Una guida alla compilazione perfetta delle note spese ed alle criticità più comuni nella loro gestione

Cosa sono le note spese?

Le note spese sono quei documenti che vengono compilati dai dipendenti di un’azienda per riassumere le spese sostenute durante una trasferta lavorativa.

Per ottenere il rimborso da parte dell’azienda, il dipendente deve obbligatoriamente allegare i giustificativi che certifichino le singole spese effettuate. Esempi in tal senso sono, per citarne alcuni, il biglietto di un viaggio sui mezzi di trasporto o lo scontrino emesso da un’attività ristorativa. Due esempi che testimoniano la preponderanza del formato cartaceo nella fase di messa a disposizione dei giustificativi.

Da parte sua l’azienda, tramite il proprio reparto amministrativo e dopo aver acquisito la documentazione, deve procedere al controllo della coerenza dei giustificativi con le regole previste dalle policy interne. Questo processo di validazione è molto importante, in quanto permette di eliminare eventuali errori di imputazione ed evidenziare possibili anomalie.

Una volta accertata la conformità alle regole aziendali è quindi possibile procedere alla registrazione contabile dei giustificativi, per poi passare alla liquidazione vera e propria della Nota Spese. La nota spese così composta, se sottoscritta digitalmente dal dipendente e dal referente aziendale, diventa un documento informatico fiscalmente rilevante. Per questo motivo, deve quindi essere archiviata e conservata per 10 anni.

Vediamo ora le possibili criticità.

Come si compilano le note spese?

La compilazione delle note spese può apparire un’operazione lineare ma spesso vede sorgere diverse problematiche, di tipologie differenti.

Di seguito un set di metadati, alcuni dei quali obbligatori,  che ragionevolmente può essere associato alla nostra Nota Spese:

• Qualifica del dipendente
• Ragione sociale dell’azienda
• Date della trasferta lavorativa
• Voci di spesa (vitto, alloggio, spostamenti)
• Importo e relativa data per ogni spesa
• Metodo di pagamento utilizzato
• Soggetti incontrati durante la trasferta
• Note aggiuntive con le motivazioni delle spese sostenute
• Giustificativi da allegare

Sarebbe consigliabile quindi, per il dipendente, procedere all’invio ed alla registrazione dei dati immediatamente dopo la trasferta o, al massimo, una con cadenza mensile. Più informazioni vengono delineate nelle note spese, inoltre, e minori saranno i rischi di incorrere in eventuali controlli amministrativi, accelerando infine il processo di registrazione, contabilizzazione e liquidazione da parte dell’azienda

Le principali criticità della gestione delle note spese

In primo luogo, durante la fase di data entry, sono molto comuni gli errori di compilazione dovuti alla fretta, all’imperizia o alla mancanza di attenzione. Considerando che, generalmente, un’azienda possiede più dipendenti e che, di solito, la gestione delle note spese non riguarda una sola persona ma più soggetti, è facile allora capire come aumentino le possibilità di errore.

Con l’aumentare dei volumi, in processi non supportati da strumenti ormai di uso comune come portali e App, aumentano i problemi legati al conferimento dei giustificativi e alla loro corretta riconciliazione.

Un altro problema riguarda  lo smarrimento del giustificativo. Per non parlare delle condizioni di illeggibilità in cui spesso versano i supporti cartacei anche poco tempo dopo la loro emissione. La perdita del documento, o la sua illeggibilità,  non consente di verificare in maniera le spese sostenute dal dipendente Il rischio è quello di non poter procedere con la liquidazione o di incorrere in sanzioni per aver detratto spese non giustificate.

Altra criticità da non sottovalutare è il carico di lavoro del reparto amministrativo impegnato nella gestione delle note spese. L’attività di verifica dei giustificativi ricevuti e della loro validazione, il controllo di eventuali errori di compilazione, così come la fase di contabilizzazione e liquidazione, costituisce una mole di lavoro piuttosto importante, soprattutto se ripetuta per più dipendenti.

La digitalizzazione di un processo così delicato consente da un lato di liberare risorse oggi dedicate ad attività di controllo piuttosto onerose. In questo modo l’azienda potrà impiegarle per altri fini, più in linea con il core business aziendale.

Dall’altro, l’introduzione di automatismi favorisce una riduzione dei costi e riduce drasticamente la presenza di errori.

Per questo motivo, infatti, sempre più imprese si affidano all’outsourcing, per l’esternalizzazione di tutti quei servizi che impegnano in maniera non proficua i propri dipendenti.

La digitalizzazione delle note spese: una nuova opportunità

La digitalizzazione del processo è la soluzione ai problemi più comuni che si incontrano nella gestione delle note spese in presenza di giustificativi cartacei (leggi qui il nostro articolo sulla dematerializzazione dei documenti).

 Utilizzando gli appositi strumenti, l’azienda potrà da un lato superare tutti quei contrattempi relativi allo smarrimento o all’illeggibilità dei giustificativi; dall’altro, si innesterà un fondamentale percorso di automatizzazione dell’intero flusso di acquisizione e registrazione delle note spese, riducendo il carico di lavoro del back-office amministrativo.

Indicom, realtà specializzata in soluzioni digitali e servizi in outsourcing, contribuisce alla progressiva digitalizzazione delle aziende, proponendo un servizio che si basa sull’utilizzo di una semplice app per smartphone.

È quindi sufficiente per il dipendente fotografare e inviare il giustificativo. Il resto delle attività vengono svolte dal personale specializzato di Indicom: estrazione dei dati mediante tecnologia OCR, pubblicazione dei giustificativi sul portale di consultazione, riconciliazione e registrazione contabile, formazione del documento informatico fiscalmente rilevante con conseguente invio al sistema di Conservazione Digitale a norma. (leggi qui 3 motivi per scegliere la Conservazione digitale in outsourcing).

Un servizio completo, in grado di velocizzare i tempi, abbattere il margine di errore e semplificare il processo di gestione delle note spese anche per il dipendente.

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