La Conservazione Digitale a Norma consente di assicurare nel tempo la piena validità legale ai documenti informatici. Un processo quindi molto importante e talvolta obbligatorio, che può essere implementato internamente oppure affidandosi ad un provider esterno. In questo articolo vi presentiamo i vantaggi della conservazione digitale in outsourcing.
LA CONSERVAZIONE DIGITALE
In qualità di Conservatori Accreditati AgID dal 2016, abbiamo affrontato – mediante news e webinar, ma anche attraverso un e-book dedicato (se non l’hai ancora scaricato, puoi farlo qui) – il tema della Conservazione Digitale a norma dei documenti. Si tratta di quel processo che consente di assicurare nel tempo la piena validità legale ai documento informatici,. In questo modo, conferisce loro un’efficienza giuridica pari a quella riconosciuta alla documentazione cartacea.
Sebbene non sempre obbligatoria, ricordiamo che per alcune tipologie di documenti (ad esempio la PEC, le fatture elettroniche, i contratti firmati digitalmente) la Conservazione Digitale a Norma resta l’unica modalità di conservazione legalmente valida. Per loro stessa natura, infatti, queste tipologie di documenti non possono essere materializzate su carta.
CONSERVAZIONE DIGITALE IN OUTSOURCING VS IN HOUSE
Perché è scegliere la conservazione digitale in outsourcing?
Per i non addetti ai lavori, chiariamo subito che con “conservazione digitale in outsourcing” si intende affidare a soggetti terzi, esterni all’azienda, il processo di conservazione dei documenti; sono di norma provider specializzati, che hanno fatto dell’archiviazione documentale il proprio core business. Come facilmente si può immaginare, la conservazione in house è invece la gestione interna del processo di conservazione mediante la realizzazione di una propria infrastruttura nel pieno rispetto della normativa.
In questo articolo, vogliamo quindi presentarvi 3 buoni motivi per scegliere la conservazione digitale in outsourcing.
1. DEDICARSI AL PROPRIO CORE BUSINESS CON LA CONSERVAZIONE DIGITALE IN OUTSOURCING
Scegliere la conservazione in house, gestendo internamente il processo, può sembrare a prima vista l’opzione più allettante.
Eppure, per un’azienda il cui core business non sia l’archiviazione digitale, avviare e gestire il processo dall’interno implica un costante investimento economico e operativo non solo per l’adeguamento alla normativa ma anche per le risorse interne da formare, per gli strumenti da utilizzare e per l’infrastruttura generale da implementare. Sforzi, spese e tempo che possono essere eliminati ricorrendo all’ outsourcing. L’azienda potrà così concentrare le proprie risorse interne alle attività più profittevoli e connesse al business dell’azienda.
2. DISPORRE DI RISORSE ESPERTE E SPECIALIZZATE
Scegliere l’outsourcing consente all’azienda di affidarsi a partner specializzati, che hanno fatto della Conservazione Digitale il proprio core business.
L’impresa avrà così non solo la sicurezza di rispettare la normativa vigente al riguardo, senza dover attivare internamente una infrastruttura dedicata. Avrà altresì accesso a risorse esperte nel settore dell’archiviazione digitale, a tecnologie all’avanguardia e a costante aggiornamento normativo. Questo è ancora più vero per chi sceglie di affidarsi ad un Conservatore Accreditato AgID.
Al momento le aziende che sono riuscite ad ottenere l’albo sono poco più di 70, ed Indicom è orgogliosamente tra queste.
3. COSTI FISSI
Scegliere la conservazione digitale in outsourcing consente infine di fruire di un servizio ad elevato valore aggiunto a costo fisso e controllabile, con la sicurezza di rispettare sempre i parametri normativi richiesti.
CONCLUSIONE
La conservazione digitale dei documenti è un complesso e rigoroso processo, che richiede al contempo competenze tecniche e normative specifiche. E’necessario anche un costante allineamento con la normativa in vigore, continuo aggiornamento con le tecnologie e il know-how in evoluzione e una formazione continua delle risorse coinvolte. Se svolto internamente implicherebbe continui investimenti per adeguare strumenti, processi e modalità lavorative che andrebbero a sottrarre tempo e risorse indispensabili alle attività strategiche aziendali.
Affidarsi ad Indicom e delegare in outsourcing la conservazione dei propri documenti aziendali significa poter usufruire di tecnologie all’avanguardia e solide competenze, altamente specializzate. Significa anche essere costantemente in linea con l’evoluzione dello scenario normativo sia con gli sviluppi nel campo della digitalizzazione senza dispendio in termini economici e di tempo per il Cliente.
Questo equivale a poter contare su un servizio efficiente avendo sempre un costo fisso, e pertanto controllabile, nel rispetto della Normativa di riferimento.
