Scopriamo nell’articolo targato Datasys e Indicom le principali caratteristiche della conservazione digitale delle PEC

I messaggi di Posta Certificata sono considerati documenti con valore legale e probatorio e vanno quindi obbligatoriamente conservati – in base all’articolo 2220 del Codice Civile – per almeno dieci anni.

Le PEC sono dunque documenti informatici giuridicamente rilevanti che le aziende hanno l’obbligo di conservare digitalmente. Ma attenzione: la conservazione delle PEC – che non è una semplice archiviazione – è un processo con delle specifiche procedure che sono in grado di garantire nel tempo immodificabilità, autenticità, integrità e reperibilità, in conformità alle linee guide di AGID (Agenzia per l’Italia Digitale).

Le aziende, quindi, per essere a norma, devono rivolgersi a un interlocutore specializzato in questo tipo di servizi.

Datasys Network, da sempre punto di riferimento per tutto ciò che riguarda il sistema IT delle PMI italiane, ha scelto come partner – da questo punto di vista – Indicom, società milanese leader nei servizi di fatturazione elettronica e di conservazione e custodia digitale dei documenti.

Datasys sta ricevendo negli ultimi mesi molte richieste da parte di aziende che vogliono capire come mettersi a norma per quanto riguarda la gestione delle PEC. In collaborazione con Indicom eroghiamo il servizio di conservazione digitale delle PEC, aiutando le aziende clienti a ottemperare a quello che è a tutti gli effetti – lo ripetiamo – un obbligo di legge.

Ora cerchiamo di chiarire ulteriormente la questione coinvolgendo gli esperti di IDC – Indicom Document Care.

Come si fa – in breve – ad essere a norma dal punto di vista della conservazione digitale delle PEC? Che servizio offrono Indicom e Datasys? E cosa rischia chi ignora questo obbligo di legge?

Oltre al già citato articolo 2220 del Codice Civile ricordiamo l’articolo 43 del CAD, che prevede che i documenti informatici, per mantenere nel tempo le proprie caratteristiche di immodificabilità e il loro valore probatorio, debbano essere sottoposti ad un processo di conservazione digitale a norma.

Il valore legale di una PEC è determinato dalla presenza o meno di elementi fondamentali:

• possedere, e conservare, la ricevuta di consegna completa, come ribadito in diverse sentenze dalla Corte di Cassazione;
• il documentale eventualmente utilizzato per gestire i messaggi di PEC scaricati dalla casella del provider che deve garantire il mantenimento dei requisiti strutturali e di formato;
• la tracciatura e la conservazione dei log delle operazioni di download.

Diventa perciò importante rimanere all’interno del perimetro definito dalla normativa senza perdere di vista la capacità di gestire in modo organico ed efficiente la propria casella di posta.

Le aziende che intendono gestire efficacemente i propri messaggi di posta elettronica, non solo le PEC, per rendere la corrispondenza vero supporto alle attività aziendali e per mantenere inalterato il valore non solo del contenitore (busta PEC), che assume un valore civilistico di prova di consegna,  ma anche del documento da essa veicolato, possono affidarsi a soluzioni che rispettino quanto previsto dalle LLGG AgID in materia di formazione, corretta archiviazione, distribuzione e conservazione del documento informatico.

Inoltre, più che parlare di sanzioni riteniamo interessante portare l’attenzione sui rischi a cui si può andare incontro qualora rimandassimo la corretta archiviazione di questa fondamentale tipologia documentale che attraversa tutta l’organizzazione.

Una verifica fiscale, la partecipazione ad una gara, la sottoscrizione di importanti accordi commerciali, istanze verso la PA o eventuali situazioni giudiziarie ci devono trovare pronti a fornire, a supporto della nostra posizione, documentazione il cui valore giuridico e probatorio sia stato correttamente preservato nel tempo.

Indicom e Datasys mettono a disposizione le loro competenze non soltanto per la verifica degli aspetti tecnologici ma anche per un’indispensabile fase di analisi preparatoria.

Il Portale PEC è la soluzione Indicom di gestione di messaggi PEC che consente di centralizzare, organizzare e archiviare le mail provenienti da diverse caselle di posta elettronica, automatizzando le regole di archiviazione e/o cancellazione e le operazioni di versamento dei messaggi in un sistema di conservazione a norma.
È possibile una regolamentazione degli accessi capillare e personalizzata, rilasciando le credenziali ai singoli utenti in conformità alle procedure di sicurezza ISO 27001.
Infine, il versamento nel sistema di conservazione di Indicom, conservatore qualificato AgID, è gestito tramite processi, procedure e architetture che garantiscono il rispetto dei regolamenti nazionali ed europei.