La fattura elettronica comporta possibili complicazioni sul lato attivo e molte opportunità lato passivo. Come gestire le prime e sfruttare le seconde? 

L’obbligo di fatturazione elettronica tra soggetti privati, previsto per il prossimo gennaio 2019, ha senza alcun dubbio caratterizzato l’intero 2018. Al giorno d’oggi, infatti, produrre, inviare e ricevere una fattura elettronica non è più un terreno inesplorato per le imprese.

Eppure, ci sono alcuni aspetti che sono stati finora poco considerati. In parte si tratta di attività lato attivo, considerate facoltative ma origine di possibili complicazioni se non gestite a dovere. In parte, invece, lato passivo, le quali rappresentano invece delle vere e proprie opportunità da sfruttare.

Le sfide lato attivo

Lato attivo, una scelta da non sottovalutare è la compilazione o meno dei campi <CodiceDestinatario> o <PECDestinatario>. Il recupero di queste informazioni è chiaramente un’attività impegnativa: mailing massivo ai clienti, gestione delle risposte (quando arrivano), aggiornamento delle anagrafiche nei database.

Perché è così importante implementare questa attività, visto che il Sistema di Interscambio consegnerebbe la fattura in ogni caso?

Consideriamo che se il cliente non si registra o se l’indirizzo registrato non risponde, il Sistema di Interscambio ci notificherà una MC – Notifica di Impossibilità di Recapito. Noi, in quanto soggetto cedente, saremo obbligati ad inviare una comunicazione tracciabile al destinatario. Gli notificheremo la consegna della fattura, invitandolo a prelevarla dai server dell’Agenzia delle Entrate.

Un’operazione aggiuntiva gravosa, la cui incidenza può quindi essere limitata con un’operazione di recupero e completamento dei dati presenti nel nostro DB clienti.

Attività che può inoltre comprendere un’operazione di verifica e bonifica anche dei dati fiscali, altra causa di possibile scarto da parte del Sistema di interscambio.Qualora, nonostante le operazioni di cui sopra, ci si ritrovi comunque a dover gestire una mancata consegna, l’onere può scomparire del tutto delegando la gestione automatica delle comunicazioni direttamente al provider incaricato della trasmissione della fattura. Come per esempio Indicom, che ha pensato ad una soluzione semplice a questo e ad altri problemi connessi al processo di Fatturazione Elettronica.

Opportunità lato passivo

Ma tra gli aspetti poco considerati relativi all’invio e alla ricezione di fatture, spesso si sorvola anche su alcune evidenti opportunità. Per esempio, il solo fatto di ricevere un file in formato strutturato consente l’utilizzo pressoché immediato dei dati contenuti nella fattura per tutte quelle attività che oggi dovrebbero attendere l’intervento di un operatore. Quali?

Innanzitutto, la verifica della presenza di requisiti contrattuali. Stiamo parlando dell’indicazione dell’ordine, di una specifica codifica degli articoli, o di un documento interno la cui indicazione è prevista nella documentazione contrattuale.

Oggi, per accorgersi della mancanza di questi requisiti contrattuali, bisogna aspettare che la fattura venga gestita dalla contabilità fornitori. Essa provvede a segnalare l’anomalia all’ufficio acquisti e alla contabilità per la gestione del pagamento. E spesso, queste mancanze creano problemi anche in fase di contabilizzazione, perché rallentano le procedure di verifica.

Da domani, proprio grazie alla disponibilità dei dati in forma strutturata, queste verifiche di conformità potranno essere eseguite automaticamente contestualmente alla ricezione del file.

E, con lo stesso automatismo, l’esito negativo potrà essere notificato sia al fornitore, che avrà modo di adeguare i propri sistemi in tempo utile per la successiva fatturazione, che alle funzioni interne al cessionario/committente.

La riconciliazione fatture, ordini e DDT

Allo stesso modo, anche la riconciliazione dei dati della fattura con i dati di DDT e ordine potranno essere eseguite prima dell’inserimento della fattura nell’ERP; sarà sufficiente fornire al provider destinatario delle fatture i dati di magazzino o, eventualmente, concedere un accesso da remoto ai propri sistemi.

In questo modo eventuali discrepanze tra quanto fatturato e quanto realmente ordinato e ricevuto potranno essere comunicate ancora prima che la fattura venga registrata contabilmente e queste anomalie potranno essere comunicate, come nel caso precedente, sia al fornitore, con richiesta automatica di emissione di una Nota di Credito, sia al personale interno che sarà quindi già informato e preparato a gestire le differenze.

Questa opportunità rappresenta un vantaggio significativo a portata di tutte le organizzazioni, a prescindere dal fatto che possiedano o meno un sistema contabile già in grado di importare l’XML fattura.

Giancarla Porro

Digital Expert Compliance

Indicom Group