Analizziamo i principali benefici derivanti dalla dematerializzazione dei documenti aziendali

Sono anni che sentiamo ripetere che “il documento cartaceo andrà a scomparire”, “la scansione ottica non si farà più” e, per chi come noi si occupa di documenti da qualche decennio, questo significa sentirlo ripetere esattamente dallo stesso tempo…

Certo, i documenti cartacei sono diminuiti in modo considerevole ma, vuoi per cultura, per abitudine, per poca consapevolezza o per scelta, la carta fa ancora parte dei processi aziendali.

Non entro nel merito della libera scelta di ogni imprenditore, grande o piccolo che sia, anzi: a volte è molto meglio un documento cartaceo ben conservato che un documento informatico prodotto in modo errato e, peggio, non correttamente conservato.

I vantaggi della dematerializzazione dei documenti aziendali

Ma la dematerializzazione ha dei vantaggi che non possono che essere riconosciuti:

• Lo spazio: probabilmente oggi il costo di un deposito cartaceo non è particolarmente elevato, anche se un sito che rispetta i requisiti di legge e, non ultimi, i requisiti di idoneità al mantenimento dell’integrità del supporto cartaceo ha dei costi da sostenere, ma si può risparmiare anche con un’archiviazione informatica.
• La sicurezza: abbiamo solo un esemplare del documento cartaceo giuridicamente rilevante. Alcuni documenti possono essere riprodotti, altri possono essere recuperati da altre fonti ma, di norma, in azienda ne abbiamo una sola copia e quella copia viene trasferita all’archivio di deposito. L’archiviazione di un documento informatico, al contrario, consente di ottenere delle copie di back up aventi il medesimo valore giuridico del documento originale
• La facilità di accesso: l’immagine di un documento cartaceo, pubblicata su un documentale e associata a indici che rispondono ad un minimo di logica archivistica, diventa facilmente raggiungibile da tutti quelli che devono farlo, da qualsiasi postazione, con qualsiasi strumento e in qualsiasi momento. E può essere facilmente condivisa all’esterno.

Questo significa che le informazioni in essa contenute diventano un efficace supporto alla nostra attività

Questi sono sicuramente i motivi principali che ci possono, anzi devono spingere a dematerializzare il nostro archivio cartaceo. Magari non nella sua totalità ma, sicuramente, per quello che viene chiamato archivio corrente e per i documenti che rivestono una particolare importanza per la nostra organizzazione.

Le Linee Guida AgID

Come ormai sappiamo, ci sono regole per la gestione dei documenti informatici e queste regole sono determinate da AgID, l’Agenzia per l’Italia Digitale che, nel 2021, ha pubblicato le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

Le LLGG sono costituite da un corpo centrale, che contiene i principi e le logiche generali, e da una serie di allegati con approfondimenti su diversi argomenti.

L’allegato 3 delle LLGG ci dice come ottenere una copia informatica giuridicamente rilevante, partendo da un documento cartaceo, con l’obiettivo di buttare la carta.

I metodi a disposizione sono due:

• Metodo del raffronto: verifico ogni singola immagina scansionata e la confronto con il rispettivo documento cartaceo. Se il raffronto è positivo, appongo la mia firma digitale sul documento informatico creato tramite scansione
• Certificazione di processo: un procedimento costituito da procedure, certificazioni ISO, campionamenti, che può essere applicato a processi di scansione massiva, ovvero alla dematerializzazione di grosse quantità di documenti cartacei

È ovvio che non è possibile pensare di applicare il metodo del raffronto in presenza di grandi volumi e quindi AgID ha definito gli strumenti da adottare, in questi contesti, per “assicurare che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto”.

La certificazione di processo

E’ un processo articolato che prevede:

• Certificazione ISO 9001 e ISO 27001 sui processi di dematerializzazione massiva
• Definizione di una procedura che descriva le fasi di normalizzazione, scansione, indicizzazione, esecuzione dei test iniziale e finale, produzione e firma di un verbale di verificazione
• La definizione di un lotto campione, da verificare sia all’inizio del processo che alla fine
• La definizione di un Livello di Qualità Accettabile, ovvero la percentuale di errore accettabile che non comprometta l’integrità del documento
• La definizione di anomalie bloccanti, ovvero di quei risultati che, a prescindere dalla percentuale di errore accettabile, compromettono in modo irrimediabile la qualità e l’integrità delle immagini prodotte
• L’utilizzo di scanner professionali e SW, che rispondano a precisi requisiti tecnici e funzionali
• Operatori preparati

È abbastanza chiaro che si tratta di una procedura che deve essere eseguita da professionisti, società specializzate nella scansione dei documenti ma, come diciamo spesso, è necessaria la collaborazione del titolare dei documenti, il quale conosce e determina il valore dei propri documenti e collabora quindi alla definizione del lotto campione, del livello LQA e delle tipologie di errore.

Il cuore del processo

Sono proprio questi ultimi aspetti, se vogliamo, il cuore del processo: un buon lavoro di analisi e la definizione di percentuali che non rispondano a logiche commerciali ma che assicurino l’ottenimento di un prodotto che garantisca realmente la possibilità di distruggere l’originale cartaceo avendo un’adeguata, e duratura, fiducia che le immagini esibite siano coerenti con i supporti cartacei originali.

Si tratta quindi di mettere a disposizione un appropriato numero di documenti per il test pre-commessa, il più variegato possibile anche da un punto di vista qualitativo, in modo da lavorare e analizzare uno spaccato dell’archivio che sia il più possibile rispondente alla realtà del lotto complessivo.

Più il lotto di esempio si avvicina al contesto specifico e meno rischi avrò di dover correggere al rialzo la percentuale di documenti necessari per la validazione del processo di scansione. Con un conseguente aumento dei costi.

Dematerializzazione dei documenti aziendali: il ruolo della conservazione

Certo, anche la natura del documento e lo scopo della dematerializzazione hanno la loro importanza.

Diverso è scansionare e distruggere un documento fiscalmente rilevante, probabilmente non originale unico e quindi recuperabile da altre fonti, piuttosto che un fascicolo del personale o una cartella sanitaria.

Anche questi aspetti devono contribuire a costruire il nostro modello di percentuali, sia del lotto campione che del LQA (più basso per documenti che posso ricostruire, più alto per documenti sensibili o di difficile reperimento).

Alcune anomalie, poi, non si possono risolvere; una bassa qualità del supporto originale, ad esempio, ha ben poche possibilità di risoluzione.

A volte potrebbe essere necessario optare per una gestione mista: scansiono in modo certificato tutto l’archivio e separo i documenti che, in ogni caso, non potrò distruggere.

In questo modo potrò comunque esibire, in prima battuta, l’archivio dematerializzato e, solo se necessario, procedere successivamente con il recupero dell’originale cartaceo.

Come vedete gli aspetti da considerare sono molti e necessitano dell’esperienza del fornitore e della consapevolezza del titolare dell’archivio.

Come ultima fase, non dimentichiamoci della conservazione digitale delle immagini e dei dati prodotti, elemento essenziale per poter distruggere i nostri documenti cartacei.

La conservazione, servizio fiduciario riconosciuto anche dal nuovo regolamento eIDAS, garantisce nel tempo il mantenimento del valore dei nostri documenti.

È quindi fondamentale, nel disegnare i nostri processi, includere una piattaforma di conservazione digitale che risponda ai requisiti determinati da AgID e dal regolamento europeo, in modo tale da non vanificare le energie dedicate alla dematerializzazione dei nostri archivi cartacei.