L’ultimo periodo del 2019 ha visto un susseguirsi di risposte da parte dell’Agenzia delle Entrate in merito alla corretta gestione e digitalizzazione delle Note Spese. E l’argomento, giustamente, riveste ancora molto interesse.

Si tratta di 3 documenti emanati nel giro di pochi giorni: la Risposta 388 del 20.09.2019, la 403 del 09.10.19, la 417 del 17.10.19.

Tutti e 3 i documenti affrontano due questioni: dematerializzazione dei giustificativi analogici e produzione della nota spese come documento informatico nativo.

I procedimenti presentati negli interpelli sono pressoché uguali:

• produzione, a cura del dipendente, di una copia per immagine, tipicamente una fotografia, del giustificativo analogico
• upload delle immagini sul portale web aziendale, o del provider incaricato della futura gestione, previa autenticazione del dipendente attraverso l’inserimento di credenziali dedicate
• verifica e validazione della nota spese così formata
• versamento in un sistema di conservazione digitale a norma della nota spese, e di tutti i giustificativi collegati
• distruzione dei giustificativi analogici

Analogamente, le richieste convergono su:

• possibilità di considerare i giustificativi analogici come originali non unici, e quindi possibilità di distruggerli al termine del processo di conservazione
• conformità del procedimento di dematerializzazione
• riconoscimento della nota spese come documento informatico
• correttezza del successivo processo di conservazione

L’argomento non è quindi tanto la produzione della nota spese come documento informatico, su quello esistono pochi dubbi: si produce un PDF che riepiloga le informazioni proprie di una Nota Spese e vi si appongono la firma del dipendente e la firma dell’azienda. Ovviamente, trattandosi di un documento fiscalmente rilevante è bene che si tratti di firme digitali.

Ciò che invece preme sapere e come dematerializzare correttamente i giustificativi analogici che necessariamente fanno da corredo alla Nota Spese.

La dematerializzazione dei giustificativi di spesa

C’è un aspetto, comune a tutti gli interpelli, che, a mio parere, non viene debitamente approfondito: la coerenza dei processi descritti con quanto previsto all’art. 3 del DMEF del 17.06.2014, esigenze che risulta chiaramente nella risposta 403, che presenta delle differenze rispetto alle altre.

A pagina 3 l’Agenzia ricorda, correttamente, che i documenti analogici fiscalmente rilevanti devono possedere i requisiti previsti dall’art. 2 comma 2 del DMEF del 17.06.2014: ovvero autenticità dell’origine e integrità del contenuto. Requisiti che si garantiscono attraverso l’apposizione della firma digitale sul singolo documento, così come indicato, dal medesimo Decreto, all’art. 4 comma 1.

Questo significa che i giustificativi che il dipendente mette a disposizione attraverso il portale aziendale devono essere sigillati attraverso l’apposizione di una firma digitale, in quanto si è in presenza di copie informatiche di un documento analogico fiscalmente rilevante.

Potrei sbagliarmi ma in tutti questi interpelli non mi sembra si parli di una firma digitale, che sia del dipendente o del referente aziendale.

La risposta 403

Si parla sempre di firma e marca temporale apposti durante il processo di conservazione, momento decisamente successivo alla formazione del documento informatico, e riferito quindi alla chiusura del Pacchetto di Archiviazione, con firma digitale e marca temporale apposti sull’Indice di Conservazione.

Probabilmente, proprio a causa della ripetitività degli interpelli, l’Agenzia deve in qualche modo aver notato questa mancanza e, nella Risposta 403, ha tenuto a fare un’importante precisazione:

“Se il processo ipotizzato dalla società istante garantisce tali caratteristiche – condizione non verificabile in sede di interpello – nulla osta alla sua adozione. In tale evenienza, i documenti analogici possono essere legittimamente sostituiti da documenti informatici.”

Come a dire: io sto dando parere positivo partendo dal presupposto che la procedura rispetti i requisiti del DM 17.06.2014 ma non posso, in questa sede, stabilire se gli attributi richiamati siano effettivamente rispettati.

O almeno, questo è quello che mi viene da pensare leggendo e rileggendo questi passaggi.

Digitalizzazione delle note spese: quali firme sono necessarie?

Inoltre, i predetti requisiti vengono nuovamente rammentanti in funzione della deducibilità della Nota Spese, che è richiesto sia “parimenti subordinata alla corretta formazione della nota spese in modalità informatica ai sensi del predetto articolo 1 del D.M. 17 giugno 2014 (cfr. la già citata risoluzione n. 96/E del 2017), dove si parla espressamente di apposizione di firma sul singolo documento anche se, a mio parere erroneamente, si cita la firma elettronica “semplice”, strumento ad oggi non contemplato per la formazione della copia informatica di un documento analogico rilevante ai fini fiscali.

Abbiamo quindi una prima firma da apporre sui giustificativi per la loro corretta formazione come documenti informatici, e almeno un secondo momento che riguarda l’apposizione sulla Nota Spese delle firme del dipendente e del rappresentante aziendale, requisito imprescindibile per poter usufruire dei vantaggi fiscali.

Eppure, tutte le ipotesi di processo sottoposte al parere dell’Agenzia parlano solo di firma elettronica del dipendente, costituita dalle sue credenziali di accesso al portale per il conferimento dei giustificativi, e di una firma, questa sì digitale, sull’evidenza di conservazione, a chiusura del processo.

Io non voglio dire che, oggettivamente, una procedura che consente di identificare correttamente l’origine dei giustificativi e di associarli ad un dipendente senza ricorrere alla firma digitale sia errata ma, per quanto concerne l’attuale impianto normativo, forse non è propriamente coerente.