Approfondiamo nel nostro articolo la digitalizzazione dei documenti di trasporto
La digitalizzazione dei documenti di trasporto si inscrive all’interno del più ampio contesto della digital transformation.
Tale documento, è bene ricordarlo, segue la merce durante il trasporto. Al contempo, certifica il trasferimento dal venditore a chi ha comprato la merce. Si tratta quindi di un “attore protagonista” particolarmente presente nella vita quotidiana di un’impresa.
I DDT, pertanto, costituiscono una fetta consistente di tutta la documentazione che ogni giorno transita all’interno di un’azienda. E, come è facile intuire, risentono delle criticità della tradizionale gestione cartacea.
Un esempio classico delle criticità della gestione dei DDT: il ciclo passivo
La digitalizzazione dei documenti di trasporto riguarda da vicino la gestione del ciclo passivo di un’azienda.
Spesso si verificano discrepanze più o meno sostanziali tra DDT, ordini e fatture. Basti pensare, ad esempio, alle differenze tra merce ordinata e quella effettivamente consegnata. Oppure agli importi differenti tra fattura ed ordine e più in generale durante la delicata fase di presa in carico della documentazione.
Le risorse aziendali si trovano pertanto impegnate in un importante lavoro di riconciliazione. Si tratta di un processo dispendioso anche perché capita che lo stesso documento venga ricevuto su canali diversi. Il rischio dietro l’angolo, in tale caso, è quello di contabilizzarlo più volte o gestire quello sbagliato.
Altro aspetto da non sottovalutare è la gestione dei picchi di lavoro a inizio mese, con quel che ne consegue in termini di allocazione delle risorse interne di un’impresa. Gli errori dovuti alla notevole mole di lavoro sono purtroppo un inconveniente spiacevole ma non così raro. Soprattutto per quella che, a conti fatti, è un’attività a basso valore aggiunto e non in linea con il core business.
Da tutto questo si evince come vi sia una richiesta sempre maggiore di superare le tradizionali criticità.
I vantaggi della digitalizzazione dei documenti di trasporto
La digitalizzazione dei documenti di trasporto consente dei vantaggi non indifferenti. Innanzitutto, si elimina il rischio di perdita o danneggiamento dei documenti, eventualità purtroppo tutt’altro che remota. Di pari passo si migliora conseguentemente la tracciabilità e la condivisione dei numerosi DDT in circolazione ogni giorno.
Passare al paperless anche per questa tipologia documentale presenta ulteriori possibilità. Innanzitutto, con la dematerializzazione dei DDT si riducono sensibilmente i costi di gestione e stoccaggio. “Riduzione” è sicuramente la parola chiave. Tornando all’esempio del ciclo passivo, con la digitalizzazione dei documenti di trasporto si abbattono, da un lato, i tempi di fatturazione per il reparto amministrativo. D’altro canto, con una minor mole di lavoro sui dipendenti si assottigliano anche le probabilità di commettere errori.
Dematerializzare significa anche recuperare gli spazi fisici destinati all’archiviazione cartacea. Un fattore non di poco conto, soprattutto in un’epoca contrassegnata dalla riorganizzazione degli spazi aziendali e da nuove modalità di lavoro. Senza tralasciare, infine, cosa tutto questo comporti in termini di impatto sull’ambiente, altra tematica particolarmente importare di questi tempi.
