A seguito del nostro ultimo webinar “Fatturazione elettronica tra privati: ultime novità e processi”, riportiamo tutte le vostre domande con le risposte della nostra Digital Compliance Expert Giancarla Porro.

Il tracciato XML della fatturazione elettronica a privati è lo stesso previsto per le fatture PA?

Il formato previsto per la fattura elettronica B2B è l’XML 1.2.1, oggi in uso anche per la Pubblica Amministrazione; rispetto al tracciato XML della fattura PA ci sono differenze che riguardano principalmente la corretta individuazione del destinatario.

Coloro che sono già in possesso di autorizzazione all’assolvimento del bollo virtuale sulle fatture cartacee, dovranno richiedere una nuova autorizzazione per l’assolvimento dell’imposta di bollo virtuale sulle fatture elettroniche che andranno ad emettere dal 2019?

E’ importante non confondere l’assolvimento virtuale con l’assolvimento telematico. Il primo prevede una richiesta di autorizzazione all’Agenzia delle Entrate, la quale fornisce un numero che deve essere indicato in fattura. Questa modalità – tuttavia – può essere applicata esclusivamente ai documenti cartacei, analogici.

A partire dal 2014 il decreto del 17 giugno, all’art. 6, ha chiarito che per tutti i documenti informatici aventi rilevanza fiscale, l’unica modalità possibile per assolvere l’imposta di bollo è quella telematica, attraverso la compilazione e la presentazione di un modello F24 entro il quarto mese dalla chiusura dell’esercizio fiscale. Per maggiori approfondimenti leggi: Fattura elettronica tra privati: il pagamento dell’imposta di bollo.

Qualora mittente e trasmittente siano lo stesso soggetto, l’informazione deve comunque essere presente in fattura?

Si, certo, perché il trasmittente è il canale censito dal Sistema di Interscambio e quindi ha una valenza diversa da quella dell’emittente o del ricevente stesso. I loro dati compaiono in due distinte sezioni della fattura XML.

Qualora si invii al Sistema di Interscambio la fattura elettronica estera, è possibile non fare lo Spesometro?

Sì, perché è quello l’obiettivo: produrre una fattura XML formato Sogei anche per i clienti esteri per evitare così di dovere produrre quello che oggi conosciamo come Spesometro.

Questo vale anche per gli acquisti di merce intra-CEE senza bolla doganale?

No, la possibilità di emettere fattura verso un soggetto estero riguarda solo le fatture attive. Per le fatture passive prive di bolla doganale i dati devono essere comunicati attraverso il c.d. Spesometro.

L’obbligo di fatturazione elettronica per i carburanti è stata prorogata da luglio a gennaio 2019?

No, ad oggi non è stata prorogata. È stato prorogato solo l’obbligo per i distributori alla pompa di inviare i corrispettivi, mentre viene mantenuto l’obbligo di trasmissione telematica degli stessi per gli impianti ad alta automazione. Al momento non risultano proroghe nemmeno per la scheda carburante.

Dal 2019, nel documento rilasciato al cliente privato è corretto indicare che si tratta di una “copia conforme della fattura” (dal momento che solo la fattura nel formato XML è considerata documento originale)?

Si, è corretto.

Che fine farà il messaggio INVOICE EDI?

L’Agenzia delle Entrate si è espressa favorevolmente sul mantenimento delle transazioni EDI, utile ai soli fini contabili. Il flusso EDI non ha valenza fiscale, quindi posso continuare a ricevere le mie transazioni attraverso un flusso EDI, procedere alla contabilizzazione ma, ricevendo anche l’XML, che è l’unico documento fiscalmente rilevante, dovrò assicurarmi della quadratura tra queste due informazioni perché qualsiasi valore difforme comporterà l’annullamento del flusso EDI nella parte interessata, lo storno della fattura elettronica XML, l’emissione di un nuovo flusso EDI e di un nuovo documento fattura XML.

Come potranno adattarsi le micro imprese a questo cambiamento imposto dalla fatturazione elettronica obbligatoria?

Probabilmente è più semplice di quello che può sembrare, non c’è motivo di temere le complicazioni quando ci si può rivolgere a professionisti che si occupano specificatamente di fatturazione elettronica. 

Il suggerimento è di cogliere questa occasione come un’opportunità di crescita digitale per la propria attività. 

Fattura Facile propone diverse soluzioni, in relazione alle diverse esigenze di piccole e grandi imprese, professionisti e studi di commercialisti. Scopri i nostri listini.

La numerazione delle fatture passive dovrà essere consecutiva come per quelle attive?

Certo, le fatture attive vengono emesse con numerazione progressiva mentre le fatture passive vengono registrate in ordine cronologico e assumono un protocollo Iva che deve essere registrato e non deve contenere buchi di numerazione. Si ricorda che la protocollazione delle fatture passive rimane, al momento, un obbligo di legge.

È obbligatorio conservare a norma tutte le fatture elettroniche, sia attive che passive?

Sì. Con Fattura Facile, la conservazione digitale a norma dei documenti è inclusa in ogni pacchetto.

È conveniente per le aziende tenere dei sezionali IVA separati in funzione delle fatture che continueranno ad arrivare in formato cartaceo?

L’obbligo di fatturazione elettronica tra privati deve essere colto come l’occasione per dematerializzare tutte le fatture. Il termine di conservazione scade entro il 3° mese dal termine ultimo per l’invio della dichiarazione dei redditi; questo significa che, in presenza di un anno fiscale coincidente con l’anno solare, le fatture emesse nel 2018 dovranno essere conservate al massimo entro dicembre 2019.

Questo significa che l’azienda ha tutto il tempo per attivare un processo di conservazione che comprenda anche le fatture cartacee.

Perciò, per le imprese che vorranno andare in questa direzione, non sarà obbligatorio separare i sezionali.

Per contro, se l’azienda vorrà mantenere fatture in formato cartaceo – ad esempio quelle ricevute da soggetti esteri – allora dovrà istituire un sezionale dedicato, stampare le fatture e conservarle in forma cartacea (non in PDF sui Personal computer perché questa non è una corretta modalità di conservazione, come chiarito dall’Agenzia delle Entrate).

Nel caso in cui la fattura attiva venga scartata, è possibile mantenere gli stessi riferimenti del documento originale (numero documento e data emissione)?

Dipende da quanto tempo è passato da quando la fattura è stata emessa a quando è stata scartata. Ricordiamoci che le regole diventano trasparenti: il momento di trasmissione al SdI identifica il momento di emissione della fattura e deve quindi coincidere con la data posta sulla fattura. C’è una tolleranza non dichiarata di uno o massimo due giorni, dipende anche da come si comporta il vostro sistema contabile.

La fattura estera emessa in divisa (dollari) deve essere convertita in euro per trasmetterla?

Non è necessario perché il tracciato XML accetta tutte le valute.

Lo Spesometro continuerà ad esistere per le fatture cartacee?

Lo Spesometro, in quanto tale, cesserà di esistere. Ma lo stesso tracciato sarà utilizzato per comunicare, con cadenza mensile, i dati di tutte le fatture che non passano dal SdI.

Come gestire la fatturazione elettronica tra privati per clienti RIBA e ritenute d’acconto?

Per RIBA e ritenute d’acconto esiste la sezione dedicata all’interno dell’XML.

È necessario comunicare la fattura al Sistema di Interscambio il giorno della sua stessa emissione?

Si, è corretto.

È necessario conservare tutta la PEC oppure soltanto i messaggi rilevanti?

Qui prevale un discorso di buon senso. Il Codice Civile impone la conservazione della corrispondenza; va da sé che se ricevo sulla PEC un curriculum di qualcuno che sta proponendo una sua candidatura, questo messaggio non ha una grande rilevanza quindi posso evitare di versarlo in un sistema di conservazione.

Tuttavia, se si tratta di comunicazioni rilevanti per l’attività dell’organizzazione, allora il messaggio PEC, completo di ricevuta di consegna completa, dovrà essere versato in un sistema di conservazione a norma

È possibile inserire degli “Allegati” (es. DDT) alla fattura in formato XML prima della sua conservazione?

No, è possibile allegare un documento all’interno dell’XML contestualmente alla sua formazione; una volta che l’XML è formato non è più possibile inserire nulla.

Come gestire una fatturazione che prevede proforma e poi fattura quietanzata?

Premesso che l’emissione della fattura è unica, in questi casi bisogna utilizzare i tipi documento messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate ed elencati nelle specifiche tecniche di compilazione che si trovano all’indirizzo fatturapa.gov.it.

E’ possibile produrre una fattura “proforma” cartacea e, successivamente, produrre la fattura valida ai fini fiscali in formato XML. La data della fattura XML non potrà essere quella della fattura pro-forma, a meno che l’XML non venga prodotto nello stesso giorno

Cosa consegnare ad un cliente privato che chiede la fattura su codice fiscale per una riparazione da presentare all’assicurazione: il file XML su una chiavetta?

No, è possibile tranquillamente consegnargli la fattura cartacea come si fa adesso. L’importante è che il fornitore produca e trasmetta al SdI la fattura in formato XML.

Qual è la procedura prevista per un cliente estero?

Per un cliente estero la comunicazione dei dati fattura può essere effettuata attraverso l’invio dello “Spesometro” oppure producendo lo stesso file XML fattura che viene prodotto per i propri clienti italiani, valorizzando il campo codice destinatario con XXXXXXX.

Anche gli XML del fornitore devono essere sottoposti ad archiviazione sostitutiva?

Si, l’archiviazione digitale è obbligatoria per tutti i documenti informatici.

Per l’obbligo di fatturazione elettronica previsto per la filiera dei sub-appaltatori, è necessario che la figura di sub-appaltatore sia specificato nel contratto?

Si.

È ancora ammessa la conservazione cartacea su tutte le fatture e non solo sulle fatture estere oppure diventa obbligatoria la conservazione elettronica?

Per le fatture elettroniche la conservazione può essere solo digitale a norma.

Il servizio di Archiviazione Sostitutiva messo a disposizione dalle Agenzia delle Entrate vale sia per XML inviati che per quelli ricevute?

Il Servizio deve essere esplicitamente attivato e vale solo per le fatture che transitano dal SdI.

Il benzinaio può emettere fattura elettronica già da ora, senza aspettare il 1° gennaio 2019?

Sì, come chiarito dall’Agenzia delle Entrate lo scorso 27 settembre, il benzinaio può emettere fattura elettronica fin da subito.

Un soggetto estero può ricevere la fattura elettronica in formato Sogei?

Sì, se ha un indirizzo PEC Italiano o attiva un codice destinatario SdI (direttamente o avvalendosi di un provider già accreditato come Indicom)