Scopriamo cosa sono i metadati e la loro importanza nelle nuove Linee Guida AgID
I metadati: cosa sono? Una domanda semplice, quasi banale, ma che ricorre molto spesso ai giorni nostri. Con la produzione sempre maggiore di documenti informatici e, di pari passo, una spiccata attenzione verso la loro conservazione a norma, tale termine ha assunto una certa rilevanza. Cosa sono dunque i metadati?
Il metadato è quell’elemento che, associato ad un oggetto, lo identifica, descrivendone il contesto, il contenuto e la struttura. In questo modo favorisce la condivisione delle informazioni e permette l’archiviazione e la ricercabilità nel tempo del documento.
A seconda del ruolo che svolgono, i metadati possono essere suddivisi in tre categorie: descrittivi, amministrativi (o gestionali) e strutturali. I primi contengono tutte quelle informazioni che descrivono in maniera precisa ed univoca l’oggetto. Gli amministrativi sono strumentali all’archiviazione e alla reperibilità del documento. Gli ultimi, infine, contengono le informazioni sulla composizione strutturale del file a cui sono associati.
I metadati nei documenti informatici
Ad oggi, il DPCM del 13.11.2014 – Regole Tecniche sulla formazione e conservazione dei documenti, prevede il seguente set di metadati minimi:
- L’identificativo univoco
- Il riferimento temporale (data chiusura)
- L’oggetto
- Il soggetto che ha formato il documento
- Il destinatario (ove presente)
- L’impronta del documento (non prevista ma fortemente consigliata)
L’insieme di tali informazioni consente di perseguire l’identificazione puntuale del documento.
Questo elenco è stato rimodulato e ampliato nell’allegato 5 alle nuove Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, emanate da AgID.
A partire dal 07.06.2021 esse sostituiranno il DPCM tutt’ora in vigore.
Linee Guida AgID
Lo scopo delle LLGG è quindi quello di fornire le fondamenta normative su cui disciplinare tutti gli ambiti sopracitati. L’applicazione delle LLGG riguarderà tutti i soggetti, sia pubblici che privati, che producono, gestiscono, archiviano e conservano documenti informatici.
Sono strutturate con un corpo centrale e statico nel tempo che contiene le Regole Tecniche in materia di formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
Ad esso sono corredati 6 allegati, parte integrante delle LLGG, che trattano di:
- Glossario dei termini e degli acronimi
- Formati di file e riversamento
- Certificazione di processo
- Standard e specifiche tecniche
- Metadati
- Comunicazione tra AOO di Documenti Amministrativi Protocollati
L’allegato 5, in particolare, riporta quelli che sono i metadati obbligatori e facoltativi da associare a tre differenti tipologie di documento informatico:
• Documento informatico
• Documento amministrativo informatico (Pubblica Amministrazione)
•Aggregazione documentale informatica (fascicolo informatico e serie documentale)
I metadati previsti dall’allegato 5
Un importante richiamo delle LLGG è che i metadati debbano essere forniti dal Soggetto Produttore, ovvero dal Titolare del documento informatico e associati in modo permanente ad esso nel momento stesso della sua formazione come documento informatico integro e immodificabile.
In aggiunta ai precedenti metadati minimi, segnaliamo nell’allegato 5 le seguenti novità:
In primo luogo, vi è l’impronta di hash, che accompagna l’identificativo univoco del documento al fine di identificare in modo certo e nel tempo il documento.
Tra le novità previste dalle nuove LLGG vi è la modalità di formazione. I valori ammessi dall’allegato sono 4:
- Con un documento creato tramite appositi strumenti software (ad esempio Word, excel, PDF, ecc. ecc.)
- Quando viene acquisito in maniera telematica, ad esempio tramite la scansione o la ricezione via posta elettronica
- Quando vi è una memorizzazione su supporto informatico in formato digitale delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente
- Con un raggruppamento di un insieme di dati o informazioni secondo una struttura predeterminata (ad esempio il Libro Giornale prodotto da un gestionale)
Scorrendo la lista dei metadati previsti troviamo la tipologia documentale di appartenenza, la chiave descrittiva (sono ammesse fino a cinque parole chiave su testo libero) ed i dati di registrazione.
Per quanto riguarda i soggetti, invece, sono minimi obbligatori l’autore ed il mittente del documento. Se quest’ultimo dovesse essere protocollato allora è necessario specificare anche il destinatario.
Se la classificazione non è indicata tra i metadati obbligatori, lo sono invece l’eventuale riservatezza del documento, la presenza di eventuali allegati e il formato (con riferimento a quelli indicati nell’all. 2).
Ulteriori specifiche
- Verifica, un check di controllo sull’eventuale presenza di firme digitali, sigilli elettronici, marcature temporali e sulla conformità copie immagine su supporto informatico
- Identificativo documento principale, qualora ci fossero allegati
- Versione del documento, un valore alfanumerico
- Tracciatura modifiche documento, contenente le informazioni, tra cui la data, su eventuali operazioni effettuate dall’autore
- Tempo di conservazione, metadato non obbligatorio ma molto utile per determinare l’operazione di scarto del documento.
Ricordiamo infine che la gestione dei documenti informatici si conclude con il trasferimento in un sistema di Conservazione Digitale a Norma, da realizzarsi in ottemperanza a quanto disposto dal CAD e dalle già citate Linee Guida.
