digitale degli ordini.
Vi risulta che la trasmissione di ordini elettronici tramite NSO possa venire presto estesa anche alle PA non appartenenti al Servizio Sanitario Nazionale e/o fra privati? È stata stabilita una data in tal senso?
Riteniamo sia plausibile immaginare che la trasmissione degli ordini elettronici seguirà lo stesso iter di applicazione della Fatturazione Elettronica Pa. Ad ogni modo, l’estensione non è ancora stata pronosticata.
2. ORDINE ELETTRONICO SANITA’: QUALI SOGGETTI OBBLIGATI
Le strutture sanitarie private (cliniche) che operano in convenzione sono esentate dal NSO?
Si, sono esonerate.
Quali sono i soggetti esclusi dall’invio di ordini elettronici tramite piattaforma NSO?
L’ambito riguarda solo gli enti appartenenti al Sistema Sanitario Nazionale. Sono escluse le farmacie, gli enti convenzionati. Per quanto riguarda i fornitori (piccolo professionista, PMI, grande impresa) non ci sono esenzioni.
Sono obbligate anche le imprese che rendono servizi di manutenzione agli immobili di aziende ospedaliere?
L’obbligo è rivolto a tutte le strutture appartenenti al SSN e ai loro fornitori di beni e servizi.
Per quanto riguarda le farmacie relativamente ai servizi offerti per la PA sono state pubblicate linee guida?
A oggi risulta che le farmacie possono continuare a gestire i propri processi di ordine tramite i canali tradizionali.
Per ordini MEPA già in corso quest’anno, ma non ancora non fatturati, sarà necessario ricevere nuovi ordini?
Nelle regole tecniche viene definito questo scenario: “L’articolo 3 del d.m. 7 dicembre 2018 prescrive, tra l’altro, che nelle fatture elettroniche per acquisti di beni e servizi emesse nei confronti degli enti del Servizio sanitario nazionale e dei soggetti che operano per loro conto devono essere riportati gli estremi degli ordini elettronici a cui si riferiscono.
Al riguardo, si evidenzia che:
– la disposizione in parola riguarda solo gli acquisti per i quali l’ordine è stato emesso successivamente alla data di decorrenza della norma;
– l’obbligo di indicare in fattura gli estremi degli ordini elettronici sussiste solo se la fattura stessa è stata emessa a fronte di un processo di ordinazione.
3. NSO: I CODICI IDENTIFICATIVI
NSO: quali sono i codici utilizzabili?
A oggi gli unici codici riconosciuti sono: Codice Univoco Ufficio (CUU) per le PA; identificativo NSO di 8 caratteri per i soggetti privati; ID Peppol per chi utilizzata la rete Peppol.
Da quanti caratteri è composto il codice Access Point Peppol?
I prefissi si dividono in 2 tipologie principali:
– NSO
– Codice numerico da 4 caratteri (identifica un altro sistema di recapito al di fuori dall’NSO, per esempio PEPPOL)
A sua volta PEPPOL è composto da diverse codifiche.
Le tipologie di identificativi italiani riconosciuti da PEPPOL e consigliati sono:
– 9906 per IT:VAT (partite IVA)
– 9907 per IT:CF (codice fiscale persona fisica o giuridica)
– 0201 per IT:IPA (Indice Pubbliche Amministrazioni)
Dopo questo “prefisso” viene definito il vero endpointid, che identifica l’azienda, e non necessariamente è da 6 caratteri ma per le PA può corrispondere al codice ufficio.
Per gli esteri si veda il link https://docs.peppol.eu/poacc/upgrade-3/codelist/eas/
Con introduzione dell’ordine elettronico via NSO quali campi devono essere obbligatoriamente indicati nella fattura elettronica?
Il decreto MEF del 7 dicembre 2018 stabilisce che nelle fatture elettroniche emesse verso le PA appartenenti al SSN debbano essere riportati i dati che identifichino univocamente l’ordine. Tali dati vengono individuati attraverso la c.d. tripletta di identificazione. Essa comprende:
– EndpointID l’identificativo del soggetto che ha emesso l’ordine
– ID numero del documento
– IssueDate la data del documento
Per la fattura elettronica emessa nel formato FatturaPA gli elementi sopracitati andranno inseriti nei campi
2.1.2.2 <IdDocumento>: identificativo ID
2.1.2.3 <Data>: IssueDate
2.1.2.5 <CodiceCommessaConvenzione>: EndpointID
Un medesimo soggetto potrà emettere un solo documento con stesso identificativo e stessa data.
Come viene identificato il fornitore dalla PA nel documento ordine elettronico?
Così come per la fatturazione elettronica, ci sarà un identificativo assegnato dall’NSO oppure dall’intermediario.
Ad oggi vi sono dei casi per cui i fornitori rendono dei servizi senza la presenza di un ordine: è ancora possibile questo scenario? Se sì, quali campi compilare in fattura?
Così come per la fatturazione elettronica, allo stesso modo il Sistema NSO non ha cambiato gli obblighi o gli usi in essere per la gestione degli acquisti ma solo le modalità di scambio degli ordini.
Così come oggi, anche a partire dal 1° ottobre sarà possibile fatturare alla PA anche in assenza di ordine, sempre che questo sia previsto dalla normativa vigente. In questo caso, per la fattura elettronica nel formato FatturaPA, è sufficiente non compilare i campi 2.1.2.2, 2.1.2.3 e 2.1.2.5.
In alternativa, per dare maggior evidenza alla circostanza che la fattura non è correlata a un processo di ordinazione, si può valorizzare il solo campo 2.1.2.2 con il testo “#NO#”.
4. CANALI PER COMUNICARE CON NSO
Come viene consegnato l’ordine elettronico al fornitore nel caso in cui questo non si sia affidato ad un intermediario?
I messaggi saranno consegnati attraverso il canale che il fornitore avrà comunicato alla PA come utile per la ricezione degli ordini. Il fornitore può scegliere tra Web Service, sFTP, PEC o rete PEPPOL.
È possibile comunicare con la piattaforma NSO anche via web?
È possibile comunicare con NSO attraverso Web Service, sFTP, PEC o rete PEPPOL. Il portale Web del MEF è abilitato solo per le PA registrate al SICOGE.
È possibile accreditarsi alla piattaforma NSO? E se sì, come?
È possibile, sebbene la procedura sia tutt’altro che semplice. Sul sito del MEF sono state pubblicate le Regole Tecniche che spiegano quali sono le possibilità di accreditamento. Ricordiamo che è possibile interfacciarsi con la piattaforma NSO tramite canali sFTP, WS, PEC e accreditandosi come Access Point Peppol.
Dal momento che Indicom è accreditato Access Point Peppol, coloro che sceglieranno il nostro servizio potranno trasmettere ordini elettronici via NSO senza doversi accreditare alla piattaforma.
E’ obbligatorio per il fornitore dotarsi di una piattaforma per ricevere gli ordini elettronici dalla PA?
No, il fornitore può anche non dotarsi di una piattaforma integrata, dovrà comunicare il proprio indirizzo PEC utile per la ricezione degli ordini.
