Scopriamo in questo articolo che cos’è il cosiddetto Business Process Outsourcing (BPO) e quali sono i vantaggi per le aziende che vi ricorrono.

Il Business Process Outsourcing, o più comunemente conosciuto con il suo acronimo di BPO, è uno dei principali protagonisti all’interno del panorama odierno del mondo lavorativo. Sempre più spesso, infatti, le aziende ne fanno ricorso nell’ottica dell’ottimizzazione delle proprie risorse interne. Senza tralasciare, inoltre, la digital transformation che sta cambiando radicalmente il modo di lavorare ai giorni nostri. Ma di cosa si tratta nello specifico?

Come è facilmente intuibile dal nome, tale pratica consiste nell’affidare ad altri e non alla propria organizzazione uno o più processi che normalmente sono in carico ai dipendenti di un’impresa. Questa esternalizzazione coinvolge, generalmente, tutti quei processi ritenuti secondari e che normalmente non permettono alle risorse interne di dedicarsi ad attività in linea con il core business aziendale.

Dall’altro capo del BPO c’è l’outsourcer, ossia l’impresa a cui delegare tali processi e che deve essere valutata e selezionata con la giusta attenzione. L’outsourcer, infatti, dovrebbe avere esperienza pregressa nel ruolo unita ad un elevato grado di specializzazione nella materia. In questo modo potrebbero assicurare il raggiungimento di importanti standard di qualità.

Per questo motivo, inoltre, l’outsourcer deve garantire sia la costante formazione delle proprie risorse sia l’aggiornamento continuo delle tecnologie a supporto dei processi di esternalizzazione. Ciò con l’obiettivo di rimanere sempre al passo delle evoluzioni e delle richieste del mercato.

Il ricorso ad un soggetto esterno non è sicuramente una novità in senso stretto, in quanto esempi di tal genere sono stati frequenti già in passato. Tuttavia, anche ai giorni nostri non mancano le sfide che inducono sempre più aziende a rivolgersi al Business Process Outsourcing per rimanere competitive.

Le principali categorie di BPO

Generalmente, le attività di BPO sono suddivise in due macrocategorie: front-office e back-office outsourcing.

Nel primo caso, ricadono tutti quei servizi che prevedono un contatto diretto ed immediato con il cliente dell’azienda. Ci si affida quindi al business process outsourcing per migliorare i propri standard di qualità senza perdere di vista l’attenzione da dedicare al cliente. In questa categoria si possono includere vari servizi quali, ad esempio, l’help desk, il contact center, il telemarketing, la gestione di alcuni uffici a contatto diretto con il pubblico (Urp) o anche le ricerche di mercato.

Invece, il back-office comprende tutte quelle attività amministrative e gestionali che sono sempre importanti per un’azienda ma che non ne costituiscono il core business. In altre parole, pur non trattandosi di processi da trascurare, distolgono le risorse dalle attività ad alto valore aggiunto. Tra i servizi di questa categoria di BPO rientrano, fra gli altri, la gestione del ciclo passivo, la gestione delle Note Spese, la riconciliazione degli incassi Clienti così come varie attività legate alla gestione e registrazione di dati, sia offline che online.

I vantaggi per le aziende

Da quanto appena scritto si intuisce come le aziende decidano di ricorrere all’esternalizzazione di determinate attività per ricavarne importanti vantaggi.

Come già accennato, la possibilità di poter impiegare le proprie risorse in attività in linea con il core business e non, quindi, a basso valore aggiunto è il motivo principale del ricorso al BPO. Il risparmio per le imprese è notevole, considerando la specializzazione dell’outsourcer ed un modello organizzativo molto efficiente.

Oltre al risvolto economico non è assolutamente da sottovalutare il vantaggio in termini qualitativi. Affidandosi al Business Process Outsourcing, infatti, viene aumentata l’efficienza del servizio esternalizzato, con una sensibile riduzione degli errori generalmente imputabili all’esiguo tempo a disposizione per le proprie risorse.

L’ottimizzazione delle performance e la semplificazione dei processi interni non sarebbero però possibili senza un partner di fiducia, con esperienza nel ruolo di outsourcer ed in grado di raggiungere tutti gli obiettivi prefissati.

Indicom per il Business Process Outsourcing

Indicom è una realtà specializzata in soluzioni digitali e servizi di BPO volti ad ottimizzare la gestione delle informazioni aziendali. L’obiettivo è migliorare l’organizzazione del lavoro, ottimizzare la produttività e permettere il recupero di risorse indispensabili allo sviluppo del core business.

La proposta di Business Process Outsourcing di Indicom consente alle imprese di esternalizzare una serie di servizi importanti ma a basso valore aggiunto. Eccone alcuni:

• La gestione del Ciclo Passivo, in particolare per quanto riguarda la riconciliazione Ordini, DDT e Fatture, siano esse elettroniche o analogiche, e la registrazione in contabilità delle fatture. Grazie all’outsourcing, è possibile verificare la correttezza e le eventuali discrepanze di tutta quella consistente fetta di documenti che ogni giorno transitano in un’azienda. In questo modo è possibile giungere ad una vera e propria automatizzazione del processo di acquisizione, controllo e registrazione delle fatture fornitori

• Attraverso l’Enterprise Content Management (ECM) la digitalizzazione completa dei documenti relativi al Ciclo Passivo, a partire dagli Ordini di Acquisto, passando per la presa in carico dei flussi automatici delle Fatture elettroniche, la dematerializzazione delle fatture analogiche, delle bolle di consegna/DDT e di tutta la documentazione relativa al processo di acquisto.  I documenti digitalizzati, associati ai propri metadati, potranno poi essere gestiti su un sistema documentale in grado di condividere, consultare e scaricare i documenti in maniera rapida ed efficiente. I documenti digitalizzati potranno attivare e prendere parte a processi di business workflow ed essere avviati alla conservazione digitale a norma

Ulteriori servizi da esternalizzare

• Back-office amministrativo e gestionale. Sotto questa voce sono ricollocabili tutta quelle attività, all’ordine del giorno nelle imprese, a basso valore aggiunto e con importanti costi di gestione. In ambito amministrativo, ad esempio, ci riferiamo alla gestione e contabilizzazione delle bolle doganali, alla gestione Intrastat o all’elaborazione della situazione partite pagabili. In altri ambiti basti pensare al contact center, al data entry ed a tanti altri processi legati ad attività gestionali. Tutte queste attività, affidate ad Indicom, permetterebbero l’alleggerimento della mole di lavoro delle risorse interne

• Riconciliazione incassi. Su base giornaliera gli incassi delle aziende devono essere verificati, provvedendo all’abbinamento dei pagamenti alle partite contabili aperte che hanno generato il credito. Indicom può occuparsi sia della riconciliazione automatica mediante software sia di quella manuale, aiutando le imprese a raggiungere una migliore efficienza operativa

• Gestione delle Note Spese. La gestione delle note spese costituisce un’attività cruciale all’interno di un’azienda. Vengono coinvolte diverse funzioni aziendali, data la rilevanza dal punto di vista organizzativo, economico e fiscale. Le esigenze delle imprese si scontrano con diverse criticità legate alla gestione cartacea (ad esempio lo smarrimento o l’illeggibilità dei giustificativi) e per le quali la soluzione interna non sempre è la più efficace. La proposta di Indicom è invece modulare e personalizzabile, consente una maggiore efficienza nella fase di validazione e liquidazione e riduce il rischio di rimborsi errati. Più in generale il servizio permette la completa dematerializzazione e digitalizzazione del processo di gestione delle note spese, nel pieno rispetto inoltre delle norme vigenti.

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