Nel nostro articolo ci soffermeremo sulla conservazione digitale delle note spese
La conservazione digitale delle note spese rappresenta un argomento di particolare interesse per le aziende al giorno d’oggi.
In un precedente articolo avevamo già affrontato la particolarità di questa tipologia documentale. Le note spese sono quei documenti che vengono compilati dai dipendenti di un’azienda per riassumere le spese sostenute durante una trasferta lavorativa.
Per ottenere il rimborso, il dipendente deve obbligatoriamente allegare i giustificativi che certifichino le singole spese effettuate. Esempi in tal senso sono, per citarne alcuni, il biglietto di un viaggio sui mezzi di trasporto o lo scontrino emesso da un’attività ristorativa.
Ma come viene regolamentata la conservazione digitale delle note spese? Per capirlo dobbiamo prima soffermarci sulle caratteristiche del documento informatico.
Produzione del documento informatico
Il processo di produzione del documento informatico deve garantire:
- autenticità dell’origine: collegamento univoco e certo al dipendente e all’azienda
- integrità del contenuto: completo e inalterato
- immodificabilità: forma e contenuto non possono essere alterati
- leggibilità: qualità dell’immagine e leggibilità del file
La formazione dei documenti prodotti attraverso l’upload di foto o scansioni è regolata dalle nuove Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, che riportano anche le modalità per garantire nel tempo immodificabilità e integrità di questi documenti. A questo si aggiunge, obbligatoriamente, quanto previsto dall’art. 4 del DMEF del 17.06.2014, regole per la gestione dei documenti fiscalmente rilevanti.
Al fine di produrre correttamente un documento fiscalmente rilevante, garantendo i requisiti richiesti dalla normativa, è necessario apporre una firma digitale al termine della produzione del documento informatico. Altresì, il documento riepilogativo Nota Spese, in quanto documento fiscalmente rilevante, ai fini della detraibilità del costo dovrà anche essere firmato dal dipendente che richiede la nota spese stessa.
Il processo ottimale di gestione delle Note spese e dei giustificativi prevede che la gestione di quest’ultimi avvenga tramite la creazione di un singolo documento informatico per ogni giustificativo.
Giustificativi: gli originali unici
Tuttavia, nell’ipotesi in cui i giustificativi siano emessi da soggetti economici esteri di Paesi extra UE, con i quali non esiste una reciproca assistenza in materia fiscale, tali documenti dovranno essere considerati come “originali unici”. Pertanto, bisognerà seguire le disposizioni dell’art.1 del DPCM 21.03.2013:
Il presente decreto individua, ai sensi dell’art. 22, comma 5, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, le tipologie di documenti analogici originali unici per le quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l’obbligo della conservazione dell’originale cartaceo oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità all’originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato con dichiarazione da questi apposta e firmata digitalmente nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell’art. 71, del decreto legislativo n. 82 del 2005.
Il DMEF 17 giugno 2014 ribadisce che:
Ai fini fiscale, la conformità all’originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici originali unici è autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, secondo le modalità di cui all’art.22, comma 2, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n.82, e delle relative regole tecniche.
Il DMEF 4 settembre 1996 riporta l’elenco degli stati con i quali è attuabile lo scambio di informazioni ai sensi della convenzione per evitare le doppie imposizioni sul reddito in vigore con la Repubblica Italiana.
Gestione e conservazione digitale delle note spese
Da quanto previsto dalla normativa, il processo di gestione e conservazione digitale delle note spese è un argomento da tenere in considerazione all’interno del consueto flusso procedurale di un’azienda.
Non sempre però la gestione in-house consente di risolvere tutte le criticità. In questi casi bisogna rivolgersi ad un fornitore esperto ed in grado di coprire tutte gli aspetti legati alle note spese.
Un esempio di processo completo prevede i seguenti step:
- Il dipendente carica i giustificativi sul portale/App
- Il portale/App registra e salva i log dell’operazione
- Viene creato il riepilogo della nota
- Viene apposta la Firma elettronica semplice del dipendente sul riepilogo della nota spese
- Firma digitale dell’azienda su tutti i singoli documenti, riepilogo e giustificativi
- Versamento in conservazione: ogni singolo documento deve essere provvisto di metadati
Le note spese e relativi giustificativi, data la loro natura di documenti fiscalmente rilevanti, devono essere conservati per 10 anni.
