Questa terza parte completa l’analisi, iniziata con gli articoli “Fattura elettronica: l’e-missione possibile Prima e Seconda parte”, degli aspetti più rilevanti del processo di emissione della fattura elettronica lato attivo.

Dopo aver parlato di fattura elettronica XML, contenuto e requisiti, modalità di ricezione e opportunità dell’uso della firma digitale, emittente e data di emissione possiamo passare alla gestione delle comunicazioni del Sistema di Interscambio, alla fatturazione elettronica verso una persona fisica e verso il cliente estero.

Comunicare con il Sistema di Interscambio

Come trasmetto le mie fatture?

I canali di trasmissione sono diversi ma per semplicità parlerò dei due più diffusi: la PEC e il canale SFTP accreditato SdI.

Nel primo caso c’è completa autonomia. La casella PEC è aziendale, non devo affidarmi a nessuno ed è uno strumento che ormai in azienda utilizzano tutti. Va da sé che dovrò avere un sistema di gestione automatico. A meno che, ovviamente, non si stia parlando di un numero veramente minimo di documenti, che collezioni le fatture elettroniche prodotte dal mio ERP in formato XML e che proceda all’invio automatico delle PEC al SdI.

Sì, la PEC va inviata al SdI, non al cliente. Il mio interlocutore sarà sempre il Sistema di Interscambio e sarà lui a consegnare la fattura al destinatario.

Quindi, dicevamo: mi procuro un sistema di gestione delle PEC e invio tutte le fatture.

Quali sono i vantaggi?

• posso spedire più fatture in una sola e-mail. Infatti, la dimensione limite concessa ad un singolo messaggio PEC è di 30Mb. Ciò, considerando che una fattura elettronica non può superare i 5Mb, consente di aggregare in un unico messaggio fino a 6 fatture
• sono autonomo

E gli svantaggi?

• devo dotarmi di un PEC manager
• la PEC sarà il canale attraverso il quale il SdI mi restituirà le notifiche, errori compresi

Posso evitare il primo punto solo se il mio volume di fatture emesse è tale da consentire un’agevole gestione manuale. Non posso certo pensare di inviare manualmente centinaia o migliaia di fatture ogni mese.

Il secondo invece non lo evito. Se scelgo la PEC come canale di trasmissione, la PEC sarà il canale attraverso il quale il SdI mi invierà le notifiche di processo. E quello che riceverò saranno dei classici messaggi PEC (busta dentro busta, tipo matrioska) che conterranno dei file XML.

C’è di buono che ogni notifica è identificata da una sigla diversa. Tuttavia, se vorrò vedere il contenuto, soprattutto in caso di scarto, dovrò spacchettare ogni e-mail, estrarre l’XML e renderlo leggibile ad occhio umano per poter individuare e gestire l’errore. Non proprio una comodità ma, visto che è gratis, probabilmente posso sopportare qualche disagio a fronte di un numero limitato di fatture.

Al contrario, se i volumi sono consistenti, lo stesso PEC manager che avrò acquistato (o adeguato) per gestire l’invio delle fatture dovrà anche aiutarmi a gestire i flussi di ritorno. Esso dovrà inoltre dialogare con il mio ERP e con il mio documentale (o fungendo esso stesso da contenitore per la consultazione operativa delle notifiche).

L’accreditamento del canale SFTP

La seconda opzione prevede l’accreditamento di un canale SFTP verso il SdI. E’ una scelta che, sebbene a disposizione di tutti, di norma viene adottata dai provider che offrono servizi di gestione della fattura elettronica e non dalle singole aziende.

Questo perché si tratta di un’attività, apertura e manutenzione del canale, che richiede la disponibilità costante di risorse hardware, software ed umane con una specifica competenza tecnica. Non che tutto ciò sia patrimonio esclusivo delle società di servizi. Tuttavia, con tutto il lavoro che c’è da fare in azienda, probabilmente è più semplice affidarsi all’esterno e impegnare le proprie risorse in attività più vicine al proprio business.

Va da sé che se mi affido ad una società esterna, come ad esempio Indicom, quest’ultima dovrà garantire non solo l’invio delle mie fatture elettroniche, occupandosi magari anche di tradurre il mio PDF in XML Sogei, ma anche la ricezione in “chiaro” delle notifiche. Inoltre, si dovrà occupare anche della messa a disposizione di un cruscotto che consenta di monitorare lo stato dei miei invii. Così come, infine, di un sistema che dialoghi con il mio ERP, mettendomi nelle condizioni di gestire automaticamente le diverse anomalie.

La gestione delle notifiche

I messaggi che il SdI ci invia hanno un’importanza fondamentale, sia da un punto di vista fiscale che amministrativo. Essi certificano l’emissione della fattura e l’avvenuto recapito, consentendoci di attivare in tempi estremamente brevi il monitoraggio e la gestione dei processi finanziari.

Come sappiamo, le notifiche scambiate in un processo B2B/B2C sono in numero minore rispetto al B2G, dove il cliente finale può “rifiutare” una fattura elettronica attraverso l’invio di una “notifica di esito”. Nel flusso tra privati questa possibilità non è stata concessa. Probabilmente per evitare che qualcuno ne potesse abusare, bloccando così i pagamenti e ritardando i benefici erariali che il processo di fatturazione elettronica indubbiamente consente.

Le 3 casistiche del flusso

• Una notifica RC significa: tutto bene, la mia fattura elettronica è correttamente emessa. Ricordiamoci che si tratta di un “OK” formale, che non riguarda la correttezza fiscale del contenuto della vostra fattura (rif. L’emissione – prima parte). Questa notifica può arrivare nell’arco di 5 gg dal momento in cui l’XML viene trasmesso al SdI.
• Una notifica NS, al contrario, significa che la nostra fattura elettronica è formalmente sbagliata. Non è un XML Sogei versione 1.2.1, è priva di qualche “tag” (campo) obbligatorio, contiene dati fiscali non corretti o non attivi, ecc. In questo caso l’Agenzia delle Entrate offre 3 possibilità (Circolare AdE n. 13/E del 02.07.2018)

Le 3 possibilità offerte dall’AdE

1. emettere una Nota di Credito, correggere l’errore e produrre una nuova fattura. Questo posso farlo senza nessun limite di tempo se non quelli attuali legati all’emissione di una NC
2. se l’ERP lo consente, correggere la fattura e ritrasmetterla tramite SdI entro 5 gg dalla data di ricezione della NS, mantenendo invariati numero e data fattura
3. sempre se l’ERP è d’accordo, correggo la mia fattura elettronica XML e le assegno una numerazione dedicata che mantenga un legame con la fattura scartata, in modo da rendere palese che si tratti di una rettifica a seguito di scarto SdI (ad esempio con un “/bis” dopo il numero).

Sorvolando sulla 3° opzione, che ritengo crei più confusione che benefici, la prima è sicuramente gestibile con un processo automatico, almeno per quanto riguarda l’emissione di una nota di credito. La seconda è presumibilmente legata ad una gestione manuale e quindi più consona a chi sarà in grado di garantire un numero limitato di scarti. Ad esempio, agendo sul proprio gestionale per garantire la corretta gestione di calcoli e arrotondamenti e affidandosi ad un provider che garantisca, prima della trasmissione, l’applicazione di tutti i controlli previsti dal SdI in modo tale da intercettare e segnalare eventuali anomalie prima della produzione di una notifica di scarto.

Se decidiamo di correggere l’XML ricordiamoci però che la NS potrebbe arrivare dopo 5gg dal momento dell’invio al SdI. Ciò, sommato ai 5gg che potrei prendermi per ritrasmettere il file, significa che potrebbero passare anche 10 gg prima di avere la conferma dell’emissione della fattura.

In ogni caso, ai fini della garanzia di trasparenza che tanto mi piace, il mio consiglio è di sottomettere a conservazione digitale anche le fatture scartate. Ne parleremo in un altro intervento.

La notifica MC

• L’ultima notifica è una MC ed è, secondo me, la più sottovalutata. Questa notifica viene prodotta dal SdI nel momento in cui quest’ultimo non è in grado di recapitare la fattura elettronica all’indirizzo telematico indicato nell’XML o registrato dal destinatario nel portale dell’Agenzia delle Entrate. Questo può accadere perché il canale di destinazione non risponde (classica casella PEC piena) o perché ho deciso di valorizzare la sezione XML con un codice destinatario uguale a 0000000.

Ho già trattato i pro e i contro di quest’ultima scelta – L’emissione della fattura elettronica – prima parte – e quali sono i casi oggetto di questa notifica. Quindi qui ricorderò solo cosa bisogna fare quando si riceve una “ricevuta di impossibilità di recapito”. Si deve, e sottolineo “deve”, informare il proprio cliente destinatario della fattura elettronica che la stessa è disponibile nell’area riservata che l’Agenzia delle Entrate ha dedicato ad ogni contribuente e che, per poter procedere alla contabilizzazione, è necessario effettuare il download. È consigliabile notificare la cosa con un procedimento tracciabile, visto che si tratta di un obbligo normativo.

B2C e clienti esteri

Come è noto l’obbligo di emissione della fattura elettronica riguarda anche i documenti emessi verso le persone fisiche. Le quali, altrettanto noto, non hanno una PEC e non fremono all’idea di attivare un canale con il SdI.

Quindi, in questo caso, come mi comporto per emettere la fattura?

Il Provvedimento AdE n. 89757 del 30.04.2018 ha chiarito che l’emissione verso una persona fisica deve prevedere:

• l’assenza del campo <PECDestinatario> 
• la compilazione del campo <CodiceDestinatario> con “0000000”
• l’assenza della sezione 1.4.1.1 <IdFiscaleIVA> (la PIVA)
• la compilazione del campo <CodiceFiscale>

Con questa combinazione all’interno dell’XML il SdI riconosce la fattura elettronica come emessa verso una persona fisica e provvede a depositarla dell’area riservate del nostro cliente finale. A quest’ultimo potrò consegnare una copia analogica (cartacea) della mia fattura avendo cura di indicare sulla stessa che la fattura originale è a sua disposizione nell’area web dell’Agenzia.

Per quanto riguarda le transazioni con aziende straniere, verso le quali non vige l’obbligo di emissione della fattura elettronica, l’Agenzia richiede in ogni caso la trasmissione dei dati IVA e questo posso farlo o trasmettendo un “mini spesometro” entro il mese successivo alla data di emissione delle mie fatture oppure producendo una copia informatica della mia fattura e trasmettendola al SdI.

Questo significa che al mio cliente con PIVA non italiana continuerò ad inviare il solito PDF e contestualmente produrrò la stessa fattura in formato XML e la trasmetterò a Sogei.

Considerazioni finali

Ci sono però un paio di aspetti da considerare: devo essere in grado di dimostrare a distanza di tempo che, nonostante il “vestito” sia diverso, la fattura che ho consegnato al mio cliente sia identica a quella che ho trasmesso all’Agenzia delle Entrate. È fondamentale quindi che il PDF venga incapsulato nella fattura in formato XML e che il tutto finisca in conservazione digitale, rendendo il legame tra i due documenti pressoché indissolubile.

Inoltre, se ho affidato l’emissione della mia fattura ad un soggetto terzo, questa indicazione dovrebbe comparire anche sulla copia PDF, secondo quanto previsto dal DPR IVA art. 21 c. 2 lettera n).

E con questo ultimo spunto mi sembra di aver coperto tutti gli aspetti legati all’emissione della fattura elettronica.

Spero abbiate trovate gli articoli interessati al punto da essere disposti ad aspettare il mio punto di vista sulla ricezione delle fatture elettroniche passive, che arriverà però a fine settembre.

Giancarla Porro

Digital Compliance Expert di Indicom