3 consigli pratici su come archiviare documenti cartacei in ufficio e favorire la digitalizzazione dei processi aziendali

L’eccessiva presenza di carta all’interno degli uffici è sempre stata una delle problematiche di maggior peso per le aziende. A maggior ragione se si pensa come quest’epoca sia particolarmente sensibile alla riorganizzazione degli spazi aziendali, al superamento del tradizionale metodo cartaceo e, più in generale, alla tematica della digitalizzazione.

Ciononostante, rimane molto comune la visione di innumerevoli faldoni o raccoglitori che riempiono scaffali su scaffali negli uffici. In tal modo, si privilegiano magari soluzioni più estemporanee senza cogliere i benefici di un processo strutturato ed organico di archiviazione dei documenti aziendali.

Eppure, esistono soluzioni innovative su come archiviare documenti cartacei in ufficio. Affidandosi ai seguenti step, infatti, sarà possibile affrontare e superare tutte le problematiche legate alla gestione della carta nelle aziende.

1) Archiviazione dei documenti cartacei in outsourcing

La prima risposta alla presenza massiva di carta negli uffici proviene dall’archiviazione dei documenti. Non si tratta, però, di un’attività da realizzare internamente, bensì di un vero e proprio servizio da affidare in outsourcing ad Aziende specializzate nel Records Management, al cui interno operano archivisti con diploma e laurea nel settore.

Generalmente, sono previste più fasi per coprire l’intero processo e soddisfare tutte le richieste da parte delle imprese. Dal momento della presa in carico della documentazione, infatti, si succedono diversi step.

Il primo consiste nella schedatura del patrimonio archivistico aziendale, cioè l’elenco completo della documentazione con datazione e oggetto dei fascicoli/documenti. Gli altri step prevedono l’inscatolamento della documentazione schedata, il trasferimento delle scatole in speciali depositi di archivio, e la loro custodia in strutture dotate di tutte le misure di sicurezza, attiva e passiva.

All’interno dei depositi di archivio, le richieste di consultazione dei documenti in outsourcing sono gestite da personale archivistico specializzato, con la messa a disposizione del Cliente delle immagini dei documenti richiesti con scansioni on demand oppure con l’invio degli originali cartacei in tempi rapidi. Infine, l’ultimo passaggio è il macero, ossia la distruzione dei documenti per cui è scaduto il periodo di conservazione obbligatorio.

I notevoli vantaggi strategici derivanti dall’outsourcing archivistico, come ad esempio una maggiore efficienza nel reperimento dei documenti e la creazione di nuovi spazi all’interno degli uffici, sono solo il primo passo verso la digitalizzazione dei processi aziendali.

2) Dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti

La dematerializzazione dei documenti e, in senso più lato, la digitalizzazione dei processi aziendali è lo strumento più efficace per non doversi più affidare ai tradizionali supporti cartacei.

Questo processo prevede che i documenti cartacei, dopo essere stati normalizzati, preparati e sottoposti a scansione, vengano trasformati in file PDF.

Ad ogni documento verranno associati uno o più campi di ricerca, per consentirne il successivo reperimento su piattaforme documentali centralizzate. Tali strumenti consentono di gestire ed archiviare tutte le informazioni aziendali, che saranno così di rapida e facile fruizione. Il dipendente, in questo modo, non sarà più costretto a vagare per l’ufficio alla ricerca del faldone perduto ma, accedendo al documentale, anche da remoto e da un qualsiasi device, potrà disporre di tutti i documenti con un semplice click.

I benefici per un’impresa derivanti da un simile approccio sono innumerevoli. Basti pensare alla riduzione di tempi e costi dovuti all’immediatezza nella ricerca dei documenti. Con quel che ne consegue, inoltre, in termini di ottimizzazione dei processi interni e miglioramento degli iter decisionali.

Gli originali dei documenti scansionati possono essere quindi avviati alla già citata archiviazione cartacea nei depositi di archivio oppure sottoposti ad un processo ancor più in linea con il tema della dematerializzazione: la conservazione digitale.

3) Conservazione digitale a norma

Il completamento del processo di dematerializzazione è rappresentato dalla conservazione digitale a norma.

Si tratta di quel processo che consente di assicurare nel tempo la piena validità legale ad un documento informatico, conferendo a quest’ultimo un’efficacia giuridica equivalente a quella tradizionalmente riconosciuta al documento cartaceo, che potrà quindi essere distrutto.

Il primo step è l’apposizione della firma digitale sui file precedentemente ottenuti dalla scansione. I documenti vengono quindi versati nel Sistema di Conservazione e sottoposti ai controlli per la verifica di eventuali anomalie. Successivamente viene generato il Pacchetto di Archiviazione, contenente i documenti oggetto di conservazione e i relativi metadati. Il processo si completa con l’apposizione  della firma digitale del Responsabile della Conservazione e della Marca Temporale, che garantiscono il mantenimento nel tempo dei requisiti di Autenticità, Integrità e Leggibilità.

Per alcuni documenti, come quelli di natura fiscale (la fattura elettronica, gli ordini elettronici o i contratti firmati digitalmente), la normativa vigente considera la conservazione digitale a norma l’unica modalità di archiviazione legalmente valida.

Per altre tipologie di documenti, invece, la conservazione resta facoltativa ma garantisce comunque significativi vantaggi, in particolare la possibilità di eliminare gli originali cartacei riducendo gli spazi interni o esterni.

Grazie alla conservazione digitale a norma per le aziende è così possibile trasformare il proprio archivio cartaceo in uno digitale. Si eliminano, al contempo, i rischi di smarrimento o danneggiamento dei documenti originali.

Come archiviare documenti cartacei in ufficio grazie a Indicom

Indicom da 20 anni è specializzata nel fornire soluzioni digitali e servizi in outsourcing. Grazie alle esperienze acquisite ed al know-how tecnologico e normativo, Indicom può supportarti nell’archiviare i documenti cartacei dell’ufficio.

Innanzitutto, grazie ad esperti archivisti accreditati, possiamo fornire un servizio di archiviazione cartacea in full outsourcing, prendendoci carico di ogni fase del processo. In questo modo ti aiuteremo a liberare i tuoi archivi e guadagnare spazio vitale in ufficio. Allo stesso tempo, ti garantiremo la messa a disposizione rapida dei documenti per la consultazione.

Nell’ottica della trasformazione digitale aziendale, Indicom propone il servizio di dematerializzazione dei documenti cartacei e la digitalizzazione dei documenti elettronici.  In questo modo la tua azienda potrà migliorare la gestione documentale ed ottimizzare i processi aziendali. I documenti aziendali di qualsiasi formato vengono indicizzati e importati su una piattaforma centralizzata. Le informazioni così organizzate sono pertanto facilmente reperibili e consultabili. I dati presenti in archivio possono essere modificati e integrati in base alle regole aziendali, riducendo i tempi di ricerca, consultazione e condivisione dei documenti.

Infine, Indicom si occupa dal 2006 di conservazione digitale a norma. Affidandosi ad Indicom è possibile conservare a norma di legge qualsiasi tipologia di documento. Con il nostro servizio si possono così non solo abbattere i costi di stoccaggio ma anche eliminare il rischio, sempre presente, di smarrimento della documentazione originale.

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