Il Responsabile della Conservazione è una figura centrale nel processo di conservazione digitale dei documenti. Approfondiamo ruolo, responsabilità e compiti nell’articolo.
Chi è il Responsabile della Conservazione
Il Responsabile della Conservazione (RDC), così come riportato nelle Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, par.4.5, è la figura che risponde delle responsabilità legate al processo di Conservazione. Ha il compito di monitorare e mettere in pratica le politiche complessive del sistema di Conservazione in piena responsabilità ed autonomia.
Nell’ambito delle Pubbliche Amministrazioni tale ruolo è ricoperto da un dirigente o da un funzionario formalmente incaricato. Oppure da figure con compiti affini, come il Responsabile della gestione documentale. La sola delega del servizio di Conservazione, ma non il ruolo di Responsabile, può essere affidata anche a soggetti esterni.
Nel settore privato, con le novità introdotte dalle Linee Guida, il Responsabile della Conservazione, oltre a essere nominato internamente, può, in alternativa, essere nominato esternamente all’organizzazione, purché figura terza rispetto al Conservatore.
Quali compiti svolge il responsabile della Conservazione
Stando a quanto riportato sempre nel par. 4.5 delle LLGG, il Responsabile della Conservazione può delegare una parte o tutte le attività che gli spettano a uno o più soggetti che, all’interno dell’organizzazione, abbiano specifiche competenze ed esperienza. Il Responsabile della Conservazione:
a) definisce le politiche di conservazione e i requisiti funzionali del sistema di conservazione, in conformità alla normativa vigente e tenuto conto degli standard internazionali, in ragione delle specificità degli oggetti digitali da conservare (documenti informatici, aggregazioni informatiche, archivio informatico), della natura delle attività che il Titolare dell’oggetto di conservazione svolge e delle caratteristiche del sistema di gestione informatica dei documenti adottato;
b) gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente;
c) genera e sottoscrive il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione;
d) genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;
e) effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
f) effettua la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità e della leggibilità dei documenti informatici e delle aggregazioni documentarie degli archivi;
Altre mansioni
g) al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo all’obsolescenza dei formati;
h) provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;
i) predispone le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione come previsto dal par. 4.11;
j) assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;
k) assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;
l) provvede per le amministrazioni statali centrali e periferiche a versare i documenti informatici, le aggregazioni informatiche e gli archivi informatici, nonché gli strumenti che ne garantiscono la consultazione, rispettivamente all’Archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato territorialmente competenti, secondo le tempistiche fissate dall’art. 41, comma 1, del Codice dei beni culturali
m) predispone il manuale di conservazione di cui al par. 4.7 e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.
Per quanto riguarda la stesura del Manuale di conservazione, questo rimarrà in capo al Rdc anche nel caso in cui il servizio di conservazione venga affidato ad un conservatore. Le altre attività potranno essere affidata al Responsabile del servizio di conservazione (RSDC).
Va sottolineato che la responsabilità giuridica sui processi di conservazione, non essendo delegabile, rimane in capo al Responsabile della conservazione.
Perché nominare un Responsabile della Conservazione esterno e perché scegliere Indicom?
Scegliere Indicom come Responsabile del Servizio della Conservazione consente evidenti vantaggi in termini di risparmio, sicurezza e ottimizzazione di processi e risorse interne. Il processo di Conservazione digitale a norma richiede infatti competenze tecniche e normative specifiche che impongono un costante allineamento con la Normativa e una formazione continua delle risorse coinvolte: le tecnologie e il know how richiesti sono in continua evoluzione.
Questo implicherebbe continui investimenti per adeguare strumenti, processi e modalità lavorative che andrebbero a sottrarre tempo e risorse indispensabili alle attività strategiche aziendali.
Affidarsi ad Indicom significa poter usufruire di tecnologie all’avanguardia e solide competenze, altamente specializzate. Competenze costantemente in linea sia con l’evoluzione dello scenario normativo sia con gli sviluppi nel campo dell’archiviazione e della digitalizzazione.
Questo equivale a poter contare su un servizio efficiente avendo sempre un costo fisso, e pertanto controllabile, nel rispetto della Normativa di riferimento.
