Il processo di fatturazione elettronica prevede che la fattura emessa, una volta inviata al Sistema di Interscambio, venga inoltrata da quest’ultimo al destinatario finale. Può accadere tuttavia che la fattura non superi i controlli del SdI e, conseguentemente, non venga inviata al destinatario. Cosa fare in caso di fattura elettronica scartata?

Ogni volta che il Sistema di Interscambio riceve un file di fattura elettronica o un lotto di fatture elettroniche, provvede ad effettuare una serie di controlli formali sui documenti ricevuti (Provv. n. 89757/2018). Come sappiamo, qualora i controlli abbiano avuto un esito positivo, il Sistema di Interscambio invia una notifica. Si tratta della ricevuta di consegna (RC), entro 5 giorni dalla ricezione dell’XML e che certifica la corretta emissione della fattura elettronica.

Può tuttavia accadere che i controlli non vengano superati; il codice destinatario potrebbe essere inesistente o la produzione della fattura elettronica potrebbe non rispettare il formato XML 1.2.1 richiesto. O, ancora, il file potrebbe essere privo di un campo obbligatorio o contenere dati fiscali scorretti. I motivi possono essere molteplici, ma la conseguenza resta una: una fattura elettronica scartata perché formalmente scorretta. Il soggetto trasmittente riceverà quindi – sempre entro 5 giorni – una notifica di scarto (NS) da parte del Sistema di Interscambio.

Fattura elettronica scartata: i controlli del Sistema di Interscambio

Prima di focalizzarsi sul come procedere in caso di fattura elettronica scartata, vale la pena soffermarsi sui controlli che il Sistema di Interscambio effettua sulle fatture elettroniche ricevute.  Questi hanno l’obiettivo di verificare la correttezza del file ricevuto e sono elencati nell’Appendice dell’Allegato A al Provvedimento 89757/2018:

• nomenclatura ed unicità del file. Avviene lo scarto della fattura in caso in cui il nome del file sia non valido (codice: 00001) o duplicato (codice: 00002).
• dimensioni del file: il file non può superare le dimensioni ammesse (codice: 00003).
• integrità del documento, se firmato digitalmente: la fattura elettronica ricevuta non deve aver subito modifiche successivamente all’apposizione della firma; se il file non risulta integro, avviene lo scarto della fattura per firma non valida (codice: 00102).
• autenticità del certificato di firma, se presente: il Sistema di Interscambio verifica la validità del certificato di firma; avviene lo scarto della fattura elettronica nei casi in cui il certificato risulti scaduto (codice: 00100), revocato (codice: 00101), non affidabile in base a quanto indicato dalle Certifications Authorities (codice: 00104) o non valido (codice: 00107).
• conformità del formato della fattura: il contenuto del file deve essere rappresentato secondo le regole definite nelle specifiche tecniche del provvedimento 897575/2018. Lo scarto della fattura avviene se – in caso di firma elettronica qualificata – la firma digitale apposta manchi del riferimento temporale (codice: 00103) o se il riferimento temporale della firma digitale apposta non sia coerente (codice: 00105). Ancora, se il file/l’archivio è vuoto o corrotto (codice: 00106), se il file non è conforme al formato (codice: 00200) o se vengono riscontrati più di 50 errori di formato (codice: 002001).
• coerenza del contenuto degli elementi informativi per come previsto dalle regole tecniche; in caso di mancato rispetto di dette regole, avviene lo scarto della fattura (rimandiamo all’Allegato A per l’elenco completo dei codici e riferimenti).

Ulteriori controlli

• validità del contenuto: il Sistema di Interscambio deve accertarsi che i dati necessari al corretto inoltro della fattura al destinatario siano presenti e validi e e prevenire situazioni di dati errati e/o non elaborabili. Si verifica quindi l’esistenza del codice destinatario se diverso dal valore di default (“0000000”), la registrazione della partita IVA del cessionario/committente, la validità dei codici fiscali e delle partite IVA. Laddove anche uno solo di questi controlli non dovesse essere superato, avviene il rifiuto del documento; per i codici e descrizioni rimandiamo all’allegato.
• unicità della fattura: per impedire l’inoltro di una fattura già trasmessa, il Sistema di Interscambio effettua verifiche su alcuni dati. Quelli relativi all’identificativo del cedente/prestatore, l’anno della data di emissione della fattura e il numero della stessa non devono coincidere con quelli di una fattura precedentemente trasmessa. Inoltre, in merito ad essa non deve essere stata inviata al soggetto trasmittente una ricevuta di scarto. In caso contrario, avviene il rifiuto del documento per fattura duplicata (codice: 00404) o fattura duplicata nel lotto (codice: 00409). Fatto salvo il caso in cui il file trasmesso sia una nota di credito (TipoDocumento = TD04 per le fatture ordinarie o TD08 per le fatture semplificate). In questo caso la verifica tiene conto anche della tipologia di documento; è quindi ammessa la presenza di due documenti aventi gli stessi dati sopra indicati. L’importante è che uno dei due sia di tipo TD04 per le fatture ordinarie o TD08 per le fatture semplificate.
• recapitabilità della fattura

Notifica di scarto: cosa fare?

Qualunque sia il motivo dello scarto, ricordiamo che una fattura scartata deve considerarsi come non emessa. Come procedere in questi casi?

Per rispondere, riprendiamo la Circolare n. 13/E/2018 dell’Agenzia delle Entrate che fornisce una risposta più che esauriente al riguardo. Al punto 1.6 Modalità di inoltro di una fattura scartata indica infatti tre differenti possibilità per procedere.

La prima opzione, considerata preferibile dalla stessa Agenzia delle Entrate è quella di procedere, entro i 5 giorni dalla ricezione della notifica di scarto, ad un nuovo invio della fattura al Sistema di Interscambio mantenendo la data e il numero del documento originario scartato.

Può tuttavia accadere che questa prima opzione, pur preferibile, non possa essere perseguita. In questi casi l’Agenzia delle Entrate offre altre due possibilità, alternative tra loro.

Partiamo dalla prima. Questa prevede l’emissione da parte del contribuente di una nuova fattura. Essa deve avere un nuovo numero e data coerenti con gli altri documenti emessi nel tempo trascorso dal primo inoltro al Sistema di Interscambio. Dovrà inoltre risultare evidente il collegamento alla fattura scartata.

La seconda opzione, come quella precedente, richiede comunque l’emissione da parte del contribuente di una nuova fattura, ma “ricorrendo ad una specifica numerazione che, nel rispetto della sua progressività, faccia emergere che si tratta di un documento rettificativo del precedente, variamente viziato e scartato dal Sistema di interscambio”. In questo caso dunque la fattura riceverà una numerazione dedicata, che palesi il legame con la fattura scartata. In questo modo, diventa quindi evidente che si tratti di una rettifica a seguito dello scarto di fattura.