Cosa significa “dematerializzare un documento” e quali benefici economici, procedurali e organizzativi può apportare alle aziende l’archiviazione digitale dei documenti?
La dematerializzazione dei documenti è quel processo che, attraverso strumenti integrati, trasforma il documento cartaceo in formato elettronico e lo rende disponibile, generando una condivisione più rapida e funzionale delle informazioni.
Basta stampare, firmare, spedire, timbrare e archiviare in faldoni i documenti cartacei: con la dematerializzazione, la gestione documentale cartacea lascia il posto all’archiviazione digitale.
I documenti cartacei, dopo essere stati opportunamente preparati e sottoposti ad un processo di scansione per la produzione delle corrispondenti immagini in formato digitale, vengono trasformati in file PDF per essere resi consultabili e condivisibili su un portale online. L’utente potrà così ricercare ciascun documento digitalizzato tramite l’utilizzo di chiavi di ricerca (metadati). Oppure, mediante ricerche sul contenuto dello stesso, qualora questo sia stato anche sottoposto alla fase di Riconoscimento Ottico dei Caratteri (OCR).
Una volta dematerializzati i documenti, l’azienda dovrà sottoporli a conservazione a norma. In primo luogo potrà scegliere la custodia degli originali cartacei in depositi in linea con le misure e gli standard di sicurezza richiesti. Oppure può scegliere la conservazione digitale a norma dei documenti già dematerializzati con eventuale distruzione dei documenti cartacei.
La conservazione digitale a norma
E’ qui, con la conservazione digitale a norma, che si raggiunge l’apice della dematerializzazione dei documenti. Con la conservazione digitale infatti i documenti informatici – sui quali può eventualmente essere apposta una firma digitale – vengono confezionati in un Pacchetto di Archiviazione. Sul suo indice il Responsabile della Conservazione (o un suo delegato) appone la firma digitale e una Marca Temporale. Il processo di conservazione a norma garantisce il mantenimento nel tempo del valore probatorio del documento. In questo modo, si preservano i requisiti di Autenticità dell’origine e Integrità del contenuto assegnati durante la loro formazione. I documenti digitali assumono quindi un valore identico a quello dei documenti cartacei, e questi ultimi, divenuti superflui, possono essere inviati al macero.
Per approfondire il processo di dematerializzazione, guarda la scheda dedicata.
Dematerializzazione in numeri: quali i vantaggi?
I dati presentati non considerano l’influenza e le modifiche che l’avvento della fatturazione elettronica può aver apportato. Tuttavia l’indagine condotta da Indicom Italia nel 2017 resta un buon punto di partenza per analizzare i benefici della dematerializzazione. Il primo dato importante è che il 55% dei documenti utilizzati nelle aziende nascono e vivono su supporto cartaceo. In più, bisogna considerare che ogni lavoratore consuma circa 3,6 ore a settimana per gestire i documenti cartacei (ovvero per manipolarli, fotocopiarli, classificarli, archiviarli, ecc…). La ricerca, quindi, stima che i vantaggi della dematerializzazione dei documenti siano quantificabili in:
– riduzione di oltre il 40% dei documenti cartacei prodotti e circolanti nell’azienda e dei relativi costi di stampa
– riduzione del 50% circa degli errori manuali
– recupero delle informazioni più rapido, fino al 12%
– diminuzione di circa il 41% dei costi di archiviazione con conseguente incremento di produttività (oltre il 40%)
Dati avvalorati oggi anche dall’Osservatorio sulla fatturazione elettronica del Politecnico di Milano. Il suo studio ha stimato che il risparmio apportato dalla dematerializzazione può essere anche di oltre l’80% rispetto ai costi relativi al mantenimento dei supporti cartacei, compreso l’impiego del documento ai fini del business.
E se tutto questo non fosse ancora sufficiente, riportiamo il caso studio esemplificativo di un nostro Cliente, un’azienda metalmeccanica. Proprio attraverso la dematerializzazione dei documenti, ha saputo raccogliere questi ed altri importanti benefici eliminando il proprio archivio cartaceo.
La dematerializzazione dell’archivio cartaceo: il caso studio
Il Cliente è un’azienda metalmeccanica che produce e distribuisce macchinari e componenti di macchinari destinati all’industria.
Il Cliente dispone di centinaia di macchinari la cui documentazione, per oltre cinquant’anni, ha deciso di disporre in faldoni. In genere li ha collocati all’interno di un grande archivio documentale, un deposito preso in affitto dal Cliente non lontano dalla sua sede. Ciascun faldone dell’archivio conteneva la documentazione relativa ad uno specifico macchinario. Ad esempio il manuale di istruzione della macchina con il verbale di collaudo, l’ordine di acquisto o la consegna, così come il documento di trasporto gli schemi e i disegni tecnici. Tantissimi documenti, tutti relativi allo stesso macchinario e disposti in ordine cronologico.
Non era raro per il Cliente avere necessità di consultare la documentazione dei macchinari. Considerate le grandi dimensioni del deposito, aveva deciso di affidare la gestione ad un archivista, che -negli anni – si era costruito un proprio metodo per ricercare i documenti. Nonostante alcune difficoltà, dettate non solo dalle dimensioni del deposito ma, anche e soprattutto, dal rischio di usura dei documenti più delicati (come i disegni tecnici delle macchine), per anni l’azienda aveva mantenuto questa gestione.
Con l’avvicinarsi del pensionamento dell’archivista si rendeva necessario per il Cliente rivedere questa modalità, dal momento che l’archivista era l’unico a conoscere la disposizione dei documenti, operata secondo una propria logica peraltro mai riportata per iscritto. Una volta andato in pensione l’archivista, sarebbe stato possibile trovare i documenti?
Inoltre, pochi mesi prima, una multinazionale estera aveva acquisito il Cliente, amplificando il problema. Casa Madre spesso chiedeva di condividere i disegni tecnici dei macchinari con le altre società del Gruppo, così che frequentemente si rendeva necessario recuperare quella documentazione per inviarla via posta. Ma quella documentazione, che tanto era importante quanto delicata da maneggiare, era sempre più a rischio di usura.
Come semplificare il processo?
La soluzione del Cliente è stata quella di rivolgersi ad Indicom per costituire un archivio digitale.
La dematerializzazione dei documenti, infatti, avrebbe reso facilmente ricercabili i documenti e li avrebbe resi condivisibili online non solo internamente ma anche con le altre società del Gruppo, senza movimentare i documenti delicati.
Inoltre, non sarebbe più stata necessaria una persona dedicata alla gestione dell’archivio: attraverso chiavi di ricerca pre-concordate con Indicom ciascun dipendente dell’azienda, se debitamente autorizzato, poteva facilmente reperire la documentazione. Il processo così avviato è stato il seguente:
1. I documenti contenuti in tutti i faldoni, suddivisi per macchinari, sono stati sottoposti al processo di scansione e di Riconoscimento Ottico dei Caratteri (OCR) di Indicom e trasformati in file PDF.
2. I documenti digitalizzati in PDF sono stati pubblicati e resi ricercabili sul portale documentale di Indicom.
3. Dal momento che Indicom e-Documenti Care è Conservatore accreditato AgID, il Cliente ha optato per la conservazione digitale a norma dei documenti, potendo così distruggere gran parte della documentazione cartacea. Ad ogni modo, il Cliente ha riposto i documenti non sottoposti al macero, ovvero i disegni tecnici dei macchinari, in un archivio a norma di Indicom con la conseguente dismissione dei locali esterni in affitto.
I vantaggi per il Cliente
Oggi il Cliente ricerca e consulta facilmente la propria documentazione, ovunque e in qualunque momento; anche le altre sedi oltre confine hanno la possibilità di collegarsi al portale, anche contemporaneamente, per visionare i documenti.
Inoltre, non è più necessario – come accadeva in passato – muovere gli originali cartacei, magari dopo averli fotocopiati (quando possibile): il Cliente ha così eliminato il rischio di smarrimento e la dispendiosa attività di recupero degli originali una volta usciti dai locali dell’azienda.
La dematerializzazione ha quindi portato benefici in termini di efficienza, condivisione delle informazioni, risparmi economici per la dismissione degli archivi fisici e molto altro.
