Digitalizzare documenti cartacei: la guida Indicom per le aziende

Digitalizzare documenti cartacei è un passaggio fondamentale all’interno della trasformazione digitale delle aziende dei giorni nostri.

Tale processo, che sarebbe da indicare più correttamente con il termine “dematerializzazione”, risponde ad una ben precisa esigenza. La tendenza contemporanea, infatti, prevede un sempre più accentuato passaggio dal cartaceo al digitale.

Ciò permette due grossi vantaggi alle imprese. In primo luogo, elimina il rischio di danneggiamento o perdita di documenti del proprio archivio cartaceo. In secondo luogo, di riflesso, i documenti informatici sono più facilmente e più velocemente consultabili dagli utenti.

La dematerializzazione del cartaceo è un passaggio fondamentale ma che non sempre le aziende effettuano nei corretti termini. Di seguito illustreremo i 5 step comunemente effettuati da un provider nell’erogazione del servizio di dematerializzazione dei documenti cartacei.

1-2)    Ricezione e normalizzazione

La prima fase prevede innanzitutto l’effettiva presa in carico dei documenti cartacei. Essa può avvenire direttamente presso la sede del cliente o dirottando i documenti aziendali presso una casella postale dedicata, del cui ritiro si incarica il provider.

L’ingresso dei documenti, suddivisi in lotti, viene registrato a sistema e si procede poi alla fase di normalizzazione.

Si tratta di una suddivisione per:

• formato del documento cartaceo
• qualità dell’originale
• eliminazione punti metallici
• se necessario, riparazione di eventuali parti danneggiate
• se necessario, collezione di scontrini in un singolo foglio A4  (classico esempio i giustificativi nota spese)
• individuazione/separazione della singola unità documentaria (applicazione bar code o separatore)

Sempre se richiesto dalla natura del documento cartaceo, si può procedere all’organizzazione in fascicoli.

Tali operazioni sono importanti innanzitutto perché costituiscono il momento di scambio effettivo della documentazione tra cliente e fornitore. Ogni eventuale anomalia o discrepanza viene prontamente segnalata ancor prima di passare ad una fase più operativa.

In secondo luogo, la normalizzazione è propedeutica al passaggio successivo, ossia la scansione vera e propria dei documenti cartacei.

3-4)    Scansione e controllo qualità

Digitalizzare documenti cartacei sarebbe impossibile senza la scansione. Si tratta di quel processo che, tramite appositi macchinari, genera le immagini dei rispettivi documenti cartacei.

Si utilizzano solitamente scanner ad alta velocità e risoluzione, scanner piani o, ancora, scanner a ripresa in piano (scansione documenti rilegati).

L’operatore esperto configura lo scanner in base al formato del documento cartaceo ed alla qualità del documento, come selezionato in fase di normalizzazione. In questo modo garantisce velocità di processamento e qualità e completezza dell’immagine.

Le immagini così prodotte vengono trasformate in file nel formato concordato precedentemente con il cliente. Il più comune è il PDF ma vi sono ulteriori possibilità quale, ad esempio, il TIFF.

Un provider che si rispetti, inoltre, effettua anche la verifica della qualità delle immagini ottenute. Tali controlli sono mirati ad eliminare una serie di inconvenienti che possono sembrare banali ma che, per una certa mole di documentazione, possono recare non pochi disagi ad un’azienda in termini di tempo e denaro. Basti pensare, ad esempio, alle copie illeggibili da rifare, all’eventuale eliminazione di pagine bianche o alla rotazione delle immagini.

5)    Indicizzazione dei documenti

L’ultimo step per digitalizzare documenti cartacei prevede l’indicizzazione degli stessi. In questa fase avviene l’associazione dei file indice inviati dal Cliente con le immagini acquisite tramite scansione dal provider. In questo modo, quindi, avviene il definitivo passaggio dal documento analogico a quello informatico.

Il documento indicizzato può essere inviato al sistema di gestione documentale e reso così disponibile per gli utenti autorizzati che potranno ricercarlo utilizzando le chiavi di ricerca concordate, visualizzarlo, stamparlo, scaricarlo e condividerlo in modo rapido ed efficace.

I vantaggi della dematerializzazione sono notevoli. Le tempistiche di ricerca, consultazione e condivisione sono notevolmente ridotte, con quel che ne consegue in termini di risparmio per un’azienda. Senza contare, inoltre, l’azzeramento del rischio di perdita o danneggiamento dei documenti cartacei e, di riflesso, la riduzione dei costi di stoccaggio.

Se poi i documenti informatici così creati vengono inviati in un sistema di conservazione digitale a norma, i vantaggi aumentano.

A quel punto è infatti possibile distruggere la copia cartacea e procedere così al recupero degli spazi fisici destinati all’archiviazione, che possono, ad esempio, essere riconvertiti e dedicati ad altre attività aziendali. O, infine, definitivamente eliminati, con un’ulteriore riduzione dei costi.

La conservazione digitale è un passaggio obbligato ogni qual volta si voglia distruggere l’originale cartaceo e quando si tratta di archiviare documenti di natura fiscale quali, ad esempio, le fatture elettroniche o gli ordini elettronici.