Analizziamo come la conservazione digitale a norma dei contratti si inscrive nel più ampio contesto del documento informatico
La conservazione digitale a norma dei contratti ha assunto sempre più rilevanza al giorno d’oggi. Il panorama delle aziende, infatti, sta affrontando nuove sfide imposte dai tempi che corrono.
Con la pandemia si è accentuata definitivamente la digital transformation che già stava permeando il nostro secolo. In tale contesto si è affermato un nuovo modo di lavorare, segnato da due fattori. Da un lato una spiccata tendenza alla digitalizzazione dei processi e dall’altro dalla dematerializzazione dei documenti aziendali.
I contratti rappresentano una consistente fetta della documentazione che ogni giorno circola nelle imprese. Conseguentemente, la loro conservazione digitale è di particolare interesse. Soprattutto considerando come i contratti siano prodotti ad oggi, per la maggior parte, come documenti nativi informatici. Tale condizione prevede una gestione differente rispetto al mondo cartaceo.
Il documento informatico
Il documento informatico può essere nativo informatico o nativo analogico. La sua rappresentazione può avvenire sui diversi formati previsti dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e dalle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici
Il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), D.lgs. 7 marzo 2005, n.82 definisce il documento informatico […] la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.
Formazione
Le Linee Guida descrivono le modalità di formazione del documento informatico:
a) creazione tramite l’utilizzo di strumenti software o servizi cloud qualificati che assicurino la produzione di documenti nei formati e nel rispetto delle regole di interoperabilità di cui all’allegato 2;
b) acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico, acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico;
c) memorizzazione su supporto informatico in formato digitale delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente;
d) generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più banche dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.
Dal momento che i nostri contratti sono documenti informatici, dovranno essere formati secondo una della quattro modalità sopra descritte.
Ma come garantiamo i requisiti di immodificabilità e integrità del documento informatico richiesti dalla normativa? Lo vediamo nel paragrafo successivo.
Firma
L’apposizione di una firma elettronica qualificata, di una firma digitale o di un sigillo elettronico qualificato o firma elettronica avanzata garantisce, per ognuna delle quattro modalità di formazione sopra descritte, l’assegnazione delle caratteristiche di immodificabilità e di integrità. Si tratta quindi di un passaggio importante all’interno della corretta formazione del documento informatico.
I contratti sono documenti che per loro natura devono di essere sottoscritti dai vari contraenti. La sottoscrizione può essere effettuata tramite firma elettronica semplice. Tuttavia, utilizzando quella digitale, si possono ottenere contestualmente sia la sottoscrizione del documento sia l’assegnazione dei requisiti menzionati.
La Conservazione digitale a norma dei contratti
Il CAD è il testo normativo che dispone l’uso e la gestione dei documenti informatici in Italia. L’articolo 44, c.1-ter, del CAD descrive i requisiti per la gestione e conservazione dei documenti informatici:
Art. 44. Requisiti per la gestione e conservazione dei documenti informatici
1-ter. In tutti i casi in cui la legge prescrive obblighi di conservazione, anche a carico di soggetti privati, il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura, per quanto in esso conservato, caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità, secondo le modalità indicate nelle Linee guida.
Come predisposto dalla normativa, quindi, la conservazione digitale a norma dei contratti è un obbligo per tutte le aziende che vogliono assicursi la piena valenza giuridica dei propri documenti.
Le Linee Guida, infatti, stabiliscono che il Sistema di Conservazione assicura, dalla presa in carico fino all’eventuale scarto, la Conservazione degli oggetti digitali in esso conservati. La finalità principale di un processo di conservazione digitale, come quello dei contratti, è quella di mantenere inalterate nel tempo le caratteristiche di autenticità, integrità, leggibilità, riservatezza, accessibilità e fruibilità dei documenti informatici.
