La conservazione digitale delle PEC è obbligatoria per le aziende. Scopriamo perché nel nostro articolo.
La conservazione digitale delle PEC è un passaggio obbligatorio per tutte quelle aziende che mirano a digitalizzare i propri processi interni.
La PEC è, per sua natura, un documento informatico. Quest’ultimo nel CAD (Codice Amministrazione Digitale, D.lgs n.82 7 marzo 2005) viene definito come “rappresentazione di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”.
L’articolo 43 dello stesso Codice prevede che i documenti informatici, per mantenere nel tempo le proprie caratteristiche di immodificabilità e il loro valore probatorio, debbano essere sottoposti ad un processo di conservazione digitale a norma.
A ciò si aggiungono le disposizioni del Codice civile agli articoli 2214 e 2220 in merito alla gestione della corrispondenza.
Gli articolo 2214 e 2220 del Codice civile
2214: L’imprenditore che esercita un’attività commerciale [2195, 2205] deve tenere il libro giornale [2215, 2216; 634 c.p.c.] e il libro degli inventari [2217]. Deve altresì tenere le altre scritture [1760, n. 3, 2312] che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell’impresa e conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite [2220, 2560, 2709, 2711]. Le disposizioni di questo paragrafo non si applicano ai piccoli imprenditori [2083, 2221].
2220: Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione [2312, 2457]. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti [2214]. Le scritture e i documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti.
I due articoli specificano come i messaggi di posta a contenuto e rilevanza giuridica, amministrativa, fiscale e commerciale debbano essere conservati per dieci anni. In quanto corrispondenza, quindi, la PEC deve essere conservata ordinatamente per ciascun affare.
La conservazione digitale delle PEC non riguarda solo quelle ricevute, ma anche i messaggi inviati con un determinato valore giuridico, amministrativo, fiscale e commerciale.
Le modalità di conservazione digitale delle PEC
Conservare una PEC non significa conservare il contenuto o dare valore legale al contenuto.
Si conserva la busta che contiene il documento, il quale potrebbe anche risultare vuoto o privo di valore. È quindi fondamentale capire lo scopo che si vuole raggiungere.
Sarà necessario procedere a un’indicizzazione precisa del documento contenuto nella PEC. Per esempio, nel caso di messaggi contenenti una fattura passiva, quest’ultima andrà indicizzata come fattura nell’archivio delle fatture passive. A sua volta, il messaggio PEC diverrà un allegato alla fattura stessa.
Bisogna precisare che non è sufficiente conservare i documenti sui server del proprio provider di posta (che li mantiene per un massimo di 30 mesi) o su server propri. Bisognerà rispettare le norme (CAD, Linee Guida AgID) che indicano le modalità per una corretta conservazione digitale dei documenti informatici.
Il mantenimento sui server non consente di rispettare i requisiti richiesti dalla norma di autenticità dell’origine e integrità del contenuto, garantiti dalla firma digitale apposta dal provider ai nostri messaggi di posta certificata. Infatti, qualora il certificato scada e i documenti si trovino al di fuori del sistema di conservazione digitale, i due requisiti non potranno più essere garantiti.
Gli oggetti da conservare sono sempre i messaggi con ricevuta di consegna completa, gli unici per i quali la Corte di Cassazione ha stabilito pieno valore legale.
Esempi di gestione della PEC
PEC con allegato
Bisognerà valutarne la natura del documento allegato (informatico o copia informatica di documento analogico), le caratteristiche che gli conferiscono valore (e applicare le norme per preservarle), l’utilizzo che si intende farne e il valore che il documento dovrà mantenere nel tempo. Ad esempio, la gestione di un allegato contenente un curriculum o un documento fiscalmente rilevante o un atto avente rilevanza giuridica, avranno valutazioni differenti tra loro.
PEC avente valenza di documento
L’accettazione di un contratto, la notifica di una disdetta o qualsiasi altra comunicazione con rilevanza amministrativa potrebbe semplicemente essere contenuta nel corpo della mail. A questo punto la conservazione potrebbe richiedere una categorizzazione diversa del messaggio (non più “posta” ma “disdetta”, ad esempio).
