Approfondiamo nel nostro articolo le principali caratteristiche del manuale della conservazione

La definizione

Come riportato dalle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici emanate da AgID a Maggio 2021 e che entreranno in vigore a partire dal 1°Gennaio 2022, il Manuale della conservazione: “è un documento informatico che deve illustrare dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione”.

Il manuale della conservazione: cosa contiene?

La redazione di questo documento spetta al Responsabile della conservazione, che dovrà definire al suo interno le politiche, le procedure e i requisiti fondamentali di tutto il sistema di conservazione. Inoltre, dovrà necessariamente aggiornarlo in maniera periodica, qualora ci fossero cambiamenti nei flussi o nei metodi documentali adottati dall’organizzazione di cui è responsabile.

 Al suo interno il manuale dovrà quindi riportare:

• i dati dei soggetti che nel tempo hanno definito, elaborato e aggiornato il manuale;
• le strutture organizzative che sono coinvolte nel sistema di conservazione digitale dei documenti;
• gli oggetti sottoposti a conservazione, (documenti informatici, fascicoli informatici e aggregazioni documentali informatiche) e la relativa indicazione dei formati gestiti e dei metadati da associare;
• il processo di conservazione, che descrive le fasi di creazione e l’invio dei pacchetti informativi al sistema di conservazione;
• la descrizione delle procedure di monitoraggio del sistema di conservazione;
• le tempistiche entro le quali gli oggetti documentali dovranno essere trasferiti in conservazione ed eventualmente scartati;
• le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati gli oggetti documentali.

A chi è rivolto

Il Manuale della conservazione è un documento obbligatorio per le pubbliche amministrazioni e per i privati che conservano i propri documenti in modalità informatica. In caso di affidamento del servizio di conservazione ad un conservatore esterno, le pubbliche amministrazioni e i privati potranno decidere se trascrivere di mano propria le attività del processo di conservazione contenute all’interno del manuale del conservatore oppure rinviare la descrizione direttamente al conservatore a cui si sono affidati. L’obbligatorietà per le pubbliche amministrazioni e i privati, resta comunque quello di individuare le tipologie documentali trattate e i relativi metadati da associare, le modalità e i tempi di trasmissione dei pacchetti di versamento e le tempistiche di selezione e scarto dei propri documenti informatici.

In conclusione, dobbiamo immaginare il manuale come se fosse un contenitore che racchiude tutto il processo che riguarda la conservazione dei documenti informatici di un’organizzazione. Pertanto, al suo interno sarà necessario descrivere le attività del personale coinvolto in questo processo, le tipologie documentali trattate dall’organizzazione (fatture, documenti di trasporto, mail, PEC e altre ancora) e con quali modalità queste vengono prodotte e conservate per far sì che si garantiscano i criteri di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.