In cosa consiste il ciclo passivo? E quali sono le potenziali opportunità per le aziende in tal senso? Approfondiamolo nel nostro articolo.
Il ciclo passivo è uno dei processi più importanti e ricorrenti all’interno di un’azienda e si inserisce all’interno del più ampio contesto del BPO. Ma in cosa consiste esattamente?
Al suo interno si collocano tutte quelle comunicazioni tra l’impresa ed i propri fornitori che determinano le uscite economiche per essa e che vanno dall’emissione dell’ordine sino all’effettivo pagamento del fornitore. Ad esempio, tra le attività che ne fanno parte possiamo citare la riconciliazione ordini-DDT-fatture, la gestione di quest’ultime, sia tramite SDI che con la scansione di quelle analogiche. O, ancora, la digitalizzazione tanto dell’ordine quanto delle bolle di consegna.
Se il ciclo passivo abbraccia tutto ciò che avviene prima della fornitura di un bene o un servizio, quello attivo, invece, riguarda le attività con i clienti con un ritorno economico per l’azienda. Basti pensare alla Fatturazione Elettronica, alla gestione delle anagrafiche dei Clienti o il trasporto dei beni venduti.
Come è facile intuire, il ciclo passivo può presentare sia diversi punti critici che opportunità per le imprese.
Le criticità del ciclo passivo
In virtù della quantità di attività presenti all’interno del ciclo passivo è quasi una logica conseguenza la presenza di diverse criticità da attenzionare.
In uno studio dell’Osservatorio Digital B2B della School of Management del Politecnico di Milano è emerso un dato interessante. Il 16% delle aziende intervistate, infatti, segnala l’appesantimento e la mancanza di fluidità nella riconciliazione della fattura con altri documenti del ciclo dell’ordine.
Altro aspetto da non sottovalutare è la gestione manuale e articolata dei flussi in ingresso. Ciò, infatti, può comportare anomalie, errori o altri spiacevoli intoppi durante tutte le fasi del processo. Senza contare, inoltre, l’impossibilità di tracciare correttamente e dettagliatamente le operazioni, complicando di fatto le comunicazioni con i fornitori. Basti pensare, ad esempio, alle differenze tra gli importi nella fattura e quelli nell’ordine o la quantità di beni effettivamente consegnata.
Un altro tasto dolente riguarda, non sorprendentemente, il tempo ed il denaro. Le attività del ciclo passivo sono prevalentemente a basso valore aggiunto. In altre parole, le risorse svolgono mansioni ripetitive, che richiedono tempo e con costi fissi. Questi, inoltre, non possono essere rimodulabili sulla base della mole di lavoro effettiva dei dipendenti.
Opportunità e benefici in ottica digitalizzazione
A dispetto delle problematiche delineate, ci sono svariate opportunità da sfruttare per le aziende e che si collegano alle più ampie tematiche di fatturazione elettronica e digitalizzazione.
Il già citato studio del Politecnico, ad esempio, riporta che il 53% degli intervistati ha riscontrato benefici in termini di diminuzione dei costi e tempi di lavorazione così come nell’ottimizzazione dei processi interni. Proprio in quest’ottica devono essere intesi i miglioramenti verso cui tendono le imprese italiane.
In primo luogo, per le fatture passive, vi è un’eterogeneità di formati (elettronico, cartaceo, PDF ecc.) che sarebbe molto più gestibile tramite un intensivo ricorso alla digitalizzazione delle fatture. Tale pratica permette di ridurre il numero di errori, velocizzando i tempi e diminuendo, al contempo, la mole di lavoro delle risorse. Più in generale sarebbe proprio un intensivo ricorso alla digitalizzazione di tutti i documenti che fanno parte del ciclo passivo il vero punto di svolta per le imprese.
I vantaggi derivanti dall’automatizzazione dei processi interni potrebbero essere aumentati da una gestione organica ed a 360 gradi di tutte le fasi del ciclo passivo. Le aziende, infatti, trarrebbero enormi benefici da un flusso che parte dalla ricezione della fattura elettronica dallo SdI e passa attraverso la riconciliazione amministrativa con i rispettivi ordini e bolle. Una volta digitalizzata è così fruibile su una piattaforma documentale (ECM) dove gli utenti potranno navigare all’interno della pratica virtuale del relativo fornitore. Infine, la fattura-esempio del nostro flusso viene sottoposta ad un processo di conservazione digitale a norma.
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