Approfondiamo nel nostro articolo tutti gli aspetti che legano processi amministrativi e BPO

Esistono diversi aspetti che legano processi amministrativi e BPO.

Innanzitutto, i processi aziendali si distinguono in processi operativi e processi amministrativi.

I PROCESSI OPERATIVI sono strettamente legati al business dell’organizzazione e riguardano direttamente la creazione dei prodotti e dei servizi.

I PROCESSI AMMINISTRATIVI supportano i processi operativi presidiandoli in modo da renderli più efficaci e più efficienti.

In generale i processi sono l’insieme delle attività che permettono di scomporre l’organizzazione aziendale in fasi distinte alimentate da input e generatrici di un output.

Lo studio di un’azienda per processi è inoltre il fondamento del sistema di gestione qualità secondo la norma ISO9001, volta a migliorare le performance di soddisfazione del cliente.

Per il corretto funzionamento dei processi aziendali occorre innanzitutto determinare gli input richiesti e gli output attesi ad ogni fase. Poi si passa alla definizione della sequenza e dell’interazione dei processi lungo tutto il flusso aziendale.

I macro-processi aziendali

Lo studio dei processi deve avere la caratteristica della continuità, per cui è importante creare degli strumenti di misurazione delle performance (KPI) a garanzia del corretto funzionamento rispetto di requisiti definiti ed agli obiettivi attesi.

Ogni processo si compone di risorse tecniche, economiche ed umane per il funzionamento, con la chiara attribuzione delle responsabilità e delle competenze necessarie.

I processi implicano il continuo monitoraggio delle attività e la raccolta dei dati, con un intervento costante per il miglioramento al verificarsi degli scostamenti.

In ogni organizzazione aziendale si possono individuare alcuni macro-processi che sono più o meno strutturati a seconda della dimensione dell’azienda.

• Ciclo Passivo
• Ciclo Attivo
• Contabilità generale

Il ciclo generale aziendale parte quindi dal flusso passivo che si occupa dell’approvvigionamento dei fattori produttivi, i quali sono trasformati in prodotti e servizi che attraverso il ciclo attivo sono destinati alla vendita.

Gli acquisti e le vendite determinano i movimenti finanziari rispettivamente di pagamenti e di incassi che chiudono il ciclo e sono rilevati in contabilità generale.

I processi amministrativi detti anche “processi di supporto” sono di fatto gli organi vitali di un’azienda.

La corretta implementazione ed il buon funzionamento anche di tali processi è essenziale perché l’azienda possa vivere e perseguire le proprie finalità. Si tratta di una parte fondamentale per il successo aziendale.

I processi amministrativi generalmente hanno come destinatari i soggetti interni aziendali; quindi, sono necessari per la conseguente realizzazione dei processi operativi.

Processi amministrativi e BPO: la gestione in outsourcing

Il BPO dei processi amministrativi è l’evoluzione della ricerca dell’efficientamento nella gestione dei processi aziendali che può perseguirsi quindi con la gestione degli stessi all’esterno dell’azienda.

Non tutti i processi aziendali hanno un collegamento diretto ed immediato con il raggiungimento del risultato aziendale che è generalmente il fine ultimo per il quale si costituisce un’impresa.

Tuttavia, vi sono dei processi di gestione aziendale comuni a tutte le aziende che, seppur esercitati in maniera più o meno differente partono dal medesimo input di dati e producono il medesimo output come richiesto da normative specifiche civilistiche e fiscali.

Dati i diffusi cambiamenti normativi di ordine generale, ma anche collegati alle specificità del settore, essi sono vissuti come un appesantimento e talvolta come un ostacolo rispetto allo sviluppo del business.

In generale il BPO nasce dalla necessità delle aziende di liberarsi di queste attività spesso qualificate come “time consuming” e definite come “a basso valore aggiunto”, ma necessarie perché richieste dalle norme o da esigenze di organizzazione e gestione aziendale. Ma di fatto il “basso valore aggiunto” è percepito come tale solo perché non si vede un immediato collegamento con il perseguimento del risultato aziendale. Si tratta infatti di mansioni che comportano comunque l’impiego di risorse specializzate, tecnologie ed infrastrutture specifiche.

BPO e smart working

Il BPO ha trovato la sua massima espansione nel periodo della pandemia, quando le imprese hanno potuto beneficiare concretamente dei vantaggi conseguenti allo “smart working”:

• Sono migliorate le digital skills dei dipendenti (71%)*;
• Sono stati accantonati i pregiudizi sul lavoro agile (65%);
• Sono stati ripensati i processi aziendali (59%);
• È aumentata la consapevolezza sulla capacità di resilienza della propria organizzazione (60%)

“Dati osservatorio smart working del Politecnico di Milano”

Questo scenario ha maturato nelle aziende l’interesse e quindi l’apprezzamento dei vantaggi che scaturiscono dall’esternalizzazione della gestione dei processi amministrativi aziendali.