Il LUL: normativa, produzione e conservazione del Libro Unico del Lavoro

Approfondiamo nell’articolo il LUL, il documento che contiene i cedolini paga

Il LUL, Libro Unico del Lavoro, ha sostituito il Registro delle Presenze e il Libro Paga. Il documento, prodotto mensilmente, contiene i cedolini paga di tutto il personale, a prescindere dall’inquadramento contrattuale (dipendenti, collaboratori a progetto, stagionali, etc.) e i relativi fogli presenze.

Normativa

Per quanto riguarda la parte normativa sulla conservazione del LUL, le leggi in vigore sono ancora quelle del 2008:

• Legge 133/2008, art.39.
• Vademecum del Ministero del Lavoro (2008)
• DL 201/2011

Il LUL telematico, previsto dal Dlgs 151/2015 e che, in linea teorica, doveva trovare attuazione a partire dal 1° gennaio 2019, è stato abrogato dal Decreto Semplificazioni. La disposizione prevedeva che a partire dal 1° gennaio 2019 il LUL avrebbe dovuto essere tenuto in modalità telematica presso il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, seguendo modalità tecniche mai rilasciate. La nuova disposizione fu considerata al tempo, dal Consiglio Nazionale dell’Ordine dei Consulenti del Lavoro, un aggravio di adempimenti per aziende e professionisti. Per iniziare a produrre il Libro Unico del Lavoro in forma elettronica non è necessaria nessuna autorizzazione. È sufficiente una comunicazione preventiva alla Direzione Territoriale del Lavoro competente. La comunicazione dovrà contenere, oltre alla nuova modalità di tenuta del documento, anche una descrizione del processo tecnico da allegare al documento.

Regole di produzione del LUL

La sua produzione ha cadenza mensile: 12 mesi più eventuali retribuzioni aggiuntive e riepiloghi. Aspetto fondamentale è il rispetto della sequenzialità nella numerazione delle pagine. La numerazione, infatti, ha inizio all’atto della costituzione del soggetto giuridico, prosegue ininterrottamente fino alla chiusura dell’attività e non prevede salti di numerazione Come detto, il Libro Unico del Lavoro deve contenere i cedolini e i fogli presenze di tutto il personale, a qualsiasi livello e con qualsiasi contratto. Può essere altresì composto da sezioni aggiuntive come, per esempio, i riepilogativi annuali. La composizione del documento può anche rispettare delle logiche distinte: ad esempio prima il LUL degli operai, poi degli impiegati oppure, la distinzione può avvenire per stabilimenti di produzione. Infine, ogni scrittura, ovvero ogni documento PDF riferito al singolo dipendente, dovrà essere firmata digitalmente e riferita temporalmente dal titolare o dal tenutario (consulente del lavoro, CAF).

Metadati e conservazione

Per ogni LUL prodotto dovranno essere associati i metadati previsti dalle nuove Linee Guida AgID in materia di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Di particolare rilevanza, vista la tipologia documentale trattata, saranno le informazioni riguardanti i dati del dipendente. Ci riferiamo al nome, cognome e codice fiscale, ma anche a tutte le informazioni relative al periodo di competenza del documento. Oltre ad essere obbligatorie, queste informazioni garantiscono la corretta indicizzazione del documento all’interno del Sistema di conservazione. Infine, bisogna ricordare che il LUL prodotto in forma analogica, ovvero cartacea, non può essere dematerializzato, e quindi scartato, dal momento che il documento è vidimato.