Scopriamo nel nostro articolo i 5 motivi principali per passare alla firma elettronica
Passare alla firma elettronica è uno step fondamentale sulla via della digitalizzazione delle realtà aziendali.
Come da Regolamento eIDAS la firma elettronica è l’: «insieme dei dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici e utilizzati dal firmatario per firmare».
Abbiamo già visto in un nostro precedente articolo quali sono le varie tipologie di firma attualmente in circolazione. La scelta della soluzione più adatta passa attraverso una serie di attente valutazioni. Tuttavia, più in generale possiamo tracciare 5 validi motivi per passare alla firma elettronica. Si tratta, in altre parole, dei vantaggi più importanti per chi decide di affidarsi a tale strumento.
1) Risparmi sui costi
Passare alla firma elettronica comporta un risparmio economico non indifferente. Basti pensare, ad esempio, a tutti quei costi di stampa che gravano sulle aziende.
Senza dover più necessariamente conservare risme su risme di documenti cartacei le imprese possono così risparmiare sensibilmente. La dematerializzazione ha quindi notevoli risvolti in tal senso, dato che i documenti firmati elettronicamente necessitano solo di supporti informatici.
Una soluzione economica ma anche ecologica, con un impatto positivo sull’ambiente grazie alla diminuzione del consumo di carta.
2) Semplifichi i processi di gestione
La firma elettronica permette di semplificare i processi di gestione documentale. Adottando tale strumento è possibile, infatti, snellire il consueto iter all’interno delle aziende.
La consueta routine con i documenti a firma autografa coinvolge diverse aree, con tempistiche spesso e volentieri poco proficue e allungate per eventuali modifiche.
Con la firma elettronica, invece, le parole d’ordine sono efficienza ed automatizzazione. I risvolti sull’attività quotidiana della propria azienda sono tangibili, con conseguenze non indifferenti sulla trasformazione digitale dei processi interni.
3) Garantisci validità ai documenti informatici
Lo scopo principale della firma elettronica è assicurare validità legale ai documenti informatici, aventi rilevanze giuridiche diverse a seconda della tipologia di firma utilizzata.
Si va infatti dalla sottoscrizione con firma elettronica semplice, il cui valore probatorio è liberamente valutabile in giudizio, sino alla firma digitale. Con quest’ultima si assicura l’autenticità, l’integrità e la certezza dell’autore ed è, inoltre, equivalente a una sottoscrizione autografa.
Grazie a tale strumento, quindi, è possibile donare il corretto valore probatorio ad un documento informatico.
4) Scegli la tipologia più adatta
Strettamente collegata al punto precedente vi è la possibilità di scegliere la tipologia di firma più adatta alle proprie esigenze.
Passare alla firma elettronica consente quindi una certa flessibilità di scelta tra le possibilità offerte dal mercato. Tale valutazione è subordinata ad una serie di parametri, tra cui:
- La tipologia di documento
- Il contesto normativo
- Il destinatario finale
Sulla base di tali esigenze è possibile scegliere per il documento in questione una delle 4 tipologie di firma elettronica attualmente accettate e normate in Italia: semplice, avanzata, qualificata e digitale. Si tratta di un set di possibilità completo ed assolutamente in linea con le principali richieste e necessità al giorno d’oggi.
5) Passare alla firma elettronica: un servizio affidabile
La firma elettronica è un servizio sicuro, affidabile e nel pieno rispetto della privacy. Risponde a tutte le principali esigenze aziendali ed ai dettami “imposti” dalla digital transformation dei giorni nostri.
Passare alla firma elettronica vuol dire infatti accelerare la dematerializzazione dei documenti aziendali, guadagnandone in velocità, sicurezza e semplicità di utilizzo.
L’ideale sarebbe rivolgersi in outsourcing ad un partner esperto, in grado quindi di favorire la digitalizzazione dei processi nel pieno rispetto della normativa e che può aiutare nella scelta della firma più consona alle esigenze aziendali.
