Per un’azienda la scelta del fornitore per la gestione delle PEC non è sempre facile. Come fare ad individuare quello giusto?
La gestione delle PEC è, al giorno d’oggi, uno dei punti critici per la vita delle imprese. La quantità di documenti inviati attraverso i messaggi di posta elettronica certificata su base giornaliera ha raggiunto livelli significanti.
L’importanza crescente della PEC nei contesti aziendali ha contribuito ad alcune riflessioni in merito.
Nella fattispecie, il confronto tra gestione interna ed esterna ha evidenziato le principali criticità ed esigenze delle aziende. Tuttavia, per una realtà che decide di affidarsi all’outsourcing per la ricerca della piattaforma per la gestione delle PEC non è immediato trovare il fornitore giusto. Come individuare quello più adatto?
Una soluzione tecnologica adeguata
Il primo step nella ricerca del fornitore per la gestione delle PEC riguarda la soluzione tecnologica proposta. In un’epoca fortemente contrassegnata dalla digital transformation diventa importante per un’azienda disporre di uno strumento valido ed efficace.
La risposta a tale esigenza arriva dall’adozione di un portale per la gestione delle PEC con alcune caratteristiche ben precise. Esso deve essere in grado, infatti, di centralizzare ed organizzare tutti i messaggi di posta elettronica certificata in un unico archivio.
Con una gestione centralizzata di tutte le caselle PEC è possibile effettuare operazioni simultanee su più caselle. Senza contare, che si facilitano gli utenti nelle operazioni di ricerca e consultazione. Infine, grazie al portale, si supererebbero i limiti di capacità delle caselle tradizionali, con conseguenze non indifferenti sull’operatività. Basti pensare, ad esempio, ai tempi lunghi dedicati alle ricerche di PEC che non sono in un archivio in linea. O, ancora, alle operazioni di svuotamento delle caselle, con il rischio sempre molto presente di accidentale eliminazione di messaggi.
Con la soluzione tecnologica adeguata proposta dal fornitore si semplificano quindi le attività quotidiane delle risorse aziendali, con vantaggi pratici in termini di operatività.
Gestione delle PEC e Conservazione Digitale a Norma
Le PEC sono un documento informatico. In quanto tale, i messaggi devono essere avviati ad un processo di conservazione digitale a norma.
La conservazione consente di assicurare nel tempo la piena validità legale ad un documento informatico. A quest’ultimo essa conferisce un’efficacia giuridica pari a quella di un tradizionale documento cartaceo.
La conservazione consente di assicurare nel tempo la piena validità legale ad un documento informatico.
Tuttavia, nonostante quanto sia esplicita la normativa in materia, spesso le aziende vedono la conservazione digitale a norma come un obbligo per i soli documenti fiscalmente rilevanti. Il risultato è l’adozione di metodi di archiviazione non conformi, come il semplice mantenimento dei messaggi di posta sul proprio PC o sui server aziendali.
Nella scelta del giusto provider è bene quindi considerare anche l’offerta del servizio di conservazione digitale a norma.
Una proposta completa
Quale sarebbe, quindi, la soluzione ideale da considerare durante il processo di selezione del fornitore adatto? Una proposta completa, che permetta di coniugare il know-how tecnologico, le risposte alle principali criticità nella gestione delle PEC e la conservazione digitale a norma.
Indicom, ad esempio, ha sviluppato un servizio di gestione delle PEC a 360°. In primo luogo, grazie ad un apposito Portale, la soluzione Indicom permette la centralizzazione dei messaggi in un unico archivio, secondo logiche operative predefinite. Le caratteristiche del Portale rispondono alle principali esigenze delle aziende e permettono di velocizzare ed ottimizzare l’operatività delle risorse.
La proposta di Indicom, Conservatore Accreditato AgID, permette inoltre di automatizzare sia le regole di archiviazione e/o cancellazione sia le operazioni di versamento dei messaggi PEC in un sistema di conservazione digitale a norma.
In questo modo, una volta completato tale processo, gli utenti possono cancellare le e-mail arrivate e liberare la memoria del sistema.
Grazie all’esperienza acquisita negli anni, oggi Indicom è in grado di offrire una proposta affidabile e completa di gestione delle PEC che supera le tradizionali criticità e permette una migliore digitalizzazione dei processi di un’azienda.
