All’interno del DL Semplificazioni trova spazio l’abrogazione dell’obbligo annuale di conservazione dei registri e libri contabili.

Abrogazione dell’obbligo annuale di conservazione dei registri e libri contabili tenuti con sistemi elettronici. Dopo il passaggio alla Camera, anche il Senato, nella giornata di martedì 2 agosto, ha approvato in via definitiva il DdL n.2681 di conversione, con modificazioni del DL semplificazioni 73/2022. Il Legislatore ha così recepito, in un’ottica di semplificazione, la proposta del Consiglio nazionale dei dottori commercialisti e degli esperti contabili.

Vediamo le possibili implicazioni derivanti dalla nuova normativa.

Le novità

L’emendamento al DL semplificazioni modifica l’art. articolo 7, comma 4-quater, del DL 10 giugno 1994, n. 357, che diventa quindi:

In deroga a quanto previsto dal comma 4-ter, la tenuta e la conservazione di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto sono, in ogni caso, considerate regolari in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge o di conservazione sostitutiva digitale ai sensi del codice di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza.

Viene quindi stabilito che registri e libri contabili siano da considerarsi regolarmente tenuti e conservati con sistemi elettronici anche senza aver completato le relative procedure di stampa su supporto cartaceo o conservazione digitale. Al momento della visita ispettiva da parte delle autorità, secondo quanto riportato nel testo normativo, le scritture contabili dovranno risultare aggiornate sui sistemi elettronici e dovranno essere stampati su richiesta dagli organi ispettivi. Così facendo si potranno considerare come regolarmente tenute e conservate.

Le criticità dell’abrogazione dell’obbligo annuale di conservazione dei registri e libri contabili

La nuova direttiva sembra non tenere in considerazione la corretta gestione dei documenti informatici fiscalmente rilevanti, così come regolamentata dal Dlgs 82/2005 CAD, dalle Linee Guida AgID in tema di gestione e formazione dei documenti informatici, dal DMEF del 17.06.2014, gestione dei documenti informatici fiscalmente rilevanti e, non ultimo dal Codice civile art. 2215bis.

Come richiesto sia nel Codice civile, articolo 2215bis, sia nel DMEF del 17 giugno 2014, solo firma digitale e marca temporale apposte sul singolo documento informatico, conferiscono i requisiti di immodificabilità e integrità obbligatoriamente previsti sia dal CAD che dalle LLGG.

Codice civile, articolo 2215bis:

1. I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell’impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici. […] 3. Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all’anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato. […] 6. Per i libri e per i registri la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento di natura tributaria, il termine di cui al terzo comma opera secondo le norme in materia di conservazione digitale contenute nelle medesime disposizioni.

DMEF 17 giugno 2014, art.2

1. Ai fini tributari, la formazione, l’emissione, la trasmissione, la conservazione, la copia, la duplicazione, la riproduzione, l’esibizione, la validazione temporale e la sottoscrizione dei documenti informatici, avvengono nel rispetto delle regole tecniche adottate ai sensi dell’art. 71 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e dell’art. 21, comma 3, del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n.  633, in materia di fatturazione elettronica.

2. I documenti informatici rilevanti ai fini tributari hanno le caratteristiche dell’immodificabilità, dell’integrità, dell’autenticità e della leggibilità, e utilizzano i formati previsti dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, dai decreti emanati ai sensi dell’art. 71 del predetto decreto legislativo ovvero utilizzano i formati scelti dal responsabile della conservazione, il quale ne motiva la scelta nel manuale di conservazione, atti a garantire l’integrità, l’accesso e la leggibilità nel tempo del documento informatico.

Difatti, la sola tenuta sui propri sistemi di file informatici, es. PDF, non firmati e non marcati, non garantisce che i suddetti file risultino integri e che, al contempo, non possano essere modificati.

Difatti, la nostra normativa in tema di documentazione informatica, prevede il versamento in un sistema di conservazione digitale come adempimento obbligatorio per tutti i documenti informatici per i quali sia necessario garantire l’immodificabilità nel tempo.

Il pagamento dell’imposta di bollo

Bisognerebbe poi fare un ragionamento anche per quanto concerne il pagamento dell’imposta di bollo. Un semplice PDF tenuto sui propri sistemi senza né firma né marca non può essere considerato, secondo quanto riportato nell’articolo 2215bis, un documento informatico fiscalmente rilevante tenuto correttamente, ma dovrebbe essere considerato documento cartaceo. Sembra decadere per il contribuente, a meno di interventi futuri dell’AdE, la possibilità di pagare l’imposta di bollo secondo la modalità prevista dal DMEF del 17 giugno 2014, ovvero tramite pagamento telematico con F24, con conseguente aggravio dei costi. Ricordiamo infatti che il pagamento dell’imposta di bollo sui documenti informatici fiscalmente rilevanti ammonta a 16€ per ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse. Al contrario, il “vecchio” pagamento virtuale per i libri e registri tenuti su supporto cartaceo, prevede il pagamento dell’imposta di bollo di 16€ per ogni 100 pagine o frazioni di esse.

L’’identificazione del “PDF salvato su server” come documento “cartaceo” sembra essere corroborata anche dalla possibilità di stampare il documento senza quanto previsto dall’art.23 del CAD in tema di stampa copia cartacea di documento informatico:

1. Le copie su supporto analogico di documento informatico, anche sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte se la loro conformità all’originale in tutte le sue componenti è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato.

2. Le copie e gli estratti su supporto analogico del documento informatico, conformi alle vigenti regole tecniche, hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale se la loro conformità non è espressamente disconosciuta. Resta fermo, ove previsto l’obbligo di conservazione dell’originale informatico.

Considerazioni finali

Come si può facilmente evincere dagli articoli qua riportati, nonché anche da quanto previsto dal CAD e dalle nuove LLGG AgID in materia di gestione, formazione e conservazione dei documenti informatici, i semplici file depositati sui propri gestionali o sui propri server, senza quegli elementi che garantiscono loro immodificabilità e integrità, non possono essere considerati file statici.

Infine, fa quantomeno sorridere che in un momento in cui si parla tanto di digitalizzazione dei processi a tutti i livelli venga effettivamente considerata la stampa cartacea di documenti informatici. Tralasciando, almeno in questa sede, tutte le eventuali ricadute anche in ambito di sprechi di carta e di tutti i vantaggi della trasformazione digitale e di un approccio sostenibile.