Come la digitalizzazione sta cambiando le strutture aziendali nell’epoca dello smart working
L’emergenza sanitaria dovuta al Covid-19 sta comportando importanti sacrifici non soltanto nella sfera privata ma anche per tutte le realtà aziendali. Le ripercussioni sono rilevanti, soprattutto nella riorganizzazione dei processi interni.
Una delle parole-chiave maggiormente sotto la luce dei riflettori in questi ultimi mesi è lo smart working, ossia il “lavoro agile” da remoto. Si tratta di una modalità di esecuzione del rapporto lavorativo già in voga da diverso tempo e regolamentata. Lo smart working può consentire benefici tanto al dipendente quanto al datore di lavoro, garantendo flessibilità e, al contempo, maggiore produttività.
Il lavoratore, infatti, può gestire in autonomia il proprio tempo e dedicarlo al raggiungimento degli obiettivi aziendali, senza essere più vincolato al canonico orario di ufficio. La conseguenza più immediata è la riduzione dello stress dovuto alla routine quotidiana, ma non sono da sottovalutare i vantaggi anche per le imprese. Basti pensare, ad esempio, alla riduzione dei costi di gestione o la possibilità di riorganizzazione degli spazi interni.
Tuttavia, lo smart working di per sé non riuscirebbe nel suo intento se non fosse coadiuvato da diversi fattori: le innovazioni normative, la ricerca della massima efficienza dei processi aziendali e l’apporto sostanziale dell’evoluzione tecnologica. Ad essi si aggiunge, necessariamente, il processo di digitalizzazione asservito alla digitalizzazione dei processi.
Digitalizzazione: lo strumento per rendere efficace lo smart working
La digital transformation è il motore che spinge le aziende ad eliminare il tradizionale supporto cartaceo, affidando alla digitalizzazione dei documenti il ruolo di driver dell’evoluzione dei processi organizzativi dai classici modelli di business.
È facile quindi intuire come essa sia intimamente connessa al concetto di smart working. Il dipendente, infatti, non può lavorare da remoto se dispone solamente di documenti cartacei, senza avere tutte le informazioni immediatamente disponibili, gestite e condivise in un’ottica di collaborative working.
La chiave di volta è la possibilità di disporre di documenti digitalizzati e archiviati su un’unica piattaforma, a cui il dipendente può accedere da remoto, ad esempio, dalla sua abitazione. In questo modo può lavorare senza dover perdere tempo per cercare le informazioni, che sono sempre organizzate, facilmente reperibili e consultabili. Sono proprio tutti i software di gestione documentale e workflow management che contribuiscono all’’automatizzazione e ottimizzazione dei processi interni. Favoriscono, infatti, una tipologia di lavoro indipendente dal luogo di svolgimento dello stesso e dall’origine digitale o analogica dei documenti impiegati.
Le potenzialità, per certi versi, sono ancora inesplorate. Basti pensare alla possibilità di automatizzare processi decisionali e operativi ancora oggi legati ai documenti cartacei, con quel che ne consegue in termini di decision making. Grazie ad un organico processo di digitalizzazione, all’interno delle aziende si può consentire ai dipendenti una modalità di lavoro sempre più “smart”, nella piena accezione del termine.
La proposta Indicom di digitalizzazione
Indicom, realtà specializzata in soluzioni digitali e servizi in outsourcing, offre la possibilità di sfruttare i benefici della digitalizzazione per rispondere alle esigenze delle imprese.
Nell’ottica della digital transformation, infatti, si inserisce il servizio di dematerializzazione dei documenti cartacei. Una volta ricevuti, essi vengono presi in carico, preparati e scansionati dalle risorse Indicom per generare le rispettive immagini in formato PDF. I documenti elettronici così ottenuti vengono controllati, normalizzati e indicizzati, attraverso l’associazione dei file inviati dal Cliente con le immagini acquisite grazie alla scansione.
Allo stesso modo, Indicom è in grado di occuparsi della gestione di documenti nativi informatici, favorendone la produzione nel pieno rispetto delle regole tecniche previste per i documenti informatici.
Ma come continuare a garantire una lavorazione efficace sui documenti?
A tale domanda rispondiamo proponendo l’impiego di un Enterprise Content Management System (ECM). Il servizio permette la fruizione, gestione e archiviazione dei documenti digitalizzati su una piattaforma centralizzata, in cui le informazioni sono facilmente reperibili e consultabili .
Infine, sempre nell’ottica dell’eliminazione dei supporti cartacei e del lavoro in mobilità, sempre più importanza assume lo strumento della firma elettronica. Si tratta di una serie di dati in forma elettronica allegati ad un documento che garantiscono la connessione univoca al firmatario.
Questo strumento, a cui siamo abituati e che si declina in diverse possibilità, consente di sottoscrivere elettronicamente svariate tipologie di documenti utilizzando, ad esempio, una firma digitale che possiede lo stesso valore legale di quella autografa. I vantaggi non sono indifferenti, in termini di velocità, semplicità di utilizzo e sicurezza.
Una nuova sfida per le aziende
Oltre allo smart working, in questo particolare periodo storico è nata un’ulteriore sfida: la riorganizzazione degli spazi aziendali.
Le disposizioni del Governo italiano, infatti, hanno previsto diverse misure per consentire il rientro delle risorse in sicurezza negli uffici. La problematica al riguardo ruota attorno all’effettiva ottimizzazione dei luoghi di lavoro. Spesso non sono adeguatamente organizzati per rispettare le misure introdotte per la salute dei lavoratori. Come guadagnare spazio vitale per la creazione di nuove postazioni per i dipendenti?
Uno dei principali tasti dolenti per le imprese è l’eccessiva presenza di materiale cartaceo negli spazi aziendali. Un ostacolo al rientro in sicurezza delle risorse ma non per questo insormontabile.
Il servizio di archiviazione dei documenti cartacei risponde all’esigenza di eliminare la carta dagli uffici. Indicom può coprire tutte le fasi: la presa in carico della documentazione da parte dei nostri esperti archivisti, la mappatura e censimento, lo stoccaggio, la gestione delle richieste di consultazione e l’eventuale macero.
L’archiviazione, l’ECM e le soluzioni di firma elettronica sono solo alcuni tra i servizi di Indicom che consentono alle aziende la completa dematerializzazione dei documenti cartacei.
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