Ecco cosa cambia con le nuove indicazioni dell’Agenzia delle Entrate sulla digitalizzazione delle note spese
La digitalizzazione sta trasformando profondamente il mondo delle aziende e delle loro pratiche contabili. Un aspetto cruciale di questa evoluzione è rappresentato dalla gestione e conservazione delle note spese.
In questo articolo vedremo cosa cambia con le nuove indicazioni dell’Agenzia delle Entrate sulla dematerializzazione delle note spese.
Si fa riferimento ai documenti che giustificano le spese sostenute dai dipendenti durante le trasferte di lavoro.
L’Agenzia delle Entrate ha fornito nuove indicazioni, chiarite nella risposta all’interpello n.142 del 24 giugno 2024, su come trattare i giustificativi di spesa. In particolare si fa riferimento ai servizi di trasporto tramite taxi, saldati utilizzando, di regola, la carta di credito aziendale.
È fondamentale che i documenti cartacei rispettino determinati requisiti e che la digitalizzazione delle note spese sia eseguita in conformità ai sensi del d.m. 17 giugno 2014.
Il primo requisito riguarda in particolare i documenti relativi ai servizi di trasporto, che qualora siano considerati “documenti originali non unici”, non necessitano di un pubblico ufficiale che attesti la conformità dell’originale delle copie informatiche.
L’altro requisito, sempre con lo stesso riferimento, parte dal fatto che la ricevuta rilasciata dal POS come pagamento con carta di credito, debito o prepagata che spesso viene considerata sufficiente per la registrazione contabile, potrebbe non essere adeguata per la deducibilità delle spese. La genericità dei dati riportati, come l’importo e la data del pagamento, non è sempre sufficiente a identificare la spesa in modo chiaro e dettagliato.
Per garantire la deducibilità del costo è necessario integrare la ricevuta del POS con un giustificativo di spesa rilasciato dal prestatore del servizio. Questo giustificativo deve contenere informazioni essenziali per assicurare una tracciabilità completa e conforme ai requisiti fiscali.
Entrambi i documenti sono documenti analogici originali ”non unici”, dato che è possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione.
