Obbligo di 10 anni per la chiusura giornaliera dei registratori di cassa
Con l’adozione dei registratori di cassa telematici, l’obbligo di trasmettere i dati dei corrispettivi giornalieri all’Agenzia delle Entrate è diventato una pratica consolidata per le imprese. Tuttavia, un aspetto importante che spesso crea confusione riguarda la conservazione degli scontrini di chiusura giornaliera, in particolare per quanto riguarda la durata e l’obbligo di tenere la documentazione originale.
L’obbligo di conservazione
La conservazione degli scontrini di chiusura giornaliera è obbligatoria e deve essere effettuata per un periodo di 10 anni. Anche se i registratori telematici trasmettono i dati in tempo reale all’Agenzia delle Entrate, questo non esonera il contribuente dall’obbligo di conservare la documentazione originale, che resta fondamentale per eventuali controlli o contestazioni future.
La memorizzazione dei dati avviene in memorie permanenti e inalterabili, direttamente durante le operazioni di vendita. In particolare, vengono utilizzati due tipi di memorie:
1. Memoria di dettaglio (Dispositivo-Giornale di Fondo Elettronico – DGFE):
Questa memoria registra in modo analitico tutte le operazioni effettuate, compreso il dettaglio delle trasmissioni al sistema dell’Agenzia delle Entrate. È la prova digitale di ogni singola vendita, necessaria per garantire la veridicità dei corrispettivi dichiarati.
2. Memoria di riepilogo:
Contiene i dati di totalizzazione dei corrispettivi, consentendo di accumulare progressivamente gli importi delle singole chiusure giornaliere. Include anche i totali giornalieri e le operazioni di correzione o rettifica, nonché il conteggio dei documenti emessi.
Normativa di riferimento
Secondo quanto stabilito dal Codice Civile (articolo 2220), le memorie, una volta esaurite o sostituite, devono essere conservate per 10 anni. Inoltre, come previsto dal DPR 633/1972 (art. 39, comma 3) e dal DPR 600/1973 (art. 22), le scritture contabili, comprese le chiusure giornaliere, devono essere conservate fino a quando non siano definitivi gli accertamenti relativi al periodo d’imposta cui si riferiscono. Questo significa che, in alcuni casi, la documentazione può essere conservata oltre i 10 anni previsti dal Codice Civile.
Il ruolo della trasmissione telematica
Nonostante la trasmissione telematica dei corrispettivi giornalieri all’Agenzia delle Entrate, questa non solleva il contribuente dall’obbligo di conservare i documenti originali. La trasmissione telematica facilita il controllo, ma la documentazione cartacea o digitale originale è ancora necessaria per garantire la trasparenza e per consentire una corretta difesa in caso di contestazioni o accertamenti fiscali.
