Scopriamo nell’articolo le nuove regole in materia di gestione documentale, contenute nelle Linee Guida AgID
Sono state emanate le Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, con importanti aggiornamenti della normativa esistente.
Le LLGG entreranno in vigore a partire dal 7 giugno 2021 e riguardano tutti i soggetti, Pubblica Amministrazione e Privati.
In conformità al CAD, il Codice dell’Amministrazione Digitale, e più precisamente all’art.71, le Linee Guida AgID si pongono un duplice scopo.
In primo luogo, l’aggiornamento delle Regole Tecniche del CAD relative alla formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Ad oggi tali attività sono regolate da due DPCM:
- DPCM del 13.11.2014, regole tecniche per la gestione dei documenti informatici
- DPCM del 03.12.2013, regole tecniche per il sistema di conservazione
Alla loro entrata in vigore le presenti LLGG abrogheranno tali DPCM.
In secondo luogo, inoltre, le LLGG, sulla scorta del D.L. Semplificazioni, mirano a fornire un documento unico a cui attingere e nel pieno rispetto delle discipline dei Beni Culturali.
Le LLGG consistono di sei allegati:
- Glossario dei termini e degli acronimi
- Formati di file e riversamento
- Certificazione di processo
- Standard e specifiche tecniche
- Metadati
- Comunicazione tra AOO di Documenti Amministrativi Protocollati
Linee Guida AgID e gestione documentale
A partire dal capitolo 2 inizia la sezione delle Linee Guida AgID riferita alla gestione documentale. Il processo può essere suddiviso in 3 fasi: formazione, gestione e conservazione.
Per quanto concerne la formazione del documento informatico, tra le operazioni che garantiscono l’immodificabilità e l’integrità del documento, viene eliminata l“apposizione di una validazione temporale”. Vengono introdotti l’invio tramite un servizio elettronico di recapito certificato qualificato ai sensi del regolamento europeo 910/2014 (eIDAS) e del “sigillo elettronico qualificato”.
Il capitolo 2 prosegue analizzando e fornendo indicazioni sulla corretta formazione di copie e duplicati, dettagliando il processo di certificazione per la produzione della copia informatica di un documento analogico, certificazione alla quale viene dedicata l’allegato 3.
Questo passaggio è fondamentale per la corretta dematerializzazione degli archivi cartacei, a garanzia del mantenimento del valore giuridico, fiscale e civilistico dei documenti in una fase così delicata e definitiva.
I capitoli 2.4 e 2.5 si concentrano sulla formazione dei documenti amministrativi informatici, definizione con la quale si identificano i documenti formati dalla Pubblica Amministrazione.
Il capitolo 3 è invece riservato alla gestione dei documenti informatici nella PA, con particolare riferimento al Registro di protocollo e alle modalità di gestione dell’archivio informatico.
Il sistema di conservazione
Particolarmente interessante è il quarto capitolo, interamente dedicato alla conservazione dei documenti informatici.
Le Linee Guida AgID in primo luogo ribadiscono gli oggetti digitali che devono essere conservati, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie per garantirne le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità:
- i documenti informatici e i documenti amministrativi informatici con i metadati ad essi associati;
- le aggregazioni documentali informatiche (fascicoli e serie) con i metadati ad esse associati contenenti i riferimenti che univocamente identificano i singoli oggetti documentali che costituiscono le aggregazioni medesime, nel rispetto di quanto indicato per le Pubbliche Amministrazioni nell’articolo 67, comma 2, del DPR 445/2000 e art. 44, comma 1-bis, CAD;
- gli archivi informatici con i metadati associati.
Per quanto riguarda i ruoli del processo di conservazione, i privati potranno nominare un responsabile del servizio di conservazione esterno, a differenza di quanto consentito sino ad oggi. Ciò potrà accadere a patto che sia “ in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche, purché terzo rispetto al Conservatore al fine di garantire la funzione del Titolare dell’oggetto di conservazione rispetto al sistema di conservazione.”
Altri punti di interesse
- L’utilizzo dello standard UNI SInCRO, nella versione rilasciata quest’anno. Esso garantisce l’interoperabilità e l’importanza della scelta di formati idonei alla conservazione a lungo termine, così come individuati nell’allegato 2 (la numerosità degli allegati analizzati è aumentata notevolmente)
- L’importanza della corretta redazione del manuale di conservazione, attività che non può essere delegata all’esterno dell’azienda. Tale documento informatico deve contenere, tra gli altri, i dettagli sull’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi e il modello di funzionamento dell’azienda titolare dell’archivio oggetto di conservazione.
- In tema di sistema di gestione della sicurezza all’interno del processo di conservazione vengono citati i requisiti che devono essere posseduti dalle piattaforme di conservazione digitale.
Il capitolo si chiude con la selezione e scarto dei documenti informatici e delle aggregazioni documentali informatiche. Essi sono definiti dal Titolare dell’oggetto di conservazione, che genera l’elenco dei pacchetti di archiviazione contenenti i documenti destinati allo scarto.
Al termine delle operazioni, il Titolare dell’oggetto di conservazione notifica l’esito della procedura di scarto agli organi preposti alla tutela e al Ministero dell’Interno in caso di documenti o dati di carattere riservato.
Gli obiettivi delle Linee Guida AgID sono molteplici. In primo luogo, creare maggiore consapevolezza sull’importanza sia di considerare la vita del documento informatico in tutti i suoi aspetti, sia di avere sistemi di gestione coordinati tra loro.
Altro focus è il momento della formazione e dell’archiviazione (metadatazione), da non sottovalutare data la peculiare importanza di questa novità. Infine, l’esigenza di avere competenze diversificate o, quantomeno, di scegliere provider che le posseggano.
