Approfondiamo nell’articolo di Giancarla Porro gli aspetti principali del fascicolo del personale

La digitalizzazione, siamo tutti d’accordo, è la strada da intraprendere per raggiungere obiettivi di comunicazione efficace, efficienza, risparmio, qualità e, perché no, per dare una mano all’ambiente riducendo il consumo di carta.

E la digitalizzazione si accompagna spesso alla dematerializzazione, ovvero il processo di trasformazione di un documento cartaceo in una copia informatica avente lo stesso valore giuridico.

In quest’ottica, va da sé che l’ufficio Risorse Umane sia particolarmente interessato alla questione digitalizzazione perché, se è vero che molti documenti cominciano ad essere prodotti nativamente in digitale, è anche vero che nel fascicolo del personale vi sono ancora molti documenti cartacei.

Ma quali sono gli aspetti da considerare?

Fascicolo del personale: l’analisi dei documenti

Quando si parla di fascicolo del personale ci si concentra molto sul flusso dei documenti, sul passaggio di informazioni tra dipendente e funzione HR, sulla gestione di uno scadenziario; obiettivi di miglioramento che, legittimamente, devono essere perseguiti.

Ma per raggiungere questi traguardi bisogna necessariamente partire dall’analisi dei documenti: considerarne la natura, lo scopo, le caratteristiche fisiche, i requisiti giuridici obbligatori, i destinatari, le tempistiche di archiviazione e, non ultima, la corretta gestione dei dati personali.

Dobbiamo considerare la natura del documento che stiamo per gestire: se, cartaceo dobbiamo capire se possa essere dematerializzato, applicando quanto previsto dall’all. 3 delle Linee Guida AgID (LLGG) – Certificazione di processo per la scansione dei documenti, e, successivamente, distrutto o se presenti caratteristiche che impongano anche la sua conservazione fisica.

Se, al contrario, il documento è nativo digitale, dobbiamo controllare che venga applicato quanto previsto dall’all. 2 delle LLGG sui formati idonei a produrre documenti giuridicamente rilevanti, e assicurarci di utilizzare gli strumenti adeguati per garantire i requisiti di integrità e immodificabilità, rispettando nel contempo i requisiti giuridici del documento.

È nativo digitale? Quale formato devo usare? Deve essere firmato? Quale firma elettronica devo utilizzare? Posso stamparlo?

Formato e firme elettroniche

Il formato riveste particolare importanza anche in relazione ai destinatari: se voglio condividere un’informazione è fondamentale che questa informazione possa essere letta da chi la dovrà ricevere e quindi devo assicurarmi di utilizzare un formato standard, possibilmente aperto, che duri nel tempo.

Le firme elettroniche, lo sappiamo, non sono tutte uguali: hanno valore diverso, complessità di utilizzo diverse e non tutte sono adeguate al contesto che si sta analizzando. Se, ad esempio, il mio documento richiede la forma scritta (C.C. art. 1350) devo sapere che non potrò usare una firma elettronica semplice.

Ad esempio, non tutti i contratti di assunzione necessitano di una firma ma, per alcuni, la firma elettronica semplice non basta.

Ricevere un documento per via telematica, per posta elettronica o perché lo scarico da un portale, significa ricevere un documento informatico che, se stampato, potrebbe perdere alcune caratteristiche fondamentali e, di conseguenza, potremmo vedere venire meno il suo valore giuridico.

Se, ad esempio, stampo un documento firmato digitalmente, le caratteristiche della firma si perdono e così i requisiti di integrità e immodificabilità.

O se il documento informatico in questione viene scaricato dal portale di un’amministrazione pubblica, per garantire la conformità della copia stampata all’originale informatico servirebbe un Pubblico Ufficiale.

E’ importante ricordare che i requisiti obbligatori di un documento cartaceo non vengono meno quando decido di produrlo come documento informatico. Le informazioni obbligatorie devono essere le stesse di quando lo producevo su carta e così i requisiti (la presenza di una firma o di una marca da bollo).

Cambiano gli strumenti, si usano tecnologie diverse ma non cambiano le caratteristiche che conferiscono a quel documento il suo valore giuridico.

Capire quale sia lo scopo del documento ci aiuta a decidere quale processo applicare per la sua gestione: se la rilevanza è solo interna, a fini organizzativi, potrei decidere di fargli seguire un flusso più “leggero” e applicare norme più restrittive solo a quei documenti che hanno e devono mantenere uno specifico valore probatorio.

Capire quale sia l’utilità del documento mi aiuta inoltre a determinare quale sia il giusto periodo di conservazione da considerare. Ci sono obblighi di norma che specificano per quanto tempo io debba conservare un documento e ci sono norme, GDPR, che impongono la distruzione del documento quando questo abbia esaurito il suo scopo. Ad esempio, non è lecito conservare i documenti di identità del dipendente se non per specifiche situazioni

Dobbiamo essere consapevoli che detenere documenti per un tempo superiore al necessario non solo rallenta la nostra operatività e produce costi ma è un comportamento che può essere sanzionato.

Dati personali e dati particolari

Ci sono documenti che non dobbiamo detenere, come i certificati di malattia o gli esiti delle visite mediche obbligatorie, che sarebbe meglio fossero conservate dal medico competente o che, in ogni caso, devono essere tenuti separati dagli altri (Autorità Garante della privacy – punto 81).

Il fascicolo del personale contiene, inevitabilmente, dati personali e, anche, dati particolari (gli ex dati sensibili); deve quindi essere soggetto a procedure di archiviazione e accesso particolarmente restrittive.

Devono essere individuati gli incaricati e non è detto che questi incaricati possano accedere a tutti i documenti presenti nel fascicolo.

Ma chi deve sicuramente poter accedere sempre al proprio fascicolo è il dipendente, in quanto soggetto interessato al trattamento (art. 13 della legge n. 675/1996, ora art. 7 del d. lg. n. 196/2003).

Qualsiasi strumento sceglieremo per la gestione dei documenti, non dimentichiamoci questo aspetto.

Fascicolo del personale e conservazione digitale a norma

Il processo di digitalizzazione si completa con il versamento dei documenti in un sistema di conservazione a norma, operazione necessaria per ottemperare all’obbligo di corretta archiviazione dei documenti sancito dal Codice Civile  e, trattandosi di documenti informatici, dal CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale.

Come vedete, è corretto concentrarci su quali possano essere i benefici di un processo di digitalizzazione dei documenti del personale ma dobbiamo sempre partire da un’analisi dettagliata di quello che abbiamo, di cosa riceviamo, come e da chi, e quale uso dobbiamo farne.

Le norme che regolano la gestione del fascicolo del dipendente sono sia fiscali che civilistiche che tecniche, come le LLGG AgID e il GDPR, le Linee guida sul trattamento di dati personali dei lavoratori privati del Garante della Privacy (23 novembre 2006 [1364939] ), il  D.Lgs. 27 giugno 2022, n. 104– Lavoro trasparente, il CAD e le regole tecniche sulla corretta gestione delle firme elettroniche.

Esistono strumenti e tecnologie alla portata di tutti, adeguate a realtà di ogni dimensione, ed esistono professionisti che possono offrire le loro competenze per aiutarci a raggiungere i nostri obiettivi.