Tra gli strumenti utilizzabili come canale di trasmissione di fatture elettroniche (o di ordini), vi è anche la possibilità di scegliere la posta elettronica certificata (PEC), uno strumento senz’altro molto diffuso nelle aziende. Sicuri sia la scelta migliore?
Sia nel caso della fatturazione elettronica sia in quello degli ordini elettronici tramite NSO, è consentito utilizzare – come canale di trasmissione dei dati – anche la PEC.
Eppure, sebbene scegliere questo canale possa apparentemente sembrare la soluzione più semplice (“abbiamo già la PEC in azienda” oppure “utilizzare la PEC come canale di trasmissione ci consente di non implementare modifiche di processo”), comporta problemi operativi e procedurali non indifferenti per le aziende che lo adottano.
Ecco perché ci sentiamo di sconsigliare di gestire la fatturazione elettronica con la PEC.
Riportiamo in questo articolo le principali ragioni.
1- GESTIRE LA FATTURA ELETTRONICA VIA PEC È COMPLESSO
Ricevere le fatture elettroniche tramite il canale PEC non è affatto semplice.
Le grandi aziende hanno la possibilità di dotarsi di costosi smistatori automatici in grado di estrarre gli allegati, catalogarli e inviarli a specifici processi sulla base del tipo di documento. Per tutti gli altri, invece, gestire i messaggi PEC contenenti documenti come ordini e fatture richiede molto tempo e risulta non poco complesso in termini operativi.
Aprire un singolo messaggio PEC, estrarre gli allegati contenuti e smistare manualmente i documenti sono procedure che richiedono tempo. Allo stesso tempo hanno, potenzialmente, un elevato rischio di errore.
Affidarsi invece ad un intermediario abilitato alla trasmissione di fatture elettroniche consente di superare questi passaggi, grazie ad una gestione più automatizzata dei documenti e senza dotarsi di costosi strumenti di automazione che la PEC impone.
2 – NON BASTA LA FATTURA, DEVI CONSERVARE LA PEC
Utilizzare la PEC come canale di trasmissione di fatture elettroniche e di ordini obbliga a preoccuparsi anche della sua conservazione. La posta elettronica certificata infatti è un documento informatico e, in quanto tale, deve essere sottoposta a conservazione digitale a norma.
Non basta conservare solo il documento contenuto nella busta, fattura o ordine che sia, ma anche il messaggio di posta. Esattamente come i talloncini delle raccomandate cartacee che hanno sempre accompagnato in archivio i documenti come prova verso terzi di ricezione e/o invio del documento stesso.
Chi sceglie di trasmettere la fattura elettronica via PEC dovrà pertanto sottoporre a conservazione digitale, separatamente dal contenuto, anche la busta. Ciò avviene mediante un processo di conservazione attivato in house oppure – più probabilmente – rivolgendosi ad un provider esterno, un Conservatore Accreditato AgID come Indicom. (Per approfondire leggi anche: Conservazione Digitale in outsourcing: perché sceglierla)
È opportuno tenere presente che l’obbligo di conservazione delle PEC andrà attuato per ogni singolo messaggio che contenga una fattura elettronica o un ordine. Nel caso di un elevato numero di documenti trasmessi, scegliere la PEC come canale di trasmissione risulta pertanto non solo ingestibile ma anche assolutamente impegnativo.
Devi conservare a norma di legge i messaggi PEC? Scopri il servizio di Conservazione digitale a norma di Indicom o contattaci per maggiori informazioni.
3 – IL GDPR E L’OBBLIGO DI ELIMINARE LA PEC
Così come previsto dall’articolo 17 del GDPR – Regolamento generale sulla protezione dei dati (UE/2016/679), anche i contenuti che transitano via PEC (siano esse fatture, ordini, ma anche documenti aziendali o semplici allegati) sono soggetti all’obbligo di cancellazione non appena si siano esaurite le motivazioni che impongono la loro presenza.
Questo significa che, una volta concluse le finalità di utilizzo del documento il documento non deve più risiedere sul client che l’ha ricevuto. Un esempio si verifica dopo aver inviato la fattura all’archivio documentale e in conservazione.
4 –IL RISCHIO PHISHING
A quanto appena presentato, si aggiungono inoltre le recenti segnalazioni evidenziate dall’Agenzia delle Entrate mediante comunicato stampa, in merito a tentativi di phishing.
Alcuni privati e professionisti nel mese di settembre hanno infatti ricevuto tramite PEC, messaggi dannosi ma provenienti da indirizzi validi. Si tratta di messaggi che, se aperti, possono danneggiare i software.
L’Agenzia delle Entrate ha fatto sapere che i messaggi “hanno un oggetto che assomiglia a un numero di protocollo utilizzato per le classiche comunicazioni dell’Agenzia (COMUNICAZIONE XXXXXXXXXX [ENTRATE|AGEDCXXX|REGISTRO) e includono in allegato un file in formato zip che contiene a sua volta un documento pdf non valido ed un file vbs. Quest’ultimo, se lanciato, scarica sul computer un software dannoso per ottenerne il controllo. L’Agenzia è estranea a tali comunicazioni e raccomanda ai cittadini che hanno ricevuto queste Pec di cestinarle senza aprirne gli allegati”.
I tentativi di phishing, oltre che essere chiaramente pericolosi per la propria azienda, possono mettere in difficoltà i rapporti con clienti e fornitori.
MEGLIO UN INTERMEDIARIO
Per questi ed altri motivi, la maggior parte delle aziende e dei professionisti preferiscono non trasmettere o ricevere fatture elettroniche via PEC. Scelgono, invece, di affidarsi ad un intermediario in grado di implementare un processo di invio e ricezione dei documenti strutturato e automatizzato.
Con oltre 75 risorse e più di 15 anni di esperienza, Indicom ad oggi è l’intermediario abilitato alla trasmissione e ricezione di fatture elettroniche al Sistema di Interscambio. per oltre 10.000 clienti. Supera le inefficienze della PEC e scopri il nostro servizio di FATTURAZIONE ELETTRONICA.
