Die E-Rechnungsstellung in Deutschland ist Teil des breiteren Kontextes der Europäischen Union, mit dem die Länder sich zur Einführung der elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet haben.
Das deutsche System weist eine Reihe von Besonderheiten auf, sowohl in Bezug auf das derzeit für B2G geltende Modell, das keine zentrale Plattform, sondern je nach Bundesland verschiedene Modalitäten vorsieht, als auch in Bezug auf die verschiedenen Schritte, die für die Einführung elektronischer B2B-Rechnungen vorgesehen sind.
Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen befähigt sein, nur noch elektronische Rechnungen zu erhalten, wobei die Ausstellung auf freiwilliger Basis erfolgt.
Am 1. Januar 2027 werden alle Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 EUR verpflichtet sein, elektronische Rechnungen auszustellen, bevor die allgemeine Ausweitung auf alle deutschen Unternehmen zum 01.01.2028 erfolgt.
Darüber hinaus müssen elektronische Rechnungen der europäischen Norm EN16931 entsprechen. Die vorgesehenen Formate sind XRechnung (implementiert mit CII oder UBL2.1) oder die Hybridform ZUGFeRD (PDF/A + CII). Beide sind kompatibel mit den Spezifikationen von PEPPOL BIS 3.0
Darüber hinaus ist die standardmäßige digitale Archivierung von Rechnungen für 10 Jahre vorgesehen.
Elektronische Rechnungsstellung Deutschland: die Dienstleistung
Die Dienstleistung setzt voraus, dass der Kunde eine spezielle Mailbox für den Empfang von Rechnungen im XML- (UBL oder CII) oder ZUGFerD-Format bereitstellt, deren Inhalt von Fall zu Fall von Indicom geprüft und etwaige Unregelmäßigkeiten gemeldet werden.
Dateien, die aus E-Mails extrahiert wurden, werden automatisch umgewandelt:
- Lesbare PDFs, die mit Hilfe einer speziellen Stylesheet leicht lesbar sind.
Die verwendete Sprache ist Deutsch.
- CSV-Dateien mit vereinbartem Format, die Kopfdaten zur einfacheren und schnelleren Verwaltung der Informationen enthalten.
Der Kunde kann die umgewandelten Dateien (PDF + CSV) über das SFTP-Protokoll, durch Zugriff auf einen speziellen Bereich oder per E-Mail erhalten. Diese Verfahren betreffen nicht die Rechnungen im ZUGFeRD-Format, da keine Umwandlung erforderlich ist.
Der Service von Indicom für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland sieht darüber hinaus eine standardmäßige digitale Speicherung vor, die die Einhaltung der gesetzlichen Archivierungsvorschriften gewährleistet.
In Verbindung mit der Ausweitung der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung wird Indicom zusätzlich in der Lage sein, den Versand aktiver elektronischer Rechnungen zu unterstützen, indem das PEPPOL-Netzwerk als Übermittlungskanal genutzt wird.
Warum sollte man die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland auslagern?
Professioneller Vermittler
Einheitliche Verwaltung und ein einziger Anbieter als Schnittstelle.
Einhaltung der Vorschriften
Vollständige Einhaltung der derzeit geltenden Vorschriften.
Skalierbarkeit
Skalierbarkeit und Reproduzierbarkeit des internationalen elektronischen Rechnungsstellungsmodells über mehrere Länder hinweg.
Verbesserung der Beziehungen
Verbesserung der Beziehungen zu Kunden und Lieferanten.