Approfondiamo nel nostro articolo le principali caratteristiche dell’Allegato 2 delle LLGG AgID

Come ormai risaputo dal 1° gennaio 2022 sono entrate in vigore le nuove Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

Abbiamo già discusso in altri articoli dell’allegato 5 che stabilisce i nuovi metadati che devono obbligatoriamente accompagnare durante tutto il ciclo di vita i documenti informatici.

Sappiamo bene, però, che oltre a quello avente come oggetto i metadati, le Linee Guida si compongono di altri cinque allegati. Uno di essi riguarda un aspetto fondamentale e forse poco dibattuto. Ci riferiamo ai formati che si possono e/o devono essere impiegati al momento della formazione di un documento informatico.

L’Allegato 2: Formati di file e riversamento

L’allegato 2 delle Linee Guida, dal titolo “Formati di file e riversamento”, è un documento corposo e di carattere tecnico che si propone di fornire indicazioni sui formati dei file attraverso i quali vengono rappresentati i documenti informatici oggetto delle stesse Linee Guida.

Vi sono determinate logiche dietro le quali si cela la scelta di inserire alcuni formati anziché altri. Tra queste, l’individuazione, da parte di AgID, di quei formati che possono garantire, nel tempo, una minore obsolescenza tecnologica dei formati e una maggiore interoperabilità tra i sistemi di gestione documentale e, soprattutto, di conservazione. Per questo motivo alcuni formati, o versioni di essi, sono indicati come utili alla conservazione a differenza di altri.

Tipologie e caratteristiche dei formati nell’Allegato 2

All’interno del documento sono individuati diciannove tipologie di formati che spaziano tra i più diffusi (documenti impaginati, ipertesti, fogli di calcolo, posta elettronica, etc.) ad alcuni più di “nicchia” (sottotitoli, modelli digitali, etc.). Tra questi viene individuato anche una tipologia di formato denominata “documenti amministrativi” che fa riferimento ad “alcuni formati di file utilizzati per documenti amministrativi di utilizzo generale, da parte delle PP.AA. E di altri enti, su tutto il territorio nazionale” (all.2, pg.138).

Tutti i formati elencanti nel documento si portano dietro delle caratteristiche intrinseche. Tra queste, per esempio, ricordiamo che i formati possono essere suddivisi in:

• Standard de facto o de iure;
• Aperti o chiusi;
• Proprietari o non proprietari;
• Estendibili o non estendibili;
• Robusti, parzialmente robusti o completamente robusti;
• Dipendenti o indipendenti dal dispositivo;
• Retro-compatibili o compatibili in avanti;

Citando l’allegato, possiamo dire che “gli standard migliori sono quelli che possono essere facilmente estesi, rivisti o aggiornati nel tempo per adattarsi all’immanente obsolescenza tecnologica. Tra questi, inoltre, eccellono gli standard che sono ab initio disegnati con il preciso scopo di evolvere a lungo termine; per questo motivo essi sono detti formati “compatibili in avanti” o anche “future-proof ”.

Formati e conservazione digitale: il caso del PDF

Abbiamo detto che l’allegato 2 si propone di dare indicazioni su quali formati usare per i propri documenti in modo da garantire nel tempo, tra le altre cose, una migliore conservazione.

Anche in questo caso, infatti, il processo di conservazione digitale dei documenti riveste un ruolo primario, dal momento che ogni tabella presente nell’allegato 2, che si propone di descrivere le caratteristiche del formato in oggetto, specifica se lo stesso formato, o una versione di esso, è idoneo alla conservazione o meno.

Passando a un esempio concreto, nel caso del formato PDF, che fa parte della famiglia dei documenti impaginati, sarà idoneo per la conservazione solo il profilo PDA/A e PDF/B. Analizzando il primo dei due, il PDF/A risulta essere un profilo adatto alla creazione di tutti quei documenti per i quali deve essere garantita la leggibilità in caso di conservazione digitale. Ulteriori specifiche per la corretta creazione di un PDF/A sono inoltre riportate sempre nell’allegato 2.

Risulta evidente che quanto detto sino ad ora è di particolare importanza per i produttori dei documenti informatici. Oltre ai metadati, infatti, si dovranno occupare anche dei formati tramite i quali i propri documenti informatici vengono prodotti. A maggior ragione, infine, se dovranno poi essere avviati ad un processo di conservazione digitale a norma.