La Polonia è uno di quei paesi europei che ha ottenuto la deroga alla direttiva 2006/112/CE per la fatturazione elettronica. Il percorso di adozione è però sospeso. Per quelle aziende che fanno affari in loco attraverso una filiale o una consociata, grazie al presente articolo, vogliamo fornire gli elementi base dell’adempimento dell’obbligo di fatturazione in Polonia per adeguarsi senza troppi pensieri.

Obbligo di fatturazione in Polonia: l’ennesimo aggiornamento in materia di FE internazionale degli ultimi tempi, particolarmente interessati da tale fenomeno.

Quando si approccia un adempimento normato di scambio elettronico di documenti, bisogna considerare alcune componenti fondamentali che riassumiamo qui: come avviene lo scambio, chi rientra nell’obbligo e a quali prescrizioni normative il documento è sottoposto.

Il KSeF o Krajowy System e-Faktur

In Italiano, si traduce con il Sistema Nazionale di Fatturazione, un sistema informatico simile al del sistema di interscambio italiano che consente lo scambio di fatture elettroniche “strutturate”; con questo termine, si intendono quei documenti elettronici aventi un “tracciato” informatico che aderisce alla struttura logica denominata FA(2) e il cui file contenitore è in formato XML.

Secondo la normativa polacca, le fatture diventano tali solo se ricevono un numero identificativo dal KSeF. Si tratta quindi di un obbligo di emissione della fattura secondo quanto previsto dalla normativa che prevede il passaggio tramite la piattaforma KSeF e l’utilizzo del tracciato FA(2).

Il KSeF effettua le seguenti principali attività:

• concessione, modifica o revoca delle autorizzazioni all’utilizzo
• emissione di fatture strutturate
• accesso alle fatture strutturate
• ricezione delle fatture strutturate
• assegnazione di un numero identificativo alle fatture strutturate

Il numero rilasciato dal KSeF è quello che determina la validità della fattura elettronica.

Obbligo di fatturazione in Polonia: chi ne rientra e chi ne è escluso

Rientrano:

• Gli imprenditori registrati come contribuenti IVA attivi
• Gli imprenditori esenti IVA
• I contribuenti identificati in Polonia per la procedura speciale OSS UE, con un numero di identificazione fiscale polacco NIP.

Sono esclusi dall’obbligo i seguenti principali soggetti:

• i contribuenti che non hanno una sede legale o una sede stabile di attività nel territorio dello Stato
• gli acquirenti di beni o servizi, persone fisiche non esercitanti attività d’impresa (il tipico caso del Business to Consumer, B2C).

La conservazione

La normativa polacca, nel rispetto della Direttiva 2010/45/UE, sostanzialmente richiede che sia garantita l’autenticità dell’origine (che implica la certezza dell’identità del prestatore di beni o servizi o dell’emittente della fattura), l’integrità del contenuto (i dati che la fattura dovrebbe contenere non sono stati modificati) e la leggibilità.

Sempre all’interno della normativa, nello specifico all’interno dell’articolo 112a della Legge 11 marzo 2004 sull’imposta sui beni e servizi, è ben delineato l’obbligo in carico al contribuente di conservare:

• fatture emesse dai medesimi o da chi per loro conto
• fatture ricevute

Le fatture devono essere suddivise per periodi di liquidazione, in modo da garantirne l’agevole reperimento e l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità di tali fatture dal momento della loro emissione o ricezione fino alla scadenza dei tempi di prescrizione dell’obbligo fiscale.

Le fatture devono essere conservate per un periodo di 5 anni dalla fine dell’anno solare in cui è scaduto il termine per il pagamento delle imposte.

Gli archivi delle fatture elettroniche possono essere detenuti all’estero, a differenza di quelli delle fatture cartacee. È semplicemente necessario fornire alle autorità di controllo le credenziali per accedere alla piattaforma di conservazione. È quindi consentito affidare la conservazione di documenti a soggetti esterni, nello specifico a provider specializzati, che operano al di fuori del territorio polacco ma in territorio europeo.

Quando si riparte con l’obbligo di fatturazione in Polonia?

Non è stata ancora annunciata la data di avvio dell’obbligo ed i contribuenti interessati sono in attesa dell’annuncio ufficiale da parte del Ministero delle Finanze. Comunque, non sono previste modifiche sostanziali a quest’impianto normativo. Al momento, le principali nozioni contenute in quest’articolo possono essere utilizzate dalle aziende interessate per approcciare l’obbligo venturo di digitalizzazione della fattura imposto dalla Repubblica di Polonia.