La digitalizzazione delle fatture passive rappresenta il primo step per semplificare i processi amministrativi ed iniziare il percorso della digital transformation. I dettagli nell’articolo.

Come emerso da una recente ricerca dell’Osservatorio del Politecnico di Milano e di cui avevamo già discusso in un articolo, la fattura elettronica ha comportato significativi miglioramenti per le aziende, soprattutto nella gestione delle fatture passive. Dati alla mano, lo studio dimostra infatti come l’utilizzo della fattura elettronica abbia ridotto i tempi di registrazione delle fatture ricevute. Inoltre, sono state semplificate le loro procedure di verifica, snellito il processo di approvazione dei pagamenti e velocizzato l’attivazione degli ordini di pagamento. Tutti benefici senz’altro determinati dal linguaggio standard XML che la fatturazione elettronica ha imposto.
Eppure, ancora oggi, l’attività di contabilizzazione delle fatture passive così come quelle di riconciliazione con ordini e bolle, workflow approvativi e conservazione digitale a norma siano tutt’altro che semplici proprio a causa della ricezione di fatture multi-formato.

Ciclo passivo: non solo fatture elettroniche

Oggi le aziende si trovano a dover gestire – oltre alla e-fattura – anche fatture passive ricevute in formato cartaceo e o in altri formati digitali quali PDF, EDI… Tra queste, rientrano:
– Fatture di categorie esentate dall’obbligo (minimi e forfettari)
– di fornitori esteri
– Fatture Intercompany di consociate estere
Una situazione senz’altro eterogenea che rende complessa l’attività di importazione dei documenti nel proprio gestionale e quindi la gestione dei processi amministrativi collegati.

La digitalizzazione delle fatture passive

Per rispondere a questa esigenza e consentire una più rapida gestione delle fatture ricevute, Indicom propone il servizio di Digitalizzazione delle fatture passive provenienti da formati differenti. In questo modo si agevolano i processi di elaborazione dei dati ai fini della contabilizzazione, riconciliazione di ordini bolle e fatture, workflow approvativi e conservazione digitale a norma.

La dematerializzazione dei documenti è quel processo che, attraverso strumenti integrati, trasforma il documento analogico (cartaceo) in formato elettronico. Il processo lo rende disponibile, generando una condivisione più rapida e funzionale delle informazioni. La digitalizzazione, che propriamente riguarda i processi, si riferisce invece a documenti nativi digitali.

Così dunque, il servizio prevede che le fatture passive ricevute in formato cartaceo siano sottoposte ad un processo di scansione per la produzione delle corrispondenti immagini in formato PDF (dematerializzazione). Allo stesso modo, le fatture passive già in formato digitale vengano controllate e normalizzate (digitalizzazione).
In questo modo, quindi, vi è l’elaborazione unicamente in formato digitale di tutte le fatture passive. Potranno essere consultate e condivise su un portale online tramite l’utilizzo di chiavi di ricerca (metadati) o mediante ricerche sul contenuto.

Un grande vantaggio per l’azienda, che può così ricercare e consultare tutte le fatture ricevute e importarle sul proprio gestionale per l’attività di contabilizzazione. In questo modo si semplifica la riconciliazione delle fatture con gli altri documenti del ciclo dell’ordine (bolle e DDT). Allo stesso tempo, si facilita la generazione di workflow approvativi in grado di razionalizzare le informazioni e i flussi di lavoro.
Il processo si conclude con la conservazione digitale a norma delle fatture passive. In quanto digitalizzate, potranno essere versate in un unico sistema di conservazione.