Scopriamo nel nostro articolo tutti i “segreti” del BPO dei processi amministrativi

BPO dei processi amministrativi: di cosa si tratta? Letteralmente “il BPO”, Business Process Outsourcing, è la gestione dei processi aziendali all’esterno dell’azienda, presso un partner specializzato nella fornitura di queste tipologie di servizi. Dal punto di vista dell’azienda cliente si tratta di una vera e propria strategia di gestione dettata da esigenze di maggiore flessibilità, efficienza, nonché di conservazione di posizionamento e di competitività.

In estrema sintesi e procedendo con un’analisi di macrosistemi, le attività aziendali partono dal ciclo passivo e si concludono con il ciclo attivo.

BPO dei processi amministrativi: ciclo passivo e ciclo attivo

Il ciclo passivo comprende tutte le attività che mettono in contatto l’azienda con i fornitori per l’approvvigionamento dei beni e servizi necessari per supportare l’attività produttiva ed il business in generale. Si parte dalla selezione del fornitore, si procede con la stipulazione del contratto di acquisto e quindi l’emissione dell’ordine di acquisto che, insieme alla verifica dei documenti che comprovano l’ingresso del bene in azienda (certificato dal Documento di Trasporto), o la fornitura del servizio, permette di convalidare la fattura ricevuta e quindi autorizzare il pagamento della medesima.

Il ciclo attivo comprende tutte le attività che vanno dalla gestione dei contratti di vendita fino all’incasso delle fatture emesse. Attraverso questo processo si creano i presupposti per la fatturazione e per la conseguente generazione del cash flow con gli incassi finali.

Nell’ambito di tali cicli, a seconda delle diverse realtà aziendali, si procede con definizioni di processi, sottoprocessi e processi di supporto che singolarmente sono caratterizzati da flussi in entrata e flussi in uscita, sia con le economie esterne, che all’interno dell’azienda stessa. Ogni macro e micro-processo possono essere quindi oggetto di gestione esterna demandata ad un player specializzato. Ogni azienda ha le proprie peculiarità per cui è necessario ben studiare ad hoc cosa esternalizzare e come realizzare l’attività. La decisione di mettere in piedi un’attività di BPO in seno ad un’azienda nasce da un’analisi di tutti i processi aziendali, al fine di attribuire un chiaro perimetro che permetta di definirne l’autonomia di gestione necessaria per l’ottimizzazione e l’efficientamento. Occorre quindi preliminarmente individuare il processo corredato dai suoi flussi IN ed OUT, oggetto di trasferimento verso l’outsourcer.

Il ciclo passivo potrebbe essere totalmente gestito all’esterno, dalla scelta del miglior fornitore, fino al pagamento del medesimo. In alternativa, si potrebbe trovare conveniente far gestire in outsourcing soltanto il processo di verifica fatture, lasciando internamente la gestione del pagamento in modo ad esempio da poter applicare delle politiche di cash flow indipendenti dal mero rispetto delle iniziali condizioni di pagamento concordate.

Allo stesso modo, rispetto all’intero ciclo attivo si potrebbe far gestire in BPO soltanto l’aspetto della fatturazione elettronica, oppure il recupero del credito , oppure anch’esso potrebbe essere gestito totalmente all’esterno.

Un altro processo per cui si può ritagliare un perimetro di autonomia è quello relativo alla elaborazione della reportistica di controlling, che può essere elaborata a partire da un interfacciamento con i dati contabili e gestionali, trasferiti in appositi sistemi di BI che permettono la trasformazione in informazioni da confezionare appositamente per i decision makers aziendali.

Le esigenze delle aziende

L’idea di BPO, quindi, nasce dall’esigenza delle aziende di liberarsi di attività time consuming, generalmente considerate a basso valore aggiunto, ma che comportano comunque l’impiego di risorse specializzate, tecnologie e infrastrutture senza ottenere un vantaggio economico immediato.

In tal senso i processi di supporto di carattere tattico-operativo, che richiedono un elevato livello di specializzazione ad esempio  di ordine legale e fiscale e tecnologico (per cui quindi non è riconosciuto un valore aggiunto immediato per il business) sono i primi ad essere valutati per procedere con un’attività di esternalizzazione.

Tra le attività che oggi sono date in outsourcing dalla maggioranza delle aziende, troviamo certamente il Payroll: ci si affida ad un professionista esterno (Consulente del lavoro) che si occupa dell’elaborazione mensile dei cedolini di tutta la popolazione aziendale e delle relative Prime Note di Contabilizzazione che, a seconda delle dimensioni aziendali, o della maggiore propensione alla digitalizzazione dell’azienda in questione, possono essere direttamente integrate nei sistemi contabili interni.

Il ricorso al full BPO dei processi amministrativi, contabili, fiscali e di controlling è un modello utile alla crescita tanto per le Start Up, quanto per le aziende ormai consolidate. Le Start Up infatti, in tale fase preferiscono dedicare le risorse interne allo sviluppo del business, per cui scelgono di delegare totalmente queste funzioni all’esterno. Le medie/grandi aziende invece mirano all’ottimizzazione delle risorse e a godere dei vantaggi economici di tale formula. In entrambi i casi molto utile risulta anche l’intervento di funzioni di temporary management come naturale complemento al BPO.

Il ricorso all’outsourcing consente quindi una migliore ridistribuzione delle risorse interne, che possono essere destinate ad attività più specifiche e strategiche per una migliore e più produttiva integrazione nel sistema aziendale. Ne discende a livello generale aziendale, un miglioramento dei servizi offerti, generato appunto dall’ottimizzazione dei fattori produttivi e dei processi.

L’obiettivo generale aziendale è raggiungere una snellezza gestionale e quindi una fluidificazione dei processi tanto dal punto di vista dell’ottimizzazione, quanto di quello della riduzione dei costi. In tal senso, si assiste ad una trasformazione dei costi da fissi a variabili, in quanto i costi dei fattori produttivi personale ed attrezzature sono sostenuti dal soggetto esterno.

I vantaggi del BPO amministrativo

Oggi i nuovi modelli di utilizzo del sistema di BPO sono fruiti in modalità “as-a-service”; si realizza una maggiore flessibilità ed una scalabilità delle soluzioni che permettono l’adozione di un vero e proprio modello “pay-per-use”.

Un altro vantaggio immediato è la garanzia della continuità del servizio, ossia il presidio esteso, non dipendente quindi dalla stagionalità o dall’assenza delle risorse.

La successiva evoluzione del concetto ed il consolidamento della funzione di BPO hanno permesso inoltre di apprezzare anche i vantaggi collegati alla possibilità di essere sempre allineati ai nuovi contesti normativi, regolamentari e procedurali. Quando si affida l’outsourcing di un processo ad un player esterno, questo ha un know-how specialistico verticalizzato sull’attività espletata ed è dotato di tecnologia ed infrastrutture adeguate alla realizzazione del servizio, spesso applicando delle economie di scala al proprio interno.

Non è da sottovalutare infine una riduzione del rischio generale aziendale collegato all’andamento dei mercati, alle condizioni finanziarie, all’avvento delle nuove normative, ma anche alla concorrenza. Generalmente le aziende che prestano i servizi di outsourcing hanno una organizzazione interna che gli consente di gestire il rischio aziendale in maniera migliore di quanto possano fare le aziende che hanno in gestione.

Da quanto su evidenziato risulta chiara la vastità dei tipi di servizio e settori nei quali è possibile coinvolgere un partner esperto in Business Process Outsourcing. Resta di fondamentale importanza eseguire una rigorosa fase di assessment presso l’azienda committente al fine di individuare i processi che hanno le caratteristiche tali da poter essere esternalizzati.

Tuttavia, malgrado al giorno d’oggi si assista alla diffusione, all’allestimento ed al consolidamento delle società che hanno ben colto l’opportunità di gestire l’esternalizzazione dei processi aziendali, la mentalità di alcuni imprenditori, ma anche di multinazionali, non è ancora pronta ad attuare una riorganizzazione aziendale di questo tenore. L’insourcing è ancora visto come l’unica garanzia di una gestione ottimale dei “propri affari”, quasi per dover assolvere ad un dovere di riservatezza, senza ben prendere in considerazione tutti i possibili vantaggi (alcuni dei quali su elencati) che potrebbero derivare dall’esternalizzazione.