Nel precedente intervento, Fattura Elettronica: è il momento buono per fare il punto parte prima – concetti generali, ho provato a rendere più accessibili gli aspetti generali del processo di fatturazione elettronica e ho promesso che avrei fatto lo stesso con l’emissione e la ricezione della fattura elettronica. Quindi ora è il turno della fattura elettronica attiva.

Cosa devo fare per emettere la fattura elettronica?

Prima di tutto devo ricordarmi che non c’è un passaggio “emetto la fattura elettronica, in PDF, e poi mando i dati al Sistema di Interscambio…”

Io posso anche continuare a produrre un PDF, magari per comodità operative, ma “emetto la fattura” solo quando invio il mio documento XML al SdI e questo mi restituisce una Ricevuta di Consegna – RC. Solo in quel momento io “emetto una fattura”.

Lo so, sono pesante, ma vi assicuro che è una presa di coscienza fondamentale per poter approcciare in modo corretto quella che sarà la fatturazione da gennaio in avanti.

Qual è quindi la prima cosa devo fare? …Capire a chi inviarla.

L’indirizzo telematico

Come sappiamo la fattura elettronica si riceve o via PEC o tramite un Codice Destinatario. Esso di norma viene rilasciato ad un provider che ha accreditato un canale di comunicazione diretta con il SdI e che mette a disposizione il proprio codice ai propri clienti, diventando così il destinatario delle loro fatture elettroniche.

Quindi per prima cosa io dovrò sapere che canale i miei clienti hanno scelto per ricevere le fatture. Questa informazione è importante perchè dovrà essere inserita nella sezione <DatiTrasmissione> della mia fattura XML.

Questa attività non piace perché la fase di raccolta delle informazioni è lunga. Mando una mail a tutti i miei clienti, registro le loro risposte e aggiorno il mio database. E magari prima ho anche dovuto modificarlo per inserire il campo PEC destinatario o Codice Destinatario.

Molto meglio non metterci nulla, tanto il SdI consegna lo stesso!

Vero, la fattura verrebbe consegnata anche se io compilassi il campo <CodiceDestinatario> con il valore di default “0000000” e non indicassi nessun indirizzo PEC ma, per chi trasmette, non è per nulla la soluzione più semplice.

Come chiarito nel Provvedimento 89757 del 30.04.2018, se nell’XML non c’è un indirizzo telematico valido, il SdI, una volta verificato che la fattura sia formalmente corretta, ha due opzioni:

1. la consegna all’indirizzoeventualmente registrato dal committente sul Sito dell’Agenzia delle Entrate.
2. la deposita nell’area riservata del committente, anche questa messa a disposizione sui server dell’Agenzia, e disponibile accedendo all’area Fatture&Corrispettivi con le proprie credenziali Entratel o FiscoOnline o con la Tessera Sanitaria.

Quindi la fattura elettronica viene consegnata comunque e io non mi devo preoccupare di nulla, giusto?

In realtà lo stesso Provvedimento ha chiarito che, qualora non venga indicato nessun recapito valido – il caso di cui stiamo trattando – il cedente, al ricevimento della notifica di Impossibilità di Recapito – MC, dovrà tempestivamente avvisare il committente che la fattura elettronica è a sua disposizione nell’area riservata. Infatti, il SdI inoltra automaticamente questa notifica MC quando nell’XML fattura trova il campo <CodiceDestinatario> compilato con “0000000” e nessuna <PECDestinatario>.

Quindi, se decido di non recuperare gli indirizzi telematici dei miei clienti e di non compilare la sezione destinatario dell’XML, le mie fatture verranno consegnate, in un modo o nell’altro. Tuttavia, io riceverò sempre una notifica MC e dovrò sempre inviare un avviso di consegna al mio cliente.

Quello che mi sembrava essere un risparmio di tempo diventa un aggravio inutile. Una nuova operazione che può tranquillamente essere superata con il reperimento e la registrazione delle specifiche di ricezione dei miei clienti.

E se proprio qualcuno non volesse fornirmele, potrò sempre utilizzare uno degli indirizzi PEC già noti e in mio possesso (tutti i soggetti giuridici sono tenuti ad avere una PEC). In questo modo il SdI mi restituirà una notifica di impossibilità di recapito solo se effettivamente non potrà consegnare la fattura o alla PEC inserita nell’XML o all’indirizzo telematico che il mio cliente avrà registrato in modo volontario nel database dell’Agenzia delle Entrate.

Il contenuto della fattura

L’XML che stiamo inviando a Sogei è la mia fattura e come tale deve contenere, oltre a tutte le informazioni di sistema necessari per la corretta veicolazione tramite la piattaforma del SdI, anche tutti i dati obbligatori previsti dal DPR IVA 633/1972 e dal Codice Civile.

Quindi, seguo le indicazioni contenute nelle specifiche di compilazione dell’XML, valorizzo i campi identificati come “obbligatori” e sottopongo il documento ai controlli del SdI. Se il documento supera le verifiche tutto bene, la fattura è validamente emessa e io sono tranquillo.

In realtà i controlli a cui il SdI sottopone la nostra fattura sono esclusivamente formali, non si preoccupano degli aspetti fiscali. Il SdI deve assicurarsi che quello che stiamo spedendo abbia tutti i requisiti della fattura elettronica. Ossia, che siano un XML versione 1.2.1, che siano valorizzati i campi che identificano trasmittente, cedente, destinatario e committente. E, infine, che da un punto di vista squisitamente contabile tutto quadri.

Ma non avviene la verifica, ad esempio in occasione di una fattura differita relativa all’acquisto di merce, se siano indicati i Documenti di Trasporto. O, il caso più frequente, non viene verificata la presenza della sezione <IscrizioneREA>, che deve obbligatoriamente essere compilata dai soggetti iscritti al Registro delle Imprese e dove ci sono alcuni campi aggiuntivi legati alle Società di Capitale ma che non riguarda i Professionisti.

La responsabilità di garantire la corretta produzione del documento è nostra. Siamo noi che dobbiamo assicurarci di rispettare tutti i requisiti fiscali e civilistici legati alla fattura. E’ per questo motivo che dobbiamo sempre ricordare che questo XML è la nostra fattura, la cui compilazione è normata da svariati documenti prodotti sia dell’Amministrazione Finanziaria che di quella Giudiziaria. Ci sono infatti sentenze della Corte di Cassazione basate sulle irregolarità delle fatture presentate in giudizio).

Ulteriori informazioni

A completamento di queste informazioni obbligatorie, esattamente come nella versione PDF, vorrei poter inserire anche tutta una serie di informazioni. Vuoi per accordi commerciali o vuoi per facilitare il processo di contabilizzazione del documento, in questi anni le ho sempre considerate importanti e necessari.

Il tracciato XML offre diverse possibilità ma sicuramente non ha una posizione per tutto; diventa quindi fondamentale la fase di analisi e mappatura delle informazioni. In questo modo si può assicurare che il documento prodotto contenga tutto il necessario e che questi dati siano riconoscibili da chi riceverà la fattura.

Direi che potrebbe valere la pena di farsi supportare da attori che ben conoscono la materia, che abbiano esperienza di fatturazione elettronica Sogei (ricordiamo che il processo e l’XML sono praticamente gli stessi dal 2014) ma anche di gestione documentale, magari con un indirizzo specifico nella gestione del ciclo passivo.

To be continued…

Giancarla Porro

Digital Compliance Expert di Indicom