Una guida chiara e completa alle nuove disposizioni introdotte dal Wachstumchancegesetz e alla gestione delle fatture elettroniche.
A partire dal 1° gennaio 2025, la Germania compie un ulteriore passo verso la digitalizzazione fiscale con l’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica B2B per le aziende con sede legale o rappresentanza fiscale nel paese. Questo processo, già obbligatorio per le Pubbliche Amministrazioni dal novembre 2022, sarà gradualmente esteso a tutte le transazioni B2B entro il 2028, secondo quanto stabilito dal Wachstumchancegesetz del 27 marzo 2024 (BGBl 2024 I Nr. 108). Ecco una panoramica delle principali scadenze e requisiti.
Scadenze chiave per la fatturazione elettronica in Germania
1. 1° gennaio 2025: le aziende dovranno essere pronte a ricevere fatture in formato elettronico conforme agli standard europei.
2. 1° gennaio 2027: obbligo di emissione di fatture elettroniche per le transazioni B2B tra imprese con un fatturato annuo superiore a 800.000 €.
3. 1° gennaio 2028: obbligo esteso a tutte le transazioni B2B, incluse emissione e trasmissione delle fatture elettroniche.
Il nuovo concetto di fatturazione elettronica
Dal 2025, il termine “fattura elettronica” sarà ridefinito dalla legge tedesca sull’IVA (§ 14 cpv. 1 UStG). Una fattura elettronica dovrà essere emessa, trasmessa e ricevuta in formato strutturato, garantendo l’elaborazione elettronica dei dati. Lo standard di riferimento è l’EN 16931, in linea con la direttiva europea 2014/55/UE.
Saranno accettati formati come:
– XRechnung e ZUGFerRD (nazionali);
– UBL ISO/IEC 19845:2015;
– Cross Industry Invoice XML UN/CEFACT.
L’emittente e il destinatario potranno concordare l’uso di altri formati strutturati, purché interoperabili con EN 16931. Formati non conformi, come i semplici PDF, saranno considerati non validi ai fini IVA.
Fatturazione elettronica in Germania: canali di trasmissione e ricezione
La normativa consente libertà nella scelta dei canali di trasmissione delle fatture elettroniche, tra cui:
– email (non serve una casella dedicata);
– interfacce elettroniche;
– spazi di archiviazione condivisi;
– download tramite portali web.
Anche l’utilizzo di fornitori esterni per la creazione o trasmissione è consentito, purché vengano rispettati gli standard formali. Tuttavia, un destinatario che non accetta la fattura elettronica o non dispone delle capacità tecniche non può pretendere un formato alternativo.
Conservazione delle fatture: regole e durata
Le fatture elettroniche devono essere conservate nella loro forma originale, garantendone l’immutabilità e la leggibilità automatizzata per eventuali controlli fiscali. I riferimenti normativi principali sono:
– Articolo 257 Codice Commerciale (HGB): conservazione minima di 10 anni a partire dalla fine dell’anno civile del bilancio.
– Articolo 147 Codice Tributario (AO): stesso periodo, con estensioni in caso di accertamenti fiscali.
È possibile conservare i documenti all’estero, purché in uno Stato membro UE e previo rispetto delle condizioni previste dagli articoli 142 AO e 14b UStG. L’accesso remoto per le autorità fiscali deve essere garantito.
Requisiti di autenticità, integrità e leggibilità
Le fatture elettroniche devono soddisfare i criteri di:
1. Autenticità: assicurata tramite procedure interne, firme elettroniche qualificate o scambi EDI.
2. Integrità: il contenuto della fattura deve rimanere invariato durante l’intero processo.
3. Leggibilità: deve essere garantita la leggibilità meccanica, senza obbligo di creare un documento leggibile dall’uomo.
Sanzioni e obblighi
Il mancato rispetto delle norme sulla conservazione o l’emissione delle fatture può portare a sanzioni amministrative, con multe fino a 5.000 €. Inoltre, eventuali controversie sul formato delle fatture possono essere risolte in sede civile.
Conclusione
Con il nuovo obbligo di fatturazione elettronica, la Germania punta a semplificare i processi amministrativi e a migliorare la trasparenza fiscale. Le aziende devono prepararsi adeguatamente, adottando sistemi compatibili e garantendo la corretta conservazione dei documenti per evitare sanzioni e problematiche operative.
